机关文档管理中心
管先海 李兴利
李兴利（河南焦作市档案馆）：《中国档案》2019年第6期刊发了李艳兰、卜鉴民的《机关文档管理中心建立实践与探讨——以苏州市市级机关文档管理中心为例》。机关文档管理中心是个新实践，也是个老话题。我国第一个文件中心——永靖县文件中心成立于1988年。从联合档案室、文件中心，再到机关文档管理中心，苏州等地档案部门结合实际，贯彻执行《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出的“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能”。本期沙龙，请各位同行围绕苏州案例，谈谈中国式文件中心的理论和实践。
孙大东（郑州大学信息管理学院）：文件中心是世界各国公认的保存半现行文件的最经济、最令人满意的现代新型档案机构。从定位和职能看，文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构。国外的文件中心本质上类似于我国近几年出现的档案寄存中心。从相关情况介绍和分析看，苏州市市级机关文档管理中心亦不是真正意义上的文件中心，但其做法有很多值得称道之处：其一，其管理对象是同类型机关的档案，即同质性较强，可最大限度地提升管理的专业化程度;其二，其将降低成本、提高效益作为重要目标，符合文件中心的精髓;其三，其整体管理达到了经济实用、交接简便、服务快捷、安全保管、保证质量等效果，具备了文件中心的主要优越性。因此我认为，苏州市市级机关文档管理中心是文件中心本土化发展的一次成功尝试。
梁艳丽（河南新乡市档案馆）：苏州市市级机关文档管理中心的建立突出了三个特点：一是结合实际确有所需。苏州市市级机关大院办公的部分单位普遍存在人手少、办公场地紧张、档案保管设备设施配置不齐等问题。二是积极筹划未雨绸缪。面对问题，苏州市档案局积极筹划成立中心，并得到市委支持、市编办批复。三是抓住时机解决场所。2015年，苏州市市级机关大院西扩工程竣工，2016年底，中心顺利入驻新办公大楼。中心的实践可以用三个词概括：收得来，管得好，方便用。截至2019年上半年，26家机关单位已有24个完成档案移交接收工作，接待利用满意率为100%。中心的建立也留给我们三点思考：第一，档案业务指导人员少与需指导单位多的矛盾问题。中心的建立基本解决了在机关大院办公单位的档案管理问题，但在他处办公的应进馆立档单位的档案指导、监督力度自然相对较弱。第二，档案工作能否纳入绩效考核并成为年度评价考核优秀“否决项”问题。机构改革后，履行档案行政职能人员减少，做好一个地方档案工作，关键要靠各单位切实履行相关职责。第三，檔案工作人员继续教育问题。切实抓好档案人员专业培训，提升专业技能，激发自身活力，才能从根本上解决各单位档案工作存在的种种问题。
王伟英（河南鹤壁市不动产登记中心）：看了苏州同行的做法，我有几点感想：一是基层单位档案管理工作存在诸多问题，苏州经验提供了解决问题的有效途径。以我所在的市级自然资源部门为例，机关综合档案室设施设备相对齐全，但因库房面积有限仅存放了文书档案和会计档案，各类业务档案则分散在各科室保管，设施简陋，管理不规范，还存在安全隐患。如果基层单位的各类档案能够实行统一管理，并每年移交到市级机关文档管理中心，将有效解决上述问题。二是强化档案业务指导和服务功能，是提升档案管理整体水平的基础。苏州市市级机关文档管理中心承担了档案局的业务监督指导职能，把业务指导当作服务来做，一对一、手把手，有针对性，这样的业务指导基层单位很期盼。三是将档案工作纳入年度综合考评目标，是改进和提升档案整体管理水平的关键。对于这个问题，我同意梁艳丽“将档案工作纳入绩效考核并成为年度考核优秀否决项”的看法。如果能将档案工作纳入考核目标，定能促进一个地市档案管理整体水平提升。
郭东升（山东临清市档案馆）：苏州市市级机关文档管理中心这一创举，首先是市委、市政府的决策与强有力的支持，但领导支持的背后必定是苏州市档案局艰辛付出、担当负责与勇于创新。我们许多档案部门往往习惯于埋怨领导对档案工作不重视，却忘记自己的部门是领导这一业务工作的参谋长，档案工作不被摆上领导工作日程，首先就是参谋长的责任。所以，苏州市市级机关文档管理中心建设给我们的一个重要启示，就是苏州市档案局善于运筹帷幄，并把其运筹成果转化为领导决策。如今，市县档案局馆机构职责完全分离，馆对外没有指导归档职能，局又都挂在党委内部机构，人少事多，机关档案管理就非常需要档案管理中心这类机构，其推广意义十分重大。
丁晓琴（河南洛阳市档案馆）：苏州市市级机关文档管理中心的做法，我认为有五个方面的好处：一是提高了档案工作效能。一个统一的文档管理中心代替了26个机关档案室，使机关档案员承担的很多职责转移到文档管理中心。二是改善了档案保管条件。26个机关单位档案集中在文档管理中心集中保管，可以运用各种措施和设备，达到档案馆的保管条件。三是有利于档案资源共享。文档管理中心的建立打破了单位限制，不仅可以本机关利用，外单位和老百姓也可以利用。四是提高了档案管理水平。文档管理中心可以提供统一培训，统一档案接收检查标准，提高案卷质量和电子档案质量，有助于提高档案管理集约化、现代化水平。五是有助于提高档案质量。文档管理中心集业务指导和接收于一身，提高了进馆档案的质量，等于提高了馆藏档案的质量。
余厚洪（浙江丽水学院）：机关文档管理中心是在电子文件数量激增的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心，其建设与发展，应致力于解决电子文件利用面临的两大矛盾：一是电子文件非科学管理与利用需求的矛盾;二是电子文件网络化利用趋势与信息安全的矛盾。从目标定位来看，机关文档管理中心，应成为：（1）现行电子文件的利用中心。电子文件中心收集范围应是具有利用价值的现行电子文件，主要工作就是负责电子文件的报送、接收和利用。（2）永久保管电子档案的基地。机关文档管理中心是档案馆的有机组成部分，其核心目标在于保证电子文件完整、真实、有效和长久可用。（3）信息资源体系的子系统。机关文档管理中心是一个承担集中、分散、异构、可扩充、可集成、有统一数据模型、有多种角度视图的、可交换的和安全可靠的复合数据库系统，是信息资源体系的重要组成部分。（4）电子政务建设的好帮手。机关文档管理中心是对电子政务系统功能的重要补充，在电子政务和档案馆之间担当“承上启下”的角色，具有协助打造透明政府等方面的功能。
陈莹莹（河南信阳市浉河区档案馆）：从理论上讲，机关文档管理中心的成立是探索档案管理的新方式，文档中心相当于是机关档案室与综合档案馆之间的一个中介，得到大多数人的肯定。但在实践上，还有许多待解决的问题。文档中心成立之后，机构的管理定位、机构隶属、经费来源、人员编制、职责定位等都存在一系列问题。苏州市市级机关文档管理中心是在苏州市委、市政府大力支持下成立的，苏州市编办对机关文档管理中心机构和人员配置给予正式批复，苏州市财政拨款建立专门的档案馆库，并配置专业档案保管设施设备，隶属苏州市档案局，档案局专门设置机关文档管理处加强管理，从市档案局及市工商档案管理中心调配7名长期从事档案业务工作的业务骨干，招聘档案专业人员，从而解决了文档中心管理以及人财物问题，确定了工作基础。以上实践上给我们探索档案管理新模式以启发，地方档案工作的加强，一是要争取当地党委、政府的重视和支持;二是要因地制宜，探索适合本地的档案管理模式;三是加强档案专业人才队伍建设，改进传统档案管理方式，促使新形势下档案工作的转型和升级。
程媛媛（河南焦作市档案馆）：苏州市市级机关文档管理中心的成立，有效缓解了机构改革后，基层馆、室衔接存在的三大矛盾：一是标准的矛盾。中心同时将“接收”和“指导”纳入职责清单，有效统一了标准问题，档案工作必将事半功倍。二是规范管理的矛盾。苏州的做法，通过集中设置档案库区，缓解了26个机关单位档案库房面积不足问题;通过调配7名长期从事档案业务工作的专业骨干开展中心工作，缓解了基层指导不足问题;通过财政拨款统一建设专门馆库，配置专业保管设施设备，缓解了这些机关单位经费不足而导致的档案安全管理的问题……为档案馆接收夯实了基础。三是业务质量矛盾。目前，档案购买服务已经成为越来越多立档单位的选择，但其业务质量问题很难把握且具有隐蔽性，真正发现质量问题可能要到20年或10年之后依据《档案法》向档案馆移交之时，但是发现问题谁来“埋单”？是立档单位还是“中介机构”，抑或是档案行政管理部门？但苏州中心前期的规范指导，打破10年接收一次，实现一年一接收的做法，有效规避了这些矛盾。
黄琥（中原油田分公司档案管理中心）：中原油田经过多年探索，实行了“区域化管理、专业化服务”的档案管理模式，即将油田各单位按照地理位置的相邻性分为若干区域，一个区域设一个档案室，一个档案室选派若干专职档案员，负责集中收集、保管、提供利用本区所有单位的档案。我以为这种做法与苏州市的做法有异曲同工之妙。以油田机关为例，1994年油田成立机关档案室后，由10余名专职档案人员集中管理这70余家处部室及事业单位档案，其档案工作质量被纳入油田精神文明建设考核。20余年的深耕细作，机关档案工作经历了由散乱到集中、由无序到规范、由搞突击到常态化的历程，彻底改变了机关档案工作一盘散沙、各自为政、效率低下的局面。事实证明，新时代产生新挑战，新形势孕育新问题，虽然从没有一种工作方法可以一劳永逸，但只要肯动脑、敢尝试，就没有解决不了的难题、迈不过去的坎儿。
库俊平（河南濮阳市规划建筑设计研究院）：苏州市市级机关文档管理中心的成功做法，无疑值得全国各地同行学习借鉴，我也深受启发，在此也就如何建立机关文档管理中心谈三点看法。其一，在机关办公相对集中的区域建立机关文档管理中心。比如濮阳市，综合办公大楼集中了10多家机关单位，市委办公楼和市政府办公楼也集中了多家机关单位，还有各个民主党派的办公地点也相对集中，可否考虑在这些机关办公相对集中的地方建立机关文档管理中心，对本办公区域机关单位档案实行“七个统一”，即统一标准、统一指导、统一归档、统一接收、統一保管、统一利用、统一移交，以确保档案质量、提高利用效果。其二，在机关性质相近的系统牵头单位建立机关文档管理中心。比如住建系统由住建局牵头建立机关文档管理中心，农业系统由农业农村局牵头建立机关文档管理中心，教育系统由教育局牵头建立机关文档管理中心，等等，对本系统机关单位档案实行“七个统一”。其三，档案行政管理部门应加强与机关文档管理中心、档案馆的沟通与协调。主要协调机关文档管理中心人员培训、宣传教育、政策执行、指导监督、档案移交等事宜。
李宗富（郑州大学信息管理学院）：我认为当前政府机关文档管理服务中心建设的实践基础和条件已经逐步具备，而苏州市市级机关文档管理中心已经做出了积极而又成功的尝试。随着我国政府机构改革的深入，越来越多的地方政府推出的“最多跑一次”“一网通办”“一站式服务”等网上服务大厅和综合政务服务中心等改革实践既是当前政府机关文档管理服务中心建立的时代背景和实践需要，也为机关文档管理中心的建立积累了坚实的实践基础和有益的参考经验。因此，我认为苏州市市级机关文档管理中心的建立为当前我国的政府机关文档管理服务中心建设提供了一种很好的思路和方案。其他各地在积极学习他们的成功建设思路和经验之外，如何结合本地需求、特色和实际情况等，积极探索建立满足当地需求的机关文档管理服务中心不仅是当务之急，而且需要各级档案局馆相关人员和其他档案同行共同深入思考和探讨。
亓晓华（河南濮阳市档案馆）：当前市县档案机构改革进入关键阶段，局馆机构职责完全分离，市县档案局形成了人少事多的局面，我认为成立机关文档管理中心可以及时有效地解决档案业务指导人员少与需指导单位多的矛盾。第一，成立机关文档管理中心可以做到归档及时，更有利于档案的齐全完整。机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件，一般在机关文件归档后的第二年移交到机关文档管理中心保管，具有长期保存价值的档案在机关文档管理中心保存10～20年后再向档案馆移交。第二，成立机关文档管理中心可以做到集中统一管理档案，达到精简高效的作用。机关文档管理中心建立后，对集中办公的各机关档案进行统一管理，使用于机关档案管理的资源从分散式转变为集约式，起到了“精简、高效”的作用。第三，成立机关文档管理中心可以降低管理成本，保证档案安全。机关文档管理中心建立后，统一配置档案保管设备设施，既降低了管理成本，又保证了档案安全，还能够更好地为利用者服务。
（来稿日期：2019-08-11）
注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者参考。
