办公室文书档案收集与管理创新路径略谈
韩莉
摘 要：办公室文书档案收集与管理工作是企业管理的构成因素，在企业经营管理活动中发挥着重要作用，办公室作为企业运营的枢纽，其文书档案管理效率影响着企业生存发展。办公室文档收集与管理是一项繁杂的工作，档案价值开发事关企业命运。针对办公室文书档案收集与管理的重要性，本文分析办公室文书档案收集与管理困境基础上，提出来管理创新方案。
关键词：档案收集;管理;重要性;困境;创新
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.010
在世界经济一体化趋势中，企业面临着新的机遇和挑战，办公室文书档案管理工作作为企业经营发展的重要参考依据，为企业可持续发展提供了坚实保障。办公室文书档案收集、整理在企业管理中作用显著，文书档案记载了企业重大事项、发展历程，能够展现企业特征与发展现状，当然，文书档案收集与管理科学与否决定档案使用效率，影响企业发展结果，所以，实现办公室文书档案收集与管理创新尤为重要。
1 办公室文书档案收集与管理的内容及重要性
1.1 内容
辦公室文书档案主要以记录企业生产经营、组织活动等内容为主，是企业组织管理的一部分，档案收集与管理属于办公室工作的基础内容，记载内容包括事件、项目起因、过程、结果、问题等因素，这些信息能够为企业决策提供参考依据，是企业日常经营管理活动中不可获取的一部分，例如项目审批表、会议记录等。档案收集就是针对特点内容通过各种途径收集对应的数据信息，构建完整、全面、真实的信息数据档案体系，满足管理需求，简单而言，档案管理是对档案整个收集、整理、归类、存储、使用等进行管理的一种行为活动。
1.2 重要性
办公室是企业重要职能部门，为企业日常经营管理活动提供服务，其功能随着社会发展不断丰富，办公室档案见证着企业的起步、发展、演变，在功能增多的同时，必须要创新档案管理模式，以实现档案管理的科学化、规范化。办公室文书档案收集与管理对企业发展尤为重要，具体表现在这几方面：首先，文书档案收集与整理工作是企业相关工作开展的前提和基础。在企业经营管理活动中，部分工作是需要进行材料收集的，在收集整理之后，企业会根据文档资料开展对应的工作，由此可见，文书档案收集、整理对企业发展意义深远;其次，在企业发展过程中，文书档案管理工作是同步开展的，能够对企业重要事件、重大项目进行汇总记录，这些会成为企业文化的组成部分，对完善企业内部管理机制，丰富企业内涵具有深远意义;再次，办公室文书档案管理能够实现数据信息的有效汇总，为企业提供发展所需的数据信息，高效的数据整理能够提升企业管理效率，为企业可持续发展提供基础保障。
2 办公室文书档案收集与管理面临的困境
科学技术快速发展，推动了企业现代化进程，在此背景下，办公室文书档案管理面临则新的挑战和机遇，在其变革过程中所面临的困境主要包括以下几个方面。
2.1 档案管理理念滞后
在网络信息化时代，办公室文书档案管理逐渐向智能化、信息化演变，但是在变革过程中，管理理念相对滞后，难以满足现代化档案管理发展需求。在研究中发现，办公室档案管理中主要采取传统管理模式，在文件归档方面，依然以人工归档为主，且归档工作在当日结束前开展，这就导致档案信息数据难以及时更显，需求者无法获得及时、完整的文档资料。虽然，文书档案管理方法多样，比如分类收集发、间隔时间管理法等，但这些方法依然存在缺陷，难以根除档案管理问题。
2.2 档案管理成本高
大数据时代，企业业务活动快速增加，各种数据信息大量出现，这在一定程度上加剧了企业信息收集与管理的难度。目前，多数企业已经实现了档案管理的信息化建设，能够利用信息技术实现档案信息的收集、整理、存储，但是，这些并不能满足档案管理要求，毕竟档案管理的目的是更好发挥档案管理信息的价值，而企业并未针对其价值挖掘进行改革，而且简单的对数据存储量、管理团队等进行拓展，这就导致储存内容日益增多，储存信息价值性不断降低，档案管理质量、效率较低，档案管理成本的大幅提升，增加了企业日常管理负担。
2.3 档案收集管理机制不健全
在企业快速发展过程中，对应的档案管理工作并未随之创新，原有档案收集管理机制无法适应信息化档案管理发展需求。首先，在档案收集机制方面，依然沿用传统收集机制，没有结合信息化档案管理特征实现文书档案管理机制的优化，例如，在信息化收集流程、档案安全管理方面缺乏对应的流程和管理制度;其次，在文书档案管理方面，没有实现传统纸质档案管理与电子化信息档案管理机制的衔接统一，依然以纸质档案管理模式作为管理的依据，这就导致在电子档案管理中遇到诸多问题，难以依靠现有管理制度予以解决，加剧了管理矛盾，降低了管理效率。
2.4 缺乏高素质档案收集与管理人才
在激烈的市场竞争中，人才是企业发展的根本，只有具备高素质的人才，才能提升企业综合实力，让企业获得持续发展的动力源泉。办公室文书档案管理同样需要大量高素质的人才，所以人才培养尤为重要。但就目前而言，企业办公室文书档案收集与管理工作总存在人员匮乏，人才不足等诸多问题。首先，现代化管理人才欠缺。在企业信息化推进当中，文书档案信息化建设力度不断深化，档案收集与管理已经从传统纸质档案逐渐向信息化数据化档案管理模式演变，在此过程中，原有纸质档案管理人员就需要进行自我素质提升，通过不断学习掌握信息化操作技能，而现实当中，这些人员年龄偏大，信息技术接受能力弱，所以很难满足信息化发展需求。其次，培训机制滞后，培训模式单一。在档案收集与管理方面，企业没有制定科学、完整、系统的培训机制，在人员培训当中过于简单、随意，缺乏针对性，培训结果难以达到预期效果，造成培训资源极大浪费;同时，在培训当中，缺乏创新性，多数企业长期采用单一的培训模式，造成培训人员缺乏积极性。
3 办公室文书档案收集与管理的创新路径
3.1 深化管理模式，创新管理理念
在互联网信息时代，必须要紧跟时代发展需求，在办公室文书档案收集与管理方面，不断深化管理模式，创新管理理念，让档案管理与企业发展衔接统一。首先，增强管理人员重视度，不断引进新的档案管理理念，转变传统档案管理思路，例如，高层管理通过学习交流，掌握信息化档案管理思路，并将其运用到企业办公室文书档案管理体系当中，实现档案管理思路的深化。其次，引进创新人才，推动档案管理模式创新发展。办公室文书档案管理工作相对单一，多数企业在人员安排方面较为固定，尽管在一定程度上提高了专职人员的工作效率和专业性，但却导致管理人员思路僵化、模式单一，这对企业长期文书档案收集管理工作发展是较为不利的，对此，可以通过高素质人才的引进来为档案管理部门注入新血液，增强档案管理部门的活力，通过新理念、新思维的融入实现档案管理模式的创新。
3.2 完善管理机制，提升管理效率
在办公室文书档案管理工作中，必须要不断优化档案管理机制，优化流程，只有如此才能够实现管理效率的快速提升。在管理机制完善当中，可以从这几方面入手：首先，构建完善的档案搜集机制，目前档案收集主要有两种途径，一种是传统纸质档案搜集途径，另一种是新型数据化档案搜集模式。对于第一种途径，原有收集流程相对完善，只需要在原有流程上纳入对应的纸质档案电子化操作规范即可;对于第二种途径，多数企业并未建立完整的信息化档案收集管理流程，因此，需要重点完善这方面的管理机制，例如，规范信息搜集流程、智能信息操作规范、档案数据安全管理机制、信息检索查阅机制等。只有构建健全、完善的信息化收集、管理机制，才可以实现管理效率的全面提升。
3.3 挖掘档案信息价值，降低档案管理成本
办公室文书档案管理的根本目的是最大限度的发挥档案价值，为企业提供所需数据信息，实现企业价值的最大化。因此，在管理当中，必须要注重价值性数据信息的挖掘，有效降低档案管理成本。首先，针对海量数据信息，必须要做好数据的筛选工作，明确数据筛选标准，最大限度确保价值信息的录入;其次，建立档案淘汰机制，任何数据信息都有一定的时效性当其超过一定期限时，其重要性、价值性都会相应的缩减，甚至一些原本具有价值的信息也会丧失其原有价值，例如，企业部分项目在竞标前非常保密，数据信息价值性高，但是当竞标结束或者工程项目完成后，部分信息就不具有价值性，甚至是公众所知晓的。对于这种情况，就可以通过信息淘汰机制将其从档案管理当中予以剔除或者封存备用。再次，优化操作流程，降低管理成本。数据信息的搜集与整理需要耗费一定的人力、物力、财力，高成本也成为传统档案管理的主要弊端，制约了企业文书档案管理的可持续发展，为此，需要对整个流程予以优化，缩减步骤，尤其是要借助智能系统实现初级数据的高效收集，实现管理成本下降。
3.4 强化培训力度，创新培训机制
企业经营发展离不开高素质人才，根据二八定律可知，企业百分之八十的业绩是由企业百分之二十的人才创造的，由此可见，人才是企业发展的核心，在企业生存发展中发挥着支柱作用，因此，强化培训力度，创新培训机制，培育高素质人才团队至关重要。首先，制定科学合理的培训机制，将培训与人员考核机制进行关联，例如，可以构建培训奖罚机制，对于培训成果显著，进步较大的人员予以奖励，对培训没有成效，或者多次培训没有进步的人员提出警告或者处罚。同时。培训奖励也可以涉及培训人员，这样可以更好激发培训人员创新能力和自觉能动性，提升培训效率;其次，优化培训流程，注重文书档案收集与管理的培训结果，通过培训结果了解员工培训情况，并对培训过程进行优化，针对培训当中存在的问题进行及时优化，以此实现培训效率的日益提升;再次，创新培训模式，丰富培训内容。办公室文书档案收集与管理培训既要注重理论培训，又要注重实践操作。一方面，要加强专业知识培训力度，将信息化收集技术、数据处理技术、储备技术、安全防范技术等纳入培训体系当中，通过培训实现档案管理人员专业素质的全面提升;另一方面，要注重实践操作，提升培训人员的动手操作能力，例如，通过档案收集与管理竞赛、知识竞答、技能评比、文书档案收集与管理交流等活动实现档案管理人员技能的提升。
4 結语
网络信息化时代，信息创造价值，作为企业，在激烈的市场竞争背景下，必须要注重办公室文书档案收集与管理工作，通过档案管理效率的提升挖掘更多价值性信息，让信息价值转换为企业价值，推动企业的持续健康发展。针对文书档案收集与管理当中存在的问题，本文从管理理念创新、培训力度强化、管理机制优化、管理成本降低等方面制定了优化策略，希望能够实现企业档案管理水平的提升。
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