大数据环境下高校档案信息资源集成服务问题研究

    理文

    摘? 要：为解决大数据环境下档案用户在高校档案利用实践中的矛盾和问题，本文将集成的理念运用到高校档案信息资源管理中，在分析高校档案信息资源集成服务存在问题的基础上，明确高校档案信息资源集成服务的方式和途径，并具体说明高校档案信息资源集成服务的内容。

    關键词：大数据;高校档案;数字档案信息资源;集成管理

    Abstract： In order to solve the contradictions and problems of archives users in the practice of archives utilization in colleges and universities under the big data environment， this paper applies the concept of integration to the management of archives information resources in colleges and universities， on the basis of analyzing the problems existing in the integrated service of archives information resources in colleges and universities， clarifies the ways and means of the integrated service of archives information resources in colleges and universities， and specifically explains the integrated service of archives information resources in colleges and universities content.

    Keywords： Big data; University archives; Digital archives information resources; Integrated management

    档案信息资源集成服务是大数据环境下档案信息化建设对档案信息资源建设工作提出的与时俱进的建设要求。如何利用大数据技术手段，提高高校档案信息资源集成服务水平对高校档案事业的发展具有重要意义。

    1 大数据环境下高校档案信息资源集成服务存在的问题

    1.1 档案用户对高校档案信息的需求与高校档案部门提供档案信息能力之间存在矛盾。大数据时代，档案用户越来越看重档案信息的时效和价值，高质量、数据化的档案信息需求越来越多。高校档案部门提供给用户的数据和信息不仅有限，而且档案信息资源不够丰富，档案信息化水平较低，信息化成果多数停留在数字化加工层面而非数据化、结构化的档案信息，无法通过全文检索提取有用的档案信息。

    1.2 档案用户对高校档案部门主动服务意识的期待与高校档案部门被动提供利用之间存在矛盾。高校档案馆传统的档案服务意识是“档案馆提供什么，用户接受什么”，仍然存在重藏轻用的传统思维模式，而在大数据时代，高校档案馆需要构建“用户需要什么，档案馆提供什么”[1]的服务意识和共享意识，转变被动服务为主动服务。

    1.3 档案用户对高校档案利用平台的完整性、规范性的需求与平台数据不规范、标准不统一之间存在的矛盾。从源头上讲，高校对利用大数据技术提升档案信息资源建设的重要性认识不够充分，尚没有一个统一的长远规划。在管理体制上，传统的相对单极、封闭的档案管理方式和行政命令为主、纵向等级管理、横向分工合作的传统档案管理模式，[2]导致高校档案管理部门对数据采集的技术、协议、标准等缺乏统一规范。

    1.4 档案用户对高校档案部门提供线上服务的需求与高校档案部门以传统线下服务方式为主之间存在的矛盾。传统的高校档案信息服务方式是线下办理，以及线上预约、审核、线下办理两种方式，操作繁琐，效率较低，无法满足人们便捷利用档案信息的实际需求。大数据时代，档案用户希望得到的是“让数据多跑路，群众少跑路”或“让数据多跑路，群众不跑路”的服务方式，这些方式都对高校档案部门提出了更高的要求。

    1.5 档案用户对高校档案人员专业素养、信息处理能力的要求与高校档案部门缺乏既懂档案专业又懂现代信息技术人才之间的矛盾。档案专业原有的培养模式多偏重于文科，大数据思维受局限，能够主动开发和处理数据资源的能力和职业意识较弱，导致档案数据统计不全、基础数据缺失、数据共享质量不高等系列问题。[3]

    1.6 档案用户对于高校档案信息资源平台安全性、稳定性、隐私保护的需求与高校档案部门在信息资源共享和开放可能存在的安全隐患之间的矛盾。由于大数据相关政策法规与技术标准的滞后性，高校档案部门在数据收集、存储、分析和使用的过程中也受现阶段信息技术和标准的限制，档案信息资源管理和利用平台本身存在安全性、稳定性问题，数据的开放有可能涉及学校安全性的关键信息，数据的开放可能会导致个人隐私的泄露，对学校利益、个人隐私权造成侵犯。如何平衡档案信息资源管理与服务平台建设中的安全性和稳定性问题，如何平衡隐私保护和数据开放的矛盾等问题亟须解决。

    2 大数据环境下高校档案信息资源集成服务的内容

    2.1 档案组织及内部人员、功能的集成。（1）组织集成，将高校档案信息建设和开发中涉及的学校各部门集合成系统的组织体，在保证现有格局大体不变的前提下，以学校档案部门为主，加强内外部的协调，建立跨部门、跨专业的校内档案组织保障体系和协调工作机制。（2）组织内人员的集成，是指要重视高校档案管理组织内不同类型档案工作人员的协调性，通过建立高校档案组织认可的价值取向来实现人和组织的集成。（3）组织功能的集成。要实现以高校档案馆为核心，整合全校各类档案信息资源并实现无障碍互联与共享，使档案部门成为全校永久保存档案信息的基地和各方面利用档案信息的集成中心。

    2.2 档案数据和信息的集成。（1）搭建面向SOA 集成架构的集成平台，解决档案信息资源系统与学校各业务系统间存在的信息壁垒，通过动态管理流程来整合各类信息资源，实现档案信息资源的集成管理。（2）将现有纸质档案通过扫描的方式转换为栅格文件或其他格式的电子档案，促使档案信息与其载体剥离，深化档案价值。（3）将学校已经不再使用的业务系统中的旧档案数据，以及把校内不能兼容、异构的数据库间的档案数据妥善地迁移，按照已规划的内容、体系、结构进行档案数据的再分类管理，统一存放，防止遗失。

    2.3 档案管理过程的集成。档案管理过程的集成是最重要也是最基础的，主要涉及文件管理和档案管理业务流程的集成，通过对文件前端控制管理，将档案管理的要求、规范、标准等全面融入学校各应用系统中，实现档案生命周期运动与学校各业务活动的一体化集成，即生成一体化、管理一体化、利用一体化，[4]通过这种文档一体化来保证档案收集、管理、利用的整个业务流程都能够得到有效的控制，进而促进高校档案信息资源的整体优化。

    2.4 标准和规范的集成。（1）高校档案部门应该在学校分管领导的指导下，统筹规划，会同学校相关部门成立类似于档案信息资源建设领导小组或相应的研究小组推进档案工作标准化、规范化体系建设，以此来指导全校的档案信息资源建设。（2）制订有关电子档案信息标准化建设的法规和技术标准，只有统一的数字化资源建设标准和规范的集成，才能实现校内档案管理部门与建档部门及其他相关部门之间的流通和共享，实现高校档案数据的集成和共享。

    2.5 技术集成。（1）要注重把档案部门的应用需求和应用能力有机结合，避免技术资源与实际应用的脱节，保障档案信息管理的稳定性、可持续性。（2）要注重新技术与现有档案技术的融合，高校档案部门要在现有技术的基础上持续引入新技术，通过学校内部相关职能部门间的并行合作开发，实现整个学校内部的技术集成。（3）通过与学校外部技术应用成熟的行业实行技术外包、技术引进、联合开发等實现技术的集成，如借鉴数字图书馆建设中信息集成、个性化服务方面的经验和成果。

    2.6 人才的集成。（1）增加外援，为我所用。可以适当引进或聘用高端技术人才，使其成为加快高校档案信息资源建设的助推器和领头羊。（2）建立人才培养机制，增强内动力。一方面，可以通过定编定岗、考核激励和发展愿景等方面的有机结合，调动人员的积极性和归属感;[5]另一方面，可以将高校档案形成者、管理者、档案集成系统开发和维护者进行分类、分层次，开展不同形式的培训，有针对性地培养大数据型人才的专业技能，提升对大数据型档案信息资源建设的关键技术的培养，更新高校档案人员的知识储备、知识结构。

    2.7 安全集成。（1）硬件安全设施的建设，包括对防火防灾、温湿度控制、防尘、防盗等设施的建设，为高校档案信息资源建设营造安全环境。（2）档案信息资源的安全存储。为防止数据被篡改，可以运用区块链技术实现分布式存储;通过云计算技术实现云端备份，防止信息丢失。（3）网络安全。量子通讯这一新型通讯技术，在通讯传输中具备高效率和绝对安全性，利用这项技术可以实现档案信息资源安全快速地传输;针对档案信息资源在传输过程中受到的黑客恶意攻击，也可以利用量子密钥分发技术保证档案信息资源在传输中的安全。（4）安全监管。一方面可以在高校范围内设立系统管理员、网络管理员和安全审计员，分别对档案信息资源管理、档案管理系统管理和安全运行审计方面进行维护和保障;另一方面也可以通过对档案外包公司、档案管理系统开发公司、档案硬件及基础软件集成商等进行可信认证，成立第三方监管评估机构，对档案信息资源管理工作进行有效监管，弥补高校档案部门在安全监管上人力和技术的不足。（5）制定统一的安全标准和规范。应按照标准类型的划分，分别统一业务标准、技术标准和评价标准中关于保障档案信息资源集成的安全标准和规范。

    *基金项目：安徽省高等学校档案工作协会重点研究项目《大数据环境下高校档案信息资源的集成与服务研究》（项目编号：2019zd03）

    参考文献：

    [1]周国钢，王卓平.高校数字档案馆信息集成与应用研究[J].中国管理信息化，2012，15（03）：40-42.

    [2]陈中.大数据：档案信息资源建设的创新转向驱动[J].兰台世界，2019（01）：68-71.

    [3] 金秀凤.大数据时代档案信息资源共享平台数据处理的优化[J].档案管理，2018（06）：29-32.

    [4]唐姝.基于集成理念的档案信息管理优化研究[J].边疆经济与文化，2019（02）：95-96.

    [5] 李爱华.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].档案管理，2020（02）：82-83.

    （作者单位：安徽大学档案馆 来稿日期：2020-05-06）