信息开放制度下的档案数字化管理探讨

    赵艳阳

    摘? 要：本文分析了信息开放制度下的电子档案数字化管理中的问题，包括节点留存、集成整合、可持续发展等8个方面。

    关键词：电子档案;档案数字化;可持续发展

    Abstract： This article analyzes the problems in the digital management of electronic archives under the information open system， including node retention， integration and sustainable development， etc.

    Keywords： Electronic archives; Archive digitization; Sustainable development

    国家档案局在《企业电子档案和电子档案管理指南》中指出，电子档案是具有登记凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。如何管理这些新型的信息记录呢？美国联邦政府社交媒体档案管理指南要求对于这一类新型的信息记录，要有多类人员来共同承担发布和管理的责任。面对这样一种新的技术环境，电子档案成为传统档案的补充和档案管理体系的重要组成。

    由此，档案管理体系由纯粹的内部档案管理，转变成在信息系统当中形成并传递，因为档案同时在不同部门、不同领域中形成，大量的办文是通过计算机操作;而业务流程更需要和各级部门负责人、业务人员进行密切的交流、沟通、合作;依法行政、依法办文需要和法律审计等专业工作者交叉协作;开发档案文化产品和保障档案管理的安全等是要和很多领域的职能人员紧密协作、共同打造的档案数字化管理体系。

    1 节点留存。档案为了长久保存，特别是电子档案，需要在每个阶段办理的每一步都要留下原始数据，而数据的捕获留存有些是系统自动完成的，有些就需要经办者在每个阶段把相关信息捕捉下来。

    具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息，必须能够具备档案的属性，是直接形成的历史记录，且须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

    2018年，英国司法部下属的英国法院和法庭服务（HMCTS）和英国内阁办公室开放创新小组联合会议在区块链平台上开展电子证据的存储试点项目。联合国档案馆将由国家数字化管理联盟（NDSA）创建的数字保存成熟度模型作为数字馆藏保存水平的标准并测试了一组开源工具应用于数字馆藏的长期保存 。

    2 集成整合。档案职能的拓展和档案管理体系的扩大，信息和档案成正比海量累积，信息冗余也随之产生，解决这个问题需要进行电子档案信息平台的功能整合。

    现在很多社交媒体、信息平台已形成交叉、共享的模式，产生了一些跨资源、跨领域的专题资源库、文件数据库、专题档案馆等，需要多方合作的健全的档案管理框架，共同开发，共享信息，开展培训，支持电子文件管理的工具等，甚至包括国家层面的信息合作共享。

    目前许多单位电子办公OA系统，大量的功能嵌入在办公系统中来自动对接，在文件处理的同时完成长期保存功能。例如，社保卡网上信息采集、办卡、查询、缴费等功能集成一体，最终形成个人社保账户资料。

    3 可持续发展。这个概念是联合国最早提出来的，以期关注整个人类社会的可持续发展问题，而信息化社会和大数据背景使得档案领域也面临可持续发展问题。信息的使用、归档，就不能脱离档案信息管理平台，要保证它的长期可用性，以及必要的可迁移性、衍展性等等，以保证其开发利用实现其价值，包括其经济价值。

    4 有效便捷。即公开的信息应是真实的、便于查找的。在档案开放中，出现了很多新的概念：云部署、利用触发、激活等;同时也出现了一些创新的方式方法：开发档案的文化产品、专题网络视频、媒体合作专栏等。

    陈春花指出，疫情期间“私域流量”[1]的影响力，导致许多信息真伪难辨，提醒要真正认识和正确利用“私域流量”的影响力，技术把控信息的透明、公开和及时，尽可能充分发挥各类信息公开平台和渠道的作用，让获取者获取的过程变得更加简捷、更加方便，使得获取的信息使用性更好。

    5 主体广泛。档案利用者会出于凭证或学习、甚至休闲等多种需求利用档案，所有对信息有获取要求的人或团体，都是获取主体，包括利用者个体、公民个人、企事业单位、各种组织等。

    所有提供信息的载体，都是供需主体，比如公共资源配置方面的信息、社会组织和中介机构的信息、国有企业信息等。此次疫情，社交媒体信息喷涌式出现，政府、团体、个人形成了多维联系，互为主体，互相服务。

    6 依法开放。《档案法》规定档案的开放年限是“自形成之日起满三十年”，[2]限定哪些档案可以提前开放，哪些档案可以延迟开放。但目前很多信息自形成就公开，这就出现很多新问题。

    《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府信息公开条例》中关于档案信息的开放的法律适用问题的不协调之处做出了明确规定，[3]不管现在是叫做档案还是叫做信息，以其存在地点、移交到档案馆前后适用《中华人民共和国政府信息公开条例》和《中华人民共和国档案法》，并进一步拓展公开的内容，强调对于行政、决策、执行、管理、服务、结果方面的信息，要坚持“以公开为常态，不公开为例外”的原则。我国档案开放制度建设存在开放的时限和范围缺乏具体标准，档案的解密、鉴定协作难以落实等情况。[4]

    王向女提出，宏观层面档案法律、制度等多方面采取措施不断地对档案开放范围进行调整，微观层面实践部门在遵循相关法律法规的基础上结合实际情况制定符合自己的档案开放范围。[5]

    7 监管或第三方评估。有了好的制度，也需要相关机制来保障实现，依法管理更加规范。

    2015年首次提出了对政府信息公开进行第三方评估。[6]《中华人民共和国政府信息公开条例》明确各级行政机关和某些组织、部门要公布年度报告，接受公众的监督，或者由政府信息公开工作主管部门和监察机关负责对行政机关政府信息公开的实施情况进行监督检查、各级人民政府定期对政府信息公开工作进行考核、评议。

    而独立的第三方评估可以对信息公开的质量、数量有一个独立的评价，是一种非常好的激励机制。

    8 联动创新。近些年来随着信息平台的广泛发展，实现了档案的多途径的公开，把社交媒体运用到档案管理工作当中，并且初步形成了利用网站、微博和微信等社交媒体开放档案这样的制度、框架、体系，周文泓认为“社交媒体平台即为档案库”。[7]

    利用现代技术实现馆藏档案的整合与共享，同时，通过跨界合作，丰富档案资源，满足用户多元化需求。刘贞伶提出应加强档案法律机构的合作，推动立法完善、提升政府部门的工作效能、保障企业与个人的合法利益，推动档案的现代化管理。[8]体现在民生档案的联网开放中尤其突出，基本实现了以省、市档案馆为中心，形成了一个纵向跨层级、横向跨地区的馆际联动。

    参考文献：

    [1]陈春花.面对重大突发公共卫生事件的治理机制建设与危机管理[J].经济管理，2020（03）： 12.

    [2]中华人民共和国档案法[EB/OL].http：//www.npc.gov.cn/wxzl/.

    gongbao/2017-02/21/content 2007620.htm.

    [3]最高人民法院.关于审理政府信息公开行政案件若干问题的规定.2010.

    [4]韦忻伶，安小米.开放政府背景下的档案开放准备度评估体系研究[J].图书情报知识，2019（03）： 72-80.

    [5]王向女，户胜南.“互联网+”时代下档案利用影响因素研究[J].档案与建设 ，2020（01）： 25-29.

    [6]国务院办公厅.年政府信息公开工作要点.2015.

    [7]周文泓.社交媒体平台作为档案库的内涵及特点解析[J].档案学研究，2019（02）： 104-110.

    [8]刘贞伶.电子档案法律證据价值的维护研究[J].档案与建设，2020（01）： 38-41.

    （作者单位：南阳医学高等专科学校第一附属医院? ? 来稿日期：2020-08-11）