有关企业档案价值和作用发挥路径的思考
秦晓月
摘 要：企业档案工作是企业管理的基础性工作。企业档案价值和作用发挥对于维护企业合法权益，提升企业整体管理水平，促进企业高质量稳健发展具有不可替代的重要作用。本文以企业档案对企业自身价值和作用的分析，指出石油企业档案价值和作用发挥面临的挑战，并有针对性地提出解决对策，在确保档案准确、完整、系统、安全的前提下，进一步更好地发挥企业档案的价值和作用。
关键词：业档案;价值和作用;发挥路径
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.027
企业档案是企业在生产建设、科学研究、经营管理等方面的各项工作实践活动的原始记录。近年来，随着企业档案信息建设的发展，企业档案利用频率在逐年增加，利用者的利用需求也更加多元化，因此企业档案管理部门要不断发现和挖掘档案的潜在价值和作用，要通过有效的方式和方法拓展档案价值和作用的发挥路径，有效提高档案利用率，使档案的价值得到充分发挥，把企业档案的信息资源转化为服务企业、支撑企业的宝贵财富。
1 企业档案的价值和作用
1）企业档案的价值。档案的价值一般是指在特定的档案时间利用活动中，通过不断积累来体现的，包括档案自身价值和社会赋予价值。档案的价值并不是一成不变的，档案价值会随着时间、空间及人们需求的变化而不断变化。中国石油作为国有能源骨干企业，集团公司及其所属企业档案不仅包括文书档案、会计档案、工程建设档案，还包括勘探开发档案、科技档案等大量的专业档案，门类齐全、数量众多，是石油企业发展的关键信息资源，同时也是企业核心竞争力的重要组成部分。2）企业档案的作用。企业档案的作用就是档案的价值发挥，为企业发展、管理、创新提供决策依据，记载着企业的管理理念和发展历史成果，积淀了企业的价值与文化，不断提升企业的核心竞争力与文化软实力。具体来说，石油企业档案不仅记录了企业发展的全过程，更是保存了企业发展的关键数据信息，为企业经营决策提供重要依据，服务于企业的各项中心工作，维护企业合法权益，维护员工切身利益。不仅如此，企业档案还是企业文化、企业精神发展的亲历者和见证者。石油企业的历史久远，兰州石化公司档案就记录了兰州石化六十多年来从无到有、从小到大、从弱到强的厚重历史和文化，并且从中提炼出兰州石化特色的企业精神，帮助企业守住初心、留住记忆，助推企业传承优良传统、培育后续人才、发展企业文化。
2 企业档案的价值和作用发挥面临的挑战
1）档案价值变化的挑战。在传统的档案管理中，档案是由专兼职档案人员收集、整理、归档形成的信息资源，而档案价值的体现仅仅停留在档案的本身层面，即单一的参考价值和凭证价值。但是随着时代的发展，对于档案价值有了更深层次的要求，“档案价值要由静态转为动态、由隐性转为显性、由被动转化为主动，才能从根本上符合经济社会发展对档案价值的需要。”因此，要深度挖掘档案价值的潜在性、现代性和增值性：第一，档案价值的潜在性是指档案的价值在形成后，处于静止的存储状态，要经过档案管理人员的信息整合、提供利用，将档案的隐性价值转化为显性价值，才有利于实现档案价值的发挥。第二，档案的现代性是指档案作为历史过程中的信息储备而对现代社会的有用性，要通过各种现代化信息技术运用，将储存信息进行释放。第三，档案增值性是指在档案原有价值基础上派生出新的价值，建立档案之间的关联性，不断增加档案利用范围和档案利用次数，使档案价值拥有信息知识的无限扩充性。2）档案现实价值体现的挑战。企业档案价值在现实运用中，具有以下两个方面的挑战：一是在实施档案价值与作用发挥的过程中，档案服务的基本要求就是检索出目标性档案。但是，随着时代的进步，档案利用者不再满足于简单的题目、文件编号等单一信息检索，而是需求输入关键字的全面检索，只要是有一点联系的档案都希望通过档案系统全盘检索出来，从中挖掘更有价值的档案信息。这不仅需要档案系统更加网络化、精准化、知识化和个性化，还需要档案管理人员自身要具备较强的信息管理水平和档案业务水平，在信息时代网络联通的模式下，档案管理人员应该以互联网思维重构档案工作的制度和流程，拓展档案价值和作用的深度与广度。二是由于档案的信息化和互联网化，既要保证企业档案的价值和作用最大化发挥和表现出来，又要做好档案信息安全问题，这对于今后的档案工作是一个极大的挑战。首先，在虚拟的互联网世界里，个人和各种社会组织随时随地都可以接收和发布档案信息，因此档案系统要拥有可靠的技术保密手段，防止档案数据的泄密;其次，还要加强对原始档案数据的管理工作，避免发生档案信息丢失、失真、损坏等情况，保证档案的原始性、证据性、安全性和合法性。因此，要构建形成更加完善的档案信息安全管理体系，使体系内的各项责任制度落实到位，认真执行，避免一切可能出现的安全隐患。
3 企业档案价值和作用发挥路径
1）以开放为理念，增强企业档案价值发挥意识。实际工作中不应该一直是“重整理、轻使用”的传统思维，档案人员不仅要做好档案的收集、整理、保管等基础业务，还要坚持一切以基础业务为中心的建设工作，提升利用檔案价值和作用的水平。利用微信、QQ等新时代信息传播工具，主动把允许开放的档案数据信息推送和发送到档案开发和利用者手中，促使档案管理理念向“开放”转变，在开放的同时，也要注重保密，既要做好档案工作人员的保密知识与保密意识，更要重视和加强档案信息保密环节，尤其是涉密档案的档案管理，要做好一系列严密的制度措施。 当然，涉及企业秘密的档案，在利用前要进行严格的审核。除了涉密档案及不便公开的档案之外所有在公开范围内可以公开利用的档案，必须本着“服务企业、服务员工”的原则，保证普通档案用户在档案利用方面不设置制度上的障碍，这样才能真正使馆藏档案在主体利用过程中实现价值提升，使档案工作真正发挥现实价值。2）以主动为方式，提升企业档案价值发挥空间。结合现有的档案管理系统，为档案利用者尽可能地简化环节，尽可能地使每一位档案利用者得到满意的答复，最大限度地实现主动服务、对接服务、跟踪服务，例如，推出档案微信公众号、档案APP等服务方式，以用户需求为导向，有效整合档案资源，深度挖掘、分析档案价值和作用，使更加真实、全面和客观的档案信息服务于档案利用者。档案部门要准确地把握生产经营管理、深化改革、高质量发展对档案的利用需求，随时做好企业在重大决策、资产评估、资产划拨、巡视审计、生产建设等档案资源提供利用服务工作，不断创新和探索高效方便的服务方式，主动开发档案信息资源服务企业生产经营管理和改革发展。档案管理人员还应主动与档案利用人员进行沟通和交流，力求精准理解档案利用者的查阅需求，提高档案信息检索能力，从侧面提升档案的价值和作用。3）以技术为保障，发挥企业档案价值凝聚效益。随着企业档案信息化水平的不断提高，不仅要做好档案服务工作，更要做好企业档案宣传工作，在档案部门和企业其他生产部门建立桥梁和纽带，使一线员工真正了解档案知识和档案库藏资源，提高档案工作者的档案意识和档案利用者的查档意识，进一步提高档案利用率。企业档案管理人员还应利用科学技术手段，对档案利用效果及时跟进了解，及时对有价值的信息进行反馈、总结，为企业的经营发展提供档案利用的最大化。近年来，随着互联网、大数据、云计算和人工智能等数字时代产物的出现，对档案工作的环境、理念、模式等产生了深刻的影响，也促使档案工作进行变革。利用现代信息技术，切实解决电子文件数量大、数据类型繁多、数据结构性强等问题，通过对档案资源开发利用，以及对档案信息资源共享，实现企业档案信息资源的二次加工利用，最大限度地发挥了企业档案价值的凝聚效益。
参考文献
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