新时期医院内部审计档案管理探析
朱小青
摘? 要：针对新时期医院内部审计档案管理的问题，提出了促进医院内部审计档案管理的强化意识、完善机制、加强信息化建设、加强复合型人员队伍建设和创新服务模式等策略，为医院内部审计档案管理的可持续发展提供借鉴。
关键词：新时期;医院档案;内部审计;档案管理
医院内部审计档案是医院档案的重要组成部分，是内部审计机构在审计活动中直接形成的、具有保存价值的，以纸质、磁质、光盘和其它介质形式存在的历史记录。[1]作为内部审计工作实践的产物，内部审计档案是内部审计工作不可或缺的环节和重要组成部分。在当前社会改革和经济发展持续深入、医疗卫生体制稳步推进、新兴科技迅猛发展的新时期，医院内部审计工作的环境正在发生深刻变革，医院内部审计档案管理也必然面临新的发展环境。把握医院内部审计档案管理现状，认清形势，查找不足和差距，寻求新的发展路径和契机，势在必行。1 医院内部审计档案管理的问题
目前，医院内部审计档案管理存在五个方面的问题。一是医院档案管理意识薄弱，对内部审计档案管理工作重视程度较低;二是内部审计档案管理薄弱，缺乏健全完善的内部审计档案管理体系;三是内部审计档案管理信息化建设落后，现代化和信息化水平较低;[2]四是内部审计档案管理队伍整体素质较低，综合素质不高;五是内部审计档案开发利用程度和效果欠佳，信息服务能力不足。对此，新时期医院内部审计档案管理需要进一步强化档案管理意识、完善管理机制、加强信息化建设、加强复合型人员队伍建设和创新服务模式。2 强化内部审计档案管理意识
医院档案管理是医院整个管理的重要组成部分，涉及医院的所有部门。医院档案管理工作的成效如何，最为关键的是医院领导层的高度重视、有力支持和各个部门、业务科室的积极高效参与。[3]因此，医院要将档案管理纳入到医院宣传工作中，作为常规性的重要工作，经常利用参观学习、会议、典型事例宣传和派发档案宣传手册等各种形式，开展形式多样的档案管理宣传，大力宣传档案管理工作的重要价值和现实意义，以增强医院全员的档案管理意识。通过宣传，使医院全员都能够充分认识到档案管理工作的必要性和重要性，充分认识到档案管理所发挥的重要作用及其在医院管理体系中的重要地位，充分认识到档案管理与医院的可持续发展息息相关，形成一种人人重视档案、个个珍惜档案的良好氛围。
内部审计档案系统地反映了医院内部审计由始至终的全部过程，是考查和提高医院内部审计工作质量、规范和优化医院内部审计工作流程、记录和研究医院内部审计工作历史的必要资料和凭证，也是医院内部审计工作结束后复核和备查的主要依据。内部审计档案蕴含的大量管理决策信息，对医院内部审计部门和有关部门的工作具有重要的参考价值。因此，应该重视宣传，通过学习、培训、开会等各种不同场合大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》和《审计机关审计档案管理规定》等法律法规和内部审计档案管理工作，强化医院全员内部审计档案管理意识，提高对内部审计档案管理工作的关注度和重视度。
作为医院的领导者、决策者和医院员工思想、行为的引领者，医院领导层必须强化内部审计档案管理意识，要牵头高度重视、强化意识并积极参与到内部审计档案管理中，发挥示范和榜样作用，把内部审计档案管理工作放到医院工作的一个重要位置，纳入重要议事日程，纳入医院內部审计工作的全部过程，在政策、人力、物力和财力等方面给予大力支持和坚强保障。尤其是医院分管审计工作和档案管理工作的领导更要高度重视内部审计档案管理，经常督促、检查内部审计档案建设工作。
医院审计部门主要负责人应高度重视和大力支持内部审计档案管理工作，将内部审计档案管理工作列入处室工作的议事日程，全面科学规划本处室内部审计档案管理工作，为内部审计档案管理创造良好的条件。增强内部审计档案管理的专业认识和业务能力，通过氛围营造、业务培训、督促宣传和评比考核等方式，使员工意识到档案管理工作的重要性，同时借助考核结果对员工进行激励和引领。[4]医院其他基层人员也应该高度重视内部审计档案管理工作，在日常工作中遵循制度规范要求，密切配合档案管理人员开展内部审计档案管理工作。3 建立健全完善的内部审计档案管理体系
完善制度顶层设计。建立一套科学、健全的内部审计档案管理制度，是加强内部审计档案管理工作的根本和有力保障。内部审计档案综合管理制度包括收集、编排、立卷、归档、保管、质量控制、开发利用、信息化建设、管理人员岗位责任以及人力资源建设等各项相关的制度。完善内部审计档案收集制度，建立收集档案资料的登记册，规范应收集档案材料的内容及要素要求，规定收交档案材料的具体时间等。[5]根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国审计法实施条例》《中华人民共和国国家审计基本准则》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《医药卫生档案管理暂行办法》《审计机关审计档案管理规定》《审计机关审计项目质量控制办法（试行）》《审计署审计档案保管期限规定》和《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》等法律法规，结合医院具体实际情况和内部审计档案的特征，建立健全一整套具有系统性、有效性和可操作性的内部审计档案管理制度，制定科学、规范和完善的内部审计档案管理标准和工作流程，[6]确保内部审计档案管理的每一个具体环节都有章可循、有据可依，确保内部审计档案管理走向制度化、科学化和规范化。[7]4 加强内部审计档案管理信息化建设
内部审计档案管理信息化建设既是规范内部审计档案管理的有效途径，也是提升内部审计档案管理效率和服务水平的重要手段。内部审计档案信息化管理方式主要是依托科学合理的信息网络管理基础，充分利用信息网络化模式加强对内部审计档案信息的管理。内部审计档案管理信息化建设包含档案储存信息化、档案处置信息化和档案管理信息化等方面，涵盖软件、硬件和数字化标准等诸多内容。因此，应利用现有基础，以适应医院内部审计工作的特点和发挥内部审计档案服务职能为导向，统筹规划，分步实施，逐步实现内部审计档案管理的现代化和信息化。
跟进智慧化医院建设，将先进的管理理念和新兴网络信息技术适时地融入到内部审计档案管理工作中，实现内部审计档案管理与现代科学技术的有效对接、内部审计档案管理系统与医院信息管理系统的有效对接。结合医院的实际情况和需求，基于医院现有信息化管理平台专门引进或研发内部审计档案管理系统，将内部审计档案管理系统与医院信息化管理平台进行深入的融合。在现有互联网平台的基础上加强内部审计档案与医院各个科室自动化办公系统的有效对接，实现内部审计档案管理与医院内部审计及其它各项管理工作实现无缝对接。依托完善的内部审计档案管理信息化网络平台，通过内部局域网和互联网等不同类型网络与计算机基础设备，推进各个部门和科室之间的网络化连接和网络化管理，优化整合信息资源档案管理模式，保障内部审计档案资源成为医院内部整体信息生态系统的有机组成部分。5 建设复合型内部审计档案管理人员队伍
复合型内部审计档案管理人员队伍建设，提升人员整体综合素质，是做好内部审计档案管理工作的根本保证，也是内部审计档案管理工作提质增效的关键因素。
内部审计档案管理人员综合素质包括思想政治素质、职业道德素质、业务素质、信息素质、现代化管理技能、财务管理、审计业务知识和技能等。打造综合素质较高的复合型内部审计档案管理人员队伍，必须根据医院实际并考虑内部审计档案管理人员年龄、学历和专业结构等因素制定人才规划和长期的优秀档案管理人才培养计划，完善内部审计档案管理人员专业培训和继续教育体系，引进高层次专业人才的同时，强化在职内部审计档案管理人员进行相关业务培训和教育。
为提升内部审计档案管理人员综合素质，医院应从源头着手，重视人才引进，制定招聘计划，做好优秀人才招聘工作。在内部审计档案管理人员的招聘环节，严格把控录用标准，既要注重内部审计档案管理人员的专业素质和档案管理所需的相关知识和技能，又要注重政治素質和道德修养等内在素养。把这些要求一并纳入聘用和选拔的关键准则，从多方面对引进人才进行测评。
加强内部审计档案管理人员的教育和培训是提高内部审计档案管理人员综合素质的基本途径，也是提高内部审计档案管理水平的关键措施。医院要重视全面的人才培养，注重继续教育，把提高内部审计档案管理人员综合素质放在医院工作的重要位置，列入到医院人才培养的常态化重点工作计划。重新构建内部审计档案管理人员教育培训模式，针对内部审计档案管理人员制定出科学合理的教育培训方案。根据内部审计档案管理人员的所在岗位和能力，拟定合理的继续学习和培训计划，采取多种层次、多种渠道和多种方式开展针对性的和灵活的教育培训活动。
在此基础上，及时对学习情况进行总结，建立培训后的考试、考察制度，并通过相互交流和对外合作等措施来检验并巩固培训成果，把学习情况与人员的职位晋升和聘任挂钩。通过激励方式，鼓励和引导内部审计档案管理人员主动加强自主学习和技能训练，提高各级档案行政管理部门组织培训和继续教育的参与度。6 创新服务模式
以用户需求为导向，树立以“档案利用”为主的意识，强化责任意识和服务意识，将内部审计档案的开发利用作为内部审计档案管理的核心任务。运用电子档案管理系统开发利用的技术模式，积极主动地创新服务理念、服务内容、服务方式和服务手段，拓宽开发利用的范围，加大开发利用的深度，丰富开发利用的形式，不断改进开发利用的环境和条件，多渠道、多途径、多形式、全方位地主动开展内部审计档案开发利用。
内部审计档案是审计成果的集中体现，是审计知识在具体实践中应用的宝贵智力资源。内部审计档案不仅蕴含丰富的法律、法规和政策信息，还保存着大量生动的有关医院卫生机构财务收支、管理决策和服务的正反两方面的内容。为促进医院内部审计工作的发展，更好地为医院领导层和其他有关职能部门决策提供信息服务，医院应基于医院的实际情况，系统性地归纳、整合内部审计档案中日积月累的各种大量案例资料，建立具有一定代表性、系统性且比较完善的内部审计档案信息库，对内部审计档案信息进行充分挖掘和深层次加工，充分发挥其作用，真正实现其价值。
内部审计档案管理工作是一个开放系统，需要与多个部门建立密切协作关系。随着信息公开的不断推进，审计机关审计结果公告制度也逐步推行，内部审计档案也应该适度地公开。内部审计档案管理和服务应该逐步从传统的封闭和半封闭的状态和服务方式转变为开放式的服务方式，对医院各领导层和部门的利用者开放。内部审计档案的利用应该由单一为审计工作服务，转向为党和政府的工作中心、各级领导宏观调控和内部审计工作同步服务过渡。
内部审计档案开发利用是向医院审计人员、被审计人员和单位以及医院管理部门、党和政府部门提供各方所需要的内部审计档案产品的过程。内部审计档案开发利用要立足医院内部审计工作，紧跟医院内部审计实践发展，着眼医院经营管理大局，服务医院改革与发展，运用高科技手段，创新方式方法和途径，扩大有效供给方式和开放程度，不断满足医院、党和政府的需要。内部审计档案不但要在服务内部审计工作在传统的责任划分和绩效考评等被动领域发挥作用，还应该就提高内部审计效率、强化内部审计质量和促进咨询治理等层面发挥更加重要的能动作用。同时，充分挖掘内部审计档案的潜在价值，为各方所需提供更加优质、高效、丰富和深层次的内部审计档案信息服务产品，使其在医院治理的更多场景中担当新的角色，在医院的价值提升中发挥更大的作用。参考文献：
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[3]大数据对医院档案管理发展的影响
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[5]吴泽宽.关于内部审计档案管理之我见[J].市场论坛，2008（08）：89+68.
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