浅议我市城乡居民养老保险档案管理工作的得失
范贤武
摘 要：城乡居民社会养老保险档案是指在城乡居民参保登记、缴费申报、待遇领取、生存认证等业务工作过程中直接形成的具有法律效力和保存利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况，是国家档案资源的重要组成部分。我市为城乡居保政策第三批试点县，城乡居保工作自2011年7月开始实施，截止到目前，参保人员达27万余人，收集到的参保人员档案27万余份。
关键词：城乡居民;养老保险;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.016
1 城乡居民社会养老保险档案管理工作的重要意义
1）跟其他档案一样具有的意义。社保工作的一个重要原则是记录一生，保障一生。事关城乡居民社会养老保险制度改革进程。
2）事关城乡居民的切身利益。一个参保人从参保登记手续到离退休享受社会养老保险待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要采集个人信息，并作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳保险费、信息变更，划拨个人账户、计算利息等。反映了每一个参保人社保权益的记录过程。城乡居民社会养老保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
3）为参保人省内及省外转移提供参保缴费情况的证明，及居民与职工养老保险进行流动时，还要保险关系转移和基金的转入转出等手续，这些详细资料的个人档案记载，就成了今后社保关系的重要依据。
4）事关经办部门的工作质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。
5）可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。
6）发生争议时，规范完整的档案是重要证据。
2 当前城乡居民养老保险档案管理工作中存在的问题
我市为城乡居保政策第三批试点县，城乡居保工作自2011年7月开始实施，截止到目前，参保人员达27万余人，收集到的参保人员档案27万余份。自城乡居保政策试行以来，我国城乡各地都把城乡居民社会养老保险工作作为当前和今后一个时期的重要的民生工程，广大城乡居民也充分认识到了城乡居保政策是政府为民办实事、好事的一项好政策。9年来，我市城乡居民养老保险档案管理工作取得了长足进步，以下仅以我市为例，谈谈其中存在不足的地方，主要表现在以下三个方面：
1）档案资料不齐、不规范。档案资料不齐一般表现在缺少身份证、户口册、银行卡等必要的复印件。不规范则主要体现为：一是参保人填报的参保登记表等表册时，项目未按要求填写完整，身份证、户口簿等复印件上参保人未签字确认。二是乡镇经办机构在审核时签章不全，如未盖经办机构公章;必要的填写项比如日期、经办人签字等缺失，甚至有经办人代替参保人签字的现象。这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。如今后有争议事件发生，不能提供有效的佐证。
2）城乡居民养老保险档案管理不规范。县级经办机构是城乡居民养老保险档案的主体。由于针对城乡居民养老保险档案管理未有专门的文件加以规范，县级经办往往参照职工养老保险档案管理办法相对应来进行城乡居民养老保险档案的归档整理。但职工养老保险在资料要求上与城乡居民养老保险有很大的区别，导致档案资料的分类整理存在不规范的问题，给档案的查询及应用带来困难。不少县级经办机构采用一人一袋的方法，不符合档案分类的原则，又给档案的归档与存放带来不便。
3）由于县级城乡居保部门管理的参保人员档案数量大，档案管理难度较大，却往往没有成立专门的档案管理部门，更缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理没有规范化、科学化。存在查找不便，档案缺失等问题，更谈不上信息化建设。
3 加强城乡居民养老保险档案管理工作的思考
为推动城乡居保各项工作健康有序发展，充分发挥居保业务档案的社会价值，为参保人员和社会各界服务，各地区居保中心应把业务档案规范化管理工作作为基础工作来抓，结合实际积极探索创新城乡居保业务档案管理工作的思路与办法，我市居保中心主要从以下几个方面开展：
1）充分认识档案管理工作的重要性，建立健全档案管理体制。各城乡居保中心应认真贯彻落实国家人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》条例中关于城乡居民养老保险业务档案管理的有关规定和要求，并结合当地实际订立相应的档案管理办法，加强城乡居民养老保险档案规范化管理。我市人社局和居保中心高度重视档案管理工作。居保中心专门成立了信息档案股进行档案管理工作，采用请进来走出去的办法。多次派档案管理人员到四川省档案学校培训。多次请市档案局和内江市社保局的专家到中心现场指导工作，并到附近兄弟县区居保中心学习讨论。最终结合隆昌市实际，建立一系统隆昌居保特色的档案管理制度，对档案整理和借阅利用进行系统性的管理，有效地保护和利用了档案为参保单位、参保人员和经办工作服务。
2）加强档案基础设施建设。兵马未动，粮草先行，我市居保中心积极争取资金，加大投入，按照《档案法》等法律法规文件要求，加强标准档案馆库建设，解决好档案部门硬件设施建设，并为加快数字档案馆建设步伐奠定物质基础。一方面，应注意加强档案室的基础设施建设，具体措施可包括：在档案室房安装了灭火消防设施，火灾报警系统;配备库房消磁柜、消毒机、除湿机、空气净化器、吸塵器等设备;购置高配置电脑、专业扫描仪、复印机、打印机等办公设备等。另一方面，加强了档案管理计算机软件建设。在走出去过程中，每到一处，都与兄弟单位档案管理人员咨询档案管理软件的使用情况，最终选定了一款比较适合的管理软件，并与软件公司积极沟通，根据隆昌市实际，对现有软件进行了优化调整，大大提高了档案管理、查询、借阅工作的效率。
3）积极开展学习培训工作。首先加强了中心业务经办人员和档案管理人员的培训工作，县级居保中心业务经办人员负责纸质资料完整性和规范性的审查，必须对档案标准烂熟于心练就一双火眼金睛。才能在乡镇经办人员上交资料时，针对不完整、不规范的纸质档案，坚决拒收，在档案符合标准时才在系统中对相关业务进行复核。业务部门移交档案到档案室时，要求按规定提供与纸质资料一致的电子档案;档案管理人员对其中不符合标准的档案资料拒收，并限期整改。其次按照制订的档案归档规定组织各乡镇（街道办事处）分管领导及经办人员积极开展与档案有关的业务培训，并要求各乡镇负责对村（社区）协办员业务培训并加强指导。从源头上杜绝不规范和不完整的档案出现。
通过以上措施，近几年我市城乡居保档案的完整性和规范性完全达到了相关法规文件的要求。在上级社保部门的档案检查和档案管理部门的检查中，得到了专家的高度评价。2018年，隆昌市居保中心顺利通过了四川省档案局组织的省级二级档案馆的检查验收。
当然也要看到，在科学技术日新月异的今天，档案电子化、网络化已成大的趋势。在保存好纸质档案的同时，如何将纸质资料电子化，并保证电子档案的安全，实现相关部门资源共享，是我市城乡居保档案管理工作下一步努力的方向。
