基于内控建设浅谈公立医院合同管理
胡琳琤 卢媛媛
[摘 要] 为深入推进行政事业单位内部控制建设，根据《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）和《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号）的有关要求，财政部开展2019年度行政事业单位内部控制报告编报工作。内部控制建设从此纳入公立医院年度重点任务清单。合同管理业务做为内部控制六大业务中不可或缺，却容易被忽视的一项业务，开始慢慢进入医院管理者的视野中。文章将从内部控制建设角度，分析公立医院合同管理现状，并提出相应的建设意见。
[关键词] 公立医院；内部控制；合同管理
中图分类号：R197.3 文献标识码：A
合同管理业务内部控制主要通过规范合同管理中的各项具体工作，促进医院加强合同管理，以规避法律风险的发生，确保医院经济活动合法合规地开展[1]。目前公立医院合同主要业务类别分为人事劳务合同、医患关系纠纷处理合同、基建类合同、商业类合同和其他合同。合同管理业务控制存在的问题主要集中在合同订立、合同履行、合同纠纷处理及合同档案管理等环节。
一、公立医院合同管理现状分析
（一）机构设置不健全，岗位责任不分明
没有明确合同管理决策机构、合同管理归口部门、合同业务执行部门和合同监督部门的职责。大多数管理者会混淆合同管理归口部门和合同业务执行部门这两个概念，认为合同谁签订，那么就由归谁来管理，由此造成了职责分工的不明确，协作不到位，影响合同全过程管理[2]。
（二）合同签订过程不完善，缺少会签流程
合同内容审核流于形式，对合同内容和条款审核把关不严，审批权限不清，审批流程模糊，导致医院利益受损。例如合同会签没有经过纪检监察室审核，导致医药产品合同缺少廉洁购销合同，公款竞争性存放协议缺少廉政承诺书等。
（三）合同经办人员专业胜任能力欠缺，审核监督不到位
公立医院涉及的合同类型多，范围广，如果没有专业知识的支撑，无法对合同条款进行专业性的审核，导致审查作用难以发挥，容易形成合同致命缺陷，导致拟定的合同文本有损医院利益。例如业务部门不知晓《合同法》相关内容，将“定金”和“订金”两个概念混为一谈，造成医院经济利益损失。
（四）合同信息化建设滞后，合同全过程管理缺失
在信息量飞速增长的时代，能否快速有效充分掌握信息，将深刻影响医院内部控制体系的运行效率。而内部控制建设六大业务中唯有合同管理的信息化建设最薄弱。大多数公立医院缺失合同管理软件，单纯地利用EXCLE对合同关键信息进行手工编码、登记管理，无法做到合同签订、审核、付款等全过程监控，对后续履行情况不够关注，重签订，轻履行。例如没有信息软件支持，管理人员无法及时获取合同执行进度及结算比例[3]。
（五）合同纠纷处理缺少有效机制
经办科室遇到合同纠纷，无处理流程可遵循，无法律顾问可咨询，处理不当，导致丧失先机，使得醫院损失经济利益。
（六）缺少有效监督机制
没有成立合同管理内部监督检查小组，没有制定内部监督检查方案，没有实施合同管理监督检查，没有开展合同管理自我评价及整改，监督工作程序不完整，造成合同管理风险不可控。例如没有对合同的履约方式进行监督审核。
（七）合同档案建立及保管程序混乱，造成合同档案多口保管
部分公立医院没有设置专门的合同档案管理部门，由各个业务科室自行保管合同，容易造成合同丢失，重要合同内容泄露等。
二、合同业务控制方法
为了能更好地实现各项合同业务控制目标，公立医院可采取以下控制方法：
（一）加强和完善内控制度建设
加强和完善公立医院合同管理内部控制制度建设，实行“决策机构、管理机构、执行机构、监督机构”分离的方法设计。明确决策机构的职责，主要包括审议合同管理内部控制制度体系及相关政策、审议合同纠纷调处的意见、审议合同风险管理措施及实施结果、按照权限对合同进行审议。制定具体的岗位职责说明书，明确合同归口管理部门和合同业务执行部门的职责、权限，使得不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，确保合同全面有效履行。
（二）实行合同会签制度
医院对外发生的经济往来，应当签订书面合同。医院应设定合同会签启动条件，制定合同会签工作程序，明确合同会签主体及审核内容。合同经办部门主要审查合同对方资信情况、对方委托人或代理人身份资格、合同标的物数量与质量、价款或报酬、履行期限及方式、合同争议解决方式等。财务科主要审查是否纳入年度专项预算、结算方式及付款周期。纪检监察室主要审查资金使用和资产动用的审批手续、使用方式合规性等。法务部门主要审查合同标的合法性、合同条款严密性、违约责任条款等。涉及重要经济事项的合同还需提交总会计师审签。各个科室对合同内容予以把关，保证合同审核的质量。
（三）重视专业队伍建设
定期开展专业能力培训，对合同管理相关人员进行财务、采购、审计、招标、法律等专题知识宣讲，使得管理人员不仅要了解经济管理的相关知识，还要熟知经济合同相关规定，从而创造一支复合型人才专业队伍。另外聘请专业的法律顾问，充分发挥法律顾问的专业能力。合同经办部门人员在法律顾问的引领下，提高法律素养，在合同管理过程中避免“踩雷”。
（四）推进信息化建设，去除“信息孤岛”现象
公立医院应该引进或自主开发合同管理软件，并且与财务预算系统、核算系统、固定资产管理系统、办公软件等各系统对接，采用信息化手段对合同签订、审核、履行、付款、归档等全过程进行跟踪管理，形成合同全过程闭环式动态监管，确保控制手段能在合同管理全过程中得到有效的执行。同时，利用信息化技术，实时反馈数据信息，提供决策数据分析支持，保障公立医院资金安全。
（五）健全合同纠纷处理的有效机制
在合同执行过程中，如发生纠纷，应当根据国家相关法律规定及合同争议解决条款，在法律顾问的帮助下，在规定时效内与对方协商，提出解决方案，或通过签订补充合同的形式解决就纠纷。如协商不一致，则通过法律途径解决纠纷，保证医院经济利益不受损。
（六）建立实施内部监督
對于设立内审室的公立医院，应由内审室作为内部监督实施主体，承担日常监督任务；对于没有设立内审的医院，可以成立内部控制检查小组，由纪检监察室人员做为成员，履行相应职责。其次制定内部监督检查方案，确定合同管理监督检查的范围和重点，明确组内职责分工，明确各个阶段监督工作落实和进度安排，对合同各个流程实施现场监督检查，记录结果，分析合同管理中存在的缺陷，并提出改进意见或建议。对于合同管理检查中发现的重大缺陷，及时向分管领导报告，并提出解决方案。
（七）重视档案管理
合同业务执行部门将签订完毕的合同及时上交到合同档案管理部门。合同档案管理部门统一合同编码管理，可根据“经办部门+合同年份+合同类型+合同序号”的规则进行合同分类编码，方便对合同进行统计、分类和归档，避免合同遗漏等问题发生。严格限定合同文本借阅、传递，规范合同外借手续，防止合同泄密。如有合同管理系统的医院，可借用信息化技术，制定合同档案管理制度[4]。
三、结语
合同管理从合同谈判拟定，到合同合规性审查、签订，再到合同执行，最后到合同归档，中间穿插着合同监督，是一个全过程动态管理。在新医改不断推进的大背景下，合同管理业务对于公立医院越来越重要。合同管理业务是连接其他业务的重要桥梁之一。在内部控制建设中，公立医院管理者应该将合同管理业务与其他五大业务置于同样重要的位置。而合同管理的最终目标就是优化合同管理流程，规范合同过程管理，降低合同履行风险，提高合同执行效率，保障医院合法权益，促进医院经济、学术研究、医疗等各项合作活动的顺利开展，推进公立医院可持续健康发展。
参考文献：
[1]金玲，池文瑛，蔡占英，等.医院内部控制体系设计及应用[M].北京：中国财政经济出版社，2018.
[2]王振.基于内部控制视角的公立医院经济合同管理研究》[J].财经界，2020（19）：177-178
[3]林立.研究内部控制下公立医院经济合同管理[J].商情，2020（20）：155.
[4]李珊珊.浅谈公立医院内部控制建设合同管理[J].经济研究导刊，2019（31）：136-137.
