博物馆数字化时代档案管理的创新与优化模式思考探究
张怀琴
摘 要：本文针对博物馆数字化时代档案管理的创新和优化模式进行分析，介绍博物馆数字化档案管理的分类和建设意义，对比博物馆传统档案管理和数字化管理的不同，并提出加强博物馆数字化档案管理的有效对策，希望能够为相关工作人员起到一些参考和借鉴。
关键词：博物馆;档案建设;数字化管理;创新;优化
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.091
博物馆属于非营利性场所，在具体经营过程当中，需要相关工作人员能够有效开展数字化档案管理工作。尤其在信息化时代下，对我国博物馆的数字化档案管理工作开展也提出了全新的要求。为了能够进一步提升档案数字管理水平，博物馆的档案建设需要充分应用先进的信息技术，并合理的采取有效对策，进一步促进数字化信息技术的应用，使档案管理工作质量和效率得到有效的提高，从而更好的满足博物馆档案管理工作的实际要求[1]。
1 博物馆数字化档案管理工作概述
1.1 博物馆数字化档案分类
实际上，博物馆档案按照具体的属性和类别，可以具体分为藏品档案和文书档案兩种类型。其中文书档案主要是指以纸质材料来作为载体进行记载的相关文字记录档案，主要是指博物馆在开展行政管理活动时所形成的具体人事行政档案、财务档案、管理制度以及设备档案等。而藏品档案则主要是以物品实体来作为载体进行记录的一种档案形式，能够对藏品的实际情况进行科学、准确的反映，其具体包括藏品档案册和相关编目卡片等，详细记录了产品的具体名称、尺寸、质地、来源、现状以及重量等，同时还包括相关的入馆原始单据、原始记录、修复记录以及相关的注销凭证等。
1.2 博物馆数字化档案建设的意义
博物馆开展数字化档案管理具有十分重要的作用。
首先，可以更好的对档案资料进行储存，通过应用数字化技术，可以使以往档案载体的限制得到有效打破。目前，相关工作人员可以通过网络数据来有效的储存信息，从而提升管理水平。
其次，加强博物馆数字档案建设，可以对一些重要资源进行有效的保护。博物馆当中有着十分重要的文物资料，因此需要有效的建设数据库为人们提供服务。
2 博物馆档案传统管理与数字化管理的对比
博物馆传统档案管理模式在具体工作开展过程当中，相关工作人员主要凭借自身的经验来对实物档案进行选择、判断和整理，其对象往往为档案实体本身。而博物馆数字化档案管理模式则主要通过相关专业人员利用设备、仪器等来对档案信息数据进行分类、储存，因此具有多维、立体等相关特点。和传统档案管理模式相比，数字化档案管理模式在具体收集、保护、储存以及传播档案时都具有十分明显的优势，具体包括以下几个方面。
首先，传统档案管理模式需要通过具体的收集、收购、发掘以及人手整理等相关过程来获取具体的信息，数字化档案则可以通过对信息化技术的应用，采用信息交换或模拟信息转换等相关途径进行有效的获取。传统档案在进行储存时，往往需要使用到库房或文物柜架等，因此会占用博物馆较大的空间。数字化档案管理模式则可以以磁盘、硬盘、光盘等相关介质来有效的进行储存，其占用的空间面积相对较小。
其次，从档案保护管理的角度进行分析，传统档案在具体保护过程当中会受到一些自然环境的影响，如温度、湿度、光照等，往往具有较大的修复难度，数字化档案管理模式则可以通过编码和信息技术来对档案进行有效保护。
再次，从档案传播角度进行分析，传统档案管理模式在传播时主要采用巡展方式，其速度和影响力都受到了一定的限制，数字化档案管理模式则可以利用新媒体技术创新传播方式有效地进行传播，可以进一步提升传播效率和传播影响力。
最后，从档案展示角度进行分析，传统档案管理模式往往只能通过展柜向人们进行展览和陈列，这种方式比较单调。而数字化档案管理模式则可以采用VR技术、多媒体技术以及三维技术等，使展览方式更为多元化，也可以达到更加生动形象的目的[3]。
3 博物馆档案数字化管理创新和优化对策
博物馆是我国用来珍藏自然和文化遗产的重要场所，而其中相关档案资料具有十分重要的收藏价值，可以用来进行历史性和艺术性的研究工作，从而为人们提供相应的档案服务。随着信息化技术的快速发展，我国逐渐进入到了数字化时代，博物馆的档案工作也产生了一系列的转变，在开展档案工作时，不再仅依靠相关的人工方式来进行操作，数字化管理方式正逐渐得到有效的应用。而在新时代背景下，如何有效的开展博物馆数字档案管理工作，成为相关工作人员不断思考的一项问题，这需要博物馆能够对数字化档案建设的重要意义产生明确的认识，并结合自身的实际情况有效的运用先进管理技术，从而建立起信息化、数字化和智能化的档案库，使博物馆档案数字化管理水平得到有效的提高[4]。
3.1 加强档案管理软硬件建设
博物馆档案处理手段和其他行业有着一定的区别，其主要在于相关档案资料具有多样性的特点。例如，博物馆的主题为革命事迹，那么从其材质来进行区分，其典藏可以包括数十个大门类的档案资源。对此，如果要将上述档案进行有效的数字化储存，则需要相关的软硬件设备。由此能够看出，博物馆在开展档案数字化管理时，相关软硬件的建设是其重要基础，也是确保管理工作能够有效开展的重要条件。这需要博物馆相关负责人对软硬件建设工作加大重视，并在资金方面加大投入。具体来说，在硬件建设过程当中，一方面需要对库房建设加大重视，同时还应为其配备相应的数字化管理信息系统，具体需要包括数字影像系统、网络系统、文件扫描系统等。而在软件建设过程当中，相关管理人员需要不断总结经验，并尝试开发出与博物馆自身数字化管理需求相符合的软件，可以加强和一些软件开发商之间的交流和合作，从而对自身管理工作开展所需要的软件进行有效的研究和开发，确保能够为博物馆档案的提取、出入库等操作提供重要的软件支持。
3.2 完善档案数字化管理制度
博物馆在开展数字化档案管理工作时，需要制定出完善的管理制度。具体来说，博物馆需要结合档案的数字化处理过程，制定出相应的管理机制，对其格式、标准、规范等进行统一。相关工作人员需要结合档案管理中所涉及的信息资料、工作项目等来对其流程和定义进行统一和规范。通过规范档案信息资料，可以提升信息数据的准确性和完整性。博物馆需要结合档案所关系到的相关信息资料，具体包括数量、类别、名称等统一标准来进行完善和整理，使其内容、分类、格式等能够达到统一。与此同时，博物馆的相关工作人员还需要严格按照数字化管理制度有效的落实相关信息化措施，对档案信息进行数字化处理，具体过程应该包括录入相关的文字资料、扫描处理文物图片，并处理相关数码图片等[5]。
3.3 建立博物馆档案管理数据库
博物馆通过建立档案管理数据库，可以在获取档案信息资料时更为方便和快捷。档案数据库一方面能够对相关原始档案资料进行巩固和涵盖，同时还能够对信息进行补充，使档案资料的记录从最初的诞生阶段到之后的所有信息资料都能够得到有效的记录。例如，博物馆某藏品档案的具体尺寸、名称、历史、来源等相关原始信息可以记录在信息库当中，并能够结合该藏品的实际情况和后续信息及时进行更新和记录，如藏品参与哪些展览、所具有的效果以及相关的学术论文等。除此之外，博物馆在建立档案数据库后还需要设置相应的权限，针对不同群体来合理的设置其所具有的权限。这样一来，人们能够通过博物馆的档案信息管理系统对其所需要的档案信息资料进行检索，合理的利用人力、物力和财力。同时，博物馆还需在自身网站的主页当中对其他内容进行合理的设置，发布关于藏品的相关展览资料和档案介绍，并设置具体的交流平台，可以使相关人员在其中进行有效的沟通和交流，使广大群众能够更好地获取展览信息和产品信息，使数据库得到有效的利用。
3.4 加大档案管理队伍培训教育力度
在博物馆档案管理工作当中，人才队伍是十分重要的一项因素。特别是现如今信息化技术得到全面发展的重要阶段，对博物馆工作人员的管理水平也提出了更高的要求。在此时代背景下，相关博物馆的档案管理人员一方面需要具有扎实的专业知识水平，而另一方面还应掌握专业的信息化技术。具体来说，博物馆相关档案管理部门需要有效的开展培训教育活动，并通过建立起多层次和多门类的知识培训体系，使相关档案管理工作人员自身的知识体系得到有效的完善。除此之外，博物馆相关档案管理部门还需要组织具体的专题学术和业务交流会议活动，邀请专家来举办相关讲座，从而为博物馆档案管理人员讲解档案管理的先进理念、方法和未来发展趋势等，使博物馆档案管理水平得到有效地提升，提高相关管理人员自身的工作能力和专业
水平。
3.5 规范标准化操作
为了确保博物馆能够有效的开展档案数字化管理工作，需要保证信息的标准化操作流程，这也是博物馆在开展档案管理工作时的一项标准要求。从客观角度进行分析，我国博物馆在发展上具有十分明显的优势，我国历史源远流长，自然文化遗产丰富，具有许多的文书和藏品，因此为了对这些珍稀资源进行有效的收藏、保护和利用，需要建设档案。在信息化时代背景下，数字化档案建设工作具有十分重要的作用，为了进一步提升数字化档案管理水平，需要加强数据信息的标准化建设。以藏品档案为例，在进行数字化建设和管理时，相关管理人员需要制定出完善的数字化管理系统，并要充分确保藏品信息编目和收录的真实性和准确性，相关工作人员需要按照具体的要求进行销毁和录入，从而规范博物馆的数字化档案管理工作开展[6]。
4 结束语
综上所述，档案作为博物馆信息化建设当中的一项重要内容，需要加强档案数字化管理。对此，相关博物馆负责人需要加大对档案数字化管理工作的重视程度，并从档案管理软硬件建设、完善管理制度、建立数据库等相关措施进行入手，使博物馆档案管理工作的质量和效率得到有效提升，从而进一步促进博物馆的信息化建设。
参考文献
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[2]張婷婷.信息时代对博物馆档案数字化管理工作的思考[J].参花，2019，（13）：120.
[3]王丹1.信息时代对博物馆档案数字化管理工作的思考[J].报刊荟萃：下，2018，000 （008）：P.82-82.
[4]韩玉.浅谈如何提高博物馆藏品的数字化管理工作[J].中国管理信息化，2019，22（15）：150-152.
[5]郭晓丹.博物馆档案的数字化管理[J].卷宗，2018，（15）：93.
[6]张扬.信息时代对博物馆档案数字化管理工作的思考[J].城建档案，2017，（2）：21-22.
