出版物档案概念及其理论实践
郭东升
摘? 要：出版物、出版物档案，是两个完全不同的概念。所谓出版物档案，就是出版物编辑出版过程中形成的有保存价值的历史记录。相同点在于出版物与其相对应的出版物档案是同一事物。不同点在于出版物档案的外延小于出版物。出版物档案的内涵大于出版物。二者的联系，一是出版物与出版物档案两个概念属于相容关系;二是一般出版物个体，即非出版物档案个体，与出版物档案个体在一定条件下可以相互转化。档案行政部门应该注重出版物文件材料归档、出版物档案收集保管利用的规范化。
关键词：出版物;出版物档案;概念;本质;联系
《档案管理》2019年第5期发表了桑晟先生的文章《出版物作为档案保管的机理阐释》，文章主要从文件结构体系角度阐释出版物作为档案保管的合理性，关注出版物档案并从理论上阐述论证，是非常值得称道的。这对出版物档案收集保管实践大有裨益。拜读之余，又觉得其对出版物档案的论述尚不到位，似有从出版物档案概念本质上作更进一步讨论之必要。
1 关于出版物、出版物档案概念
要厘清出版物档案保管机理问题，首先应该明确出版物、出版物档案的概念、本质及其联系。笔者以为，出版物、出版物档案，是两个完全不同的概念。什么是出版物？2016年2月6日国务院修订的《出版物管理条例》说：“本条例所称出版物，是指报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等。”这是以列举法为出版物下的定义，概念简单明了。虽其末尾“电子出版物”之表述，略有同语反复之嫌，怕也是无奈之举。什么是出版物档案呢？该条例并无涉及。新闻出版署、国家档案局1992年9月13日发布的《出版社书稿档案管理办法》第二条称：“书稿档案是图书编辑出版过程的历史记录，是国家档案的组成部分。”这里的书稿档案，应是把出版物档案包括在内的。其第三章“书稿档案立卷范围”的第五条“立卷归档的文件、材料范围”之第七款是“图书出版通知单、清样、样书”。这里的样书明显就是出版物档案。以上两个法规没有给出版物档案专下定义，根据其思想内涵和档案本质属性规定，我们不妨给它下一个定义。所谓出版物档案，就是出版物编辑出版过程中形成的有保存价值的历史记录。这里，出版物档案的外延也就包括了报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等，只是其概念内涵与出版物有所不同。
2 出版物与出版物档案概念的相同、不同及联系
出版物与出版物档案有哪些相同点呢？从实体角度看，出版物与其相对应的出版物档案是同一事物，这是它们的相同点。所谓相对应，就是二者是同一出版实体。都是同一出版活动形成的最终成果。例如2019年第5期《档案管理》，作为《档案管理》杂志社本期杂志的最终编辑出版成果，它既是出版发行物，属于出版物，又是作为本期杂志最终编辑出版过程的记录物，也就是出版物档案。二者是同一事物。二者不同点是什么呢？从概念角度看，出版物档案的外延小于出版物外延。出版物档案的内涵大于出版物。二者的联系有两点，第一点是：出版物与出版物档案两个概念属于相容关系，是属种关系。出版物为属，出版物档案为种，出版物档案包含于出版物。第二点是：一般出版物个体，即非出版物档案个体，与出版物档案个体在一定条件下可以相互转化。即一般出版物个体在一定条件下，可以转化为出版物档案个体，同样，出版物档案个体也可以轉化为一般出版物个体。一般出版物个体转化为出版物档案的条件是归档，出版物归其出版物形成者管理。也就是说，归档主体必须是其出版物的形成者或形成者之一。
3 关于出版物档案与出版物文件机体结构关系
桑晟先生文章说：“一本图书问世要经过选题、论证、立项、向行政主管单位报批、编辑、设计、打印、校对、印刷等诸多环节最后出版。在每一个环节都要求形成与之相关的文件，这些文件与最后面世的图书形成一个有机的文件整体，记录此次出版活动的全过程。图书只是这个过程中的一个环节，它处于记录此次出版活动所形成的文件链条的末端，它记录的是出版活动的结果。当它作为档案保存的时候，它只是这个文件有机体的一个因子，它与此次出版活动的其他文件具有关联关系，具有结构特征。”这论述，站在出版活动过程角度把握文件材料收集归档的完整性来看问题，是正确的，笔者没有异议。但桑晟先生接着说：“它与其他文件之间的结构关系是它作为档案保存的先决条件，没有这个先决条件，它仅仅是图书而已。”这种把一档案个体认定与其档案形成过程文件整体挂钩，以整体性与非整体性鉴定档案个体性质的是与否，是完全没有道理的。笔者无意否定档案个体和与它有密切联系的档案群体间的密切关系，也不反对一组档案个体在其形成中的“系统”或“结构”意义。但这里的“系统”或“结构”含义，应是强调的档案各个体之间的相互联系性，档案保管单元整体与档案个体之间的保管形式存在状态，并不存在档案整体可以决定或否定其中某一档案个体性质问题。如，案卷是一组在其形成过程中具有有机联系的档案整体保管单元，全宗是立档单位形成的档案个体之全部。这种档案个体与档案单元的结构性、系统性，其意义在于档案的整理、保管、利用，在于便于揭示彰显档案单元的整体信息和各档案个体间的关联信息，而绝不是以档案单元的系统性、结构性去决定或否定其中任何一个加入或脱离、游离其档案保管单元者的个体性质。档案个体的性质只能由其自身存在的具有保管价值的原始记录性质来决定，决不会还有什么其他的“先决条件”在里面。事实上，同一出版物档案，并不一定属于同一全宗。这一点，桑晟先生文章也是有所认可的。桑晟先生文章把出版物作为档案保管的主体列举为“出版社、作者、编辑、封面设计人员”，那么，相关出版物档案就可以分属其所述各个主体形成的不同的全宗。比如，同是2019年第5期《档案管理》，有的归档于《档案管理》杂志社全宗，组在2019年第5期《档案管理》出版过程形成的案卷中。有些则要分别归档于文章作者、编辑、封面设计人员等各个人全宗之中。将其归档作者全宗者，当然应该与作者的该文写作提纲、初稿、修改稿、定稿及编辑部提出的修改意见等整理在一个或若干形成该文的文件案卷中。桑晟先生说：“档案是具有‘系统（不是‘集合，集合不具有结构特征）属性的。”这里，他把“系统”“结构”两个概念表述得比较含糊。但排除了二者的集合意义。虽然排除了其集合涵义，其对出版物档案“系统”与文件“个体”性质的表达却很有集合概念意味。比如，他认为，图书个体在出版社内部不是档案。“在名人全宗中作为档案存在的名人作品也是如此，不是因为作品自身，而是因为在名人全宗中它与其他档案成分的结构关系才作为档案保存。名人全宗中的档案成分都属于一个人，共同记录和再现名人的人生轨迹。将作品从名人全宗中剥离出来，其作品就失去了档案的性质，仅仅是作品而已。作为档案保管的出版物与其他文件具有了这种结构关系，它才能作为档案保存。”把个体的性质捆绑在全宗“系统”上，脱离这“系统”，这档案个体就不具有档案性质了。这不是认为一个集合体具有的属性，必定不为组成该集合体的每一个个别事物所具有的意义了吗？这实质上不还是在档案本质把握上，把档案整体与文件个体关系等同于集合概念特征了吗？如此，无论是在常理上，还是在逻辑上，它都是说不通的。之于档案，一个案卷，它是档案，其案卷中的每一文件，也是档案。从“系统”角度说，也只能说，文件整体称之为案卷，单个文件只能称一份档案，而不能称案卷。这是案卷与档案个体两个概念的区别联系关系，不是档案与非档案间的区别与联系，决不能把它们说成，案卷是档案，其中的一份文件不是档案。档案个体与全宗关系也是如此。只能说，一立档单位归档文件整体称之为全宗，其中单个文件只能称一份档案，而不能称全宗。但决不能把其说成只有全宗是档案，其中的一份文件不是档案。事实上，文件也有个系统属性，比如某文件包括了正件和若干附件。这正件与附件之间就显示了它的系统性。档案本来是有自己的个体性的。档案个体之于全宗，不是完全一一对应的。同一档案实体，可以归入不同的全宗。比如2019年第5期《档案管理》，有的归入《档案管理》杂志社全宗，有的归入桑晟全宗。桑晟先生说：“出版物是否作为档案保管，受其主体和客体制约。”是的，但应该加一句：出版物是否档案，要看其主体是否是客体出版物的形成者，客体出版物是不是档案，看其收集保管者是不是出版物的形成者。这是问题的根本所在。
4 关于出版物、出版物档案的文化属性
桑晟先生文章以图书为例对作为档案保存的出版物属性进行分析。他认为：作为档案保存的图书已经失去了它最重要的属性，它的知识性。他说：“此时此刻的图书，相当于出版社，它不以在出版社内部传递图书承载的信息和知识为己任，已经失去了自身的精神，退去了该有的品质，附加了档案（文件）的性质，作为出版社的原始记录而存在，相对于出版活动，图书中记载的知识内容是无关紧要的。它记录的是出版活动的过程，并且相对于此次出版活动具有了凭证价值。”这段论述多有不妥。从概念角度看，出版物的最重要的属性，固然是它的知识性与知识传播性。但这一属性也是出版物档案的重要属性。如笔者前文所述，出版物档案概念的属概念是出版物，所以知识、知识传播性是出版物、出版物档案两个概念所共有的。出版物档案概念与出版物概念在代表质的内涵上，差别在于出版物档案内涵比出版物多。多什么呢？多出了一个原始记录性。应该说，知识、知识传播性不能把出版物与出版物档案二者区分开来。而原始记录性才能把出版物与出版物档案区别开来。二者中凡是具有原始记录性属性者，它就是出版物档案。这样，从概念角度说，桑晟先生关于出版物作为出版物档案保存的提法也是不准确、不科学的。出版物档案就是出版物档案。不必加一个“作为”来当限制词，而把出版物档案概念表达得那么勉强。出版物档案的知识、知识传播性价值存在与利用，在立档单位表现发挥的例子是非常多的。比如其再版发行的例子，复印复制摘录摘编的例子，出版社内部借阅的例子，都是有的。怎么可以说它不以在出版社内部传递图书承载的信息和知识为己任，已经失去了自身的精神，退去了该有的品质了呢？不仅仅是出版社，凡是立档单位保管的出版物档案，它们都不会失去其出版物价值的。不仅仅是出版社与其他出版物档案形成者各全宗，就是我們各级国家综合档案馆保存的本地名人出版物档案也多有本馆人员研究借阅。比如笔者就阅读研究过临清名人、明代大诗人谢榛的出版物档案《四溟诗话》。桑晟先生论述说：图书“作为出版社的原始记录而存在，相对于出版活动，图书中记载的知识内容是无关紧要的。它记录的是出版活动的过程，并且相对于此次出版活动具有了凭证价值”。这就更不妥当。且不说图书出版物档案的利用，就是对它的鉴定，也是必须看它的内容价值的。其内容价值、形式价值高，它会被定为长期永久甚至珍贵档案;其价值低，会被定为定期档案;没有了价值，就要被作销毁或移出全宗处理了。档案不仅仅有凭证价值，而且有参考价值。出版物档案也是如此。参考价值，内容为重，怎么可以轻视出版物档案的参考价值，特别是它的文化价值呢？
5 出版物档案概念的指导意义
出版物与出版物档案概念认识上的理论滞后，使得档案馆室人员对出版物档案归档与收集进馆缺乏应有的意识自觉，使得出版物档案收集工作大受影响。一些出版物形成者忽视甚至不知道将其出版物记录最终成果的文件材料归档，而只是将其看成出版物。一些出版物立档单位及其域内国家综合档案馆，也如此的把出版物档案当出版物来看待。这是令人十分揪心的事。把出版物档案作为出版物来收集保管，其安全风险是非常大的。就是在国家综合档案馆，也是如此。比如临清市1948年10月创刊的《临清日报》，连续两任市委书记兼任主编，到头来一张报纸也没有留下。比较其他档案，临清市自1945年9月1日建市起，市长就安排建立起档案工作来，市委市政府及各部门单位的文件材料收集归档比较齐全完整。如果那时有一个出版物档案意识，临清市档案馆应该还能看到那时的《临清日报》。上世纪80年代初，笔者在临清市党史办工作时，去北京访问时任临清市委书记兼《临清日报》主编的丹彤。他说：“临清市档案馆档案齐全，就是没有《临清日报》。那时我当主编，也亲自写了不少稿件，有好些的东西是档案里没有的。应该寻找寻找，看还能不能找到。”一晃四十年，哪里寻得到《临清日报》的影子，当年满市乱飞的一张报纸，因为没有被认识到是出版物档案，随着星移斗转，消声灭迹了，给临清的一段历史研究带来多大的遗憾哪！笔者以为，重视出版物档案的归档与收集，就必须在理论上大张旗鼓地为出版物档案正名分。不为出版物档案正名，馆室及个人的归档范围、档案收集范围文件，就不把出版物档案列入其中，从收集范围开始，就把其拒之门外了。档案行政部门应该建立本行政区域出版物文件材料归档档案规章，有出版物档案收集保管利用规范。如此，我们的出版物档案归档进馆工作必然更上一层楼。
（作者单位：山东省临清市档案馆 来稿日期：2020-04-08）
