档案信息化建设存在的问题及对策分析
摘 要：随着信息技术的发展，利用互联网平台实现档案信息化管理已经成为档案部门未来的发展方向。在推进档案信息化建设的过程中，仍还存在不少的问题和困难。本文便针对档案信息化建设过程中存在的问题进行分析探讨，寻求解决对策以改变当前档案信息化建设发展面临的困境。
关键词：档案管理;信息化;问题;解决对策
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.105
当今社会是一个信息化高度发展的社会，档案信息是社会发展必不可少的信息资源之一。档案信息化也关乎国家信息技术的发展。加快档案信息化的发展建设，扫除档案信息化建设过程中的障碍，推进档案部门向现代化方向发展，是适应当前经济社会发展的必然要求。但在目前档案信息化的发展过程中，尚还存在不少的问题，比如基础设施配备不完善、档案信息传送入库面临困难、档案信息建设存在安全隐患、档案信息化专业人才相对不足等问题都制约了档案信息化建设的发展进程。因此，分析档案信息化建设发展过程中存在的问题，寻求应对方案是亟待我们去解决的问题。
1 档案信息化建设中存在的问题
1）基础设施配备不完善。在档案信息化的建设过程中，必要的基础设备必不可少。在档案信息的资源管理、信息共享以及维护系统安全时，往往需要计算机软硬件设备等相关的基础设备的支持来维持档案信息系统的运作。但由于档案信息部门属于国家事业单位，日常运作的资金支持还主要来源于国家的财政，这些相关的基础设备又相对来说较为昂贵，财政预算往往难以满足其信息化的发展需求。因此，档案信息化建设会因为发展资金不足，基础设施配备不完善而导致发展建设速度缓慢甚至停滞。
2）档案信息传送整理入库难度大。做好档案信息化建设，首先就是要改变传统的档案归纳储存的方式，同时也要把传统的纸质档案归纳整理，纳入信息库管理。在这个过程中就会遇到一些主客观因素导致的问题。比如档案信息存留年份过久，图片或者录音材料难以读取录入到系统中，从而给档案信息整理入库带来困难。同时，在信息共享与传送方面，可能会因为网站权限等问题造成档案信息的传送困难或者资源共享难以实现的情况。在改变传统的档案信息管理模式，推进档案信息化的过程中我们也必须要克服这些问题。
3）档案信息存在安全问题。在档案信息化的建设过程中，必须要考虑档案信息的安全问题。不同于传统的档案信息管理方式，这种新型的信息管理方式必须要借助互联网平台。但是，在当今社会发展进程中，信息技术迅猛发展，给人们的生产生活带来极大便利的同时，互联网病毒和黑客的存在也一直在威胁着互联网的安全健康发展，这也给档案信息化的发展造成了一定程度的威胁。在档案信息管理方面，由于管理人员的安全保密意识不足或者重视不够，在档案信息传输的过程中也会留下信息安全隐患。另外，档案信息自身的安全系统也很重要，有些信息系统安全系数不高，传送文件受系统限制也会造成档案信息出现安全问题。
4）专业的档案信息管理人才匮乏。在当前的经济社会发展条件下，企事业用人单位多出现老龄化趋向。在档案信息管理部门也存在此种现象，专职档案信息管理人员的年龄偏大，对互联网信息技术了解不够，操作不熟，无法熟练的借助互联网平台进行档案信息的操作管理，从而影响档案信息化建设的发展步伐。同时，国家对档案信息工作未建立起专业的资格审查标准，也没有严格意义上的行业规范来约束档案信息管理的从业人员，因此，档案信息管理人员往往在专业素质上有所欠缺，导致档案信息部门专业人才相对不足。
5）档案信息化整体发展不平衡。在档案信息化的发展建设过程中，由于受资金、技术、管理经验等因素的影响，档案信息化建设整体呈不平衡的发展态势。资金配备不足导致基础设施配备不完善，档案信息管理人员信息管理观念陈旧落后，管理手段跟不上信息发展的要求，因而导致档案信息化建设进程缓慢，整体发展不平衡乃至趋于停滞状态。
2 信息化建设问题对策
1）争取政策支持，提高资源利用率。在档案信息化建设的发展过程中，要争取国家财政部门的资金支持，为信息化建设的发展打好物质基础。在财政支持无法完全满足档案信息建设发展的需求时，也要积极发挥主观能动性，寻求专项发展资金支持或争取地方重点发展扶持项目，增加档案信息化建设的发展经费，拓展资金来源。同时，也要做好资金的合理配置，完善基础设施的配备，满足档案信息化建设的发展。
2）推进档案信息资源管理。借助互联网发展平台，运用信息技术建立数字化的档案信息库，对档案信息进行数字化的归纳整合，在信息资源读取录入的过程中，采用高端设备进行扫描读取，保证文件页面，音频音效不会失真，完成文本档案资源的数字化转换，促进档案信息化建设的发展。同时，建立档案信息化管理机制，提高计算机和互联网技术在档案信息管理中的应用，推进档案管理的信息化、专业化水准。
3）完善档案信息的安全管理。档案信息资源的安全问题，是档案信息化建设发展中要解决的一个重要问题。首先要保证档案的储存安全，在存储的过程中，要确保档案信息系统的安全性能，避免服务器损毁档案文件信息。同时，要确保系统在存储的过程中自动备份，避免因为信息文件损毁造成损失。其次要保证存储过程以及其他运作过程中的信息安全，提高计算机的防火墙性能，减少因外界的侵入和人为破坏造成的档案信息的损失或泄露。三是要确保信息终端安全，在档案信息传送共享的过程中，注意身份的识别认证，避免终端的档案信息泄露，减少档案信息的安全隐患。
4）加强档案信息化专业的人才培养。在档案信息化的建设过程中，要建立适应现代化信息发展的人才培养机制，培养专业的档案信息建设发展人才;完善档案部门的行业规范，让档案信息化建设过程中更加规范的管理运营档案信息;改善原有的部门人才结构，引进新型档案信息管理人才，更新陈旧的信息管理观念，鼓励人才发展适应信息技术的发展，提高从业人员的整体素质。建立行业资格的审查标准，提高行业的准入门槛，使档案信息管理成为一个专业化的发展方向。同时，还要鼓励档案部门从业人员发扬创新精神，进一步完善档案信息系统的管理，提高档案信息化水平，促进我国档案事业向现代化方向发展。
3 结束语
促进档案信息化建设的发展，是我国档案事业发展的必然趋势。我们要善于认识和发现档案事业发展过程中的问题，分析探寻问题产生的根源，积极寻求解决对策，尽可能减少这些问题对档案信息化建设的影响。同时，我们也要从当前的这些问题当中，推测档案信息化建设在未来的发展方向，避免出现类似的发展问题。让档案信息化建设发展向更加专业化、现代化的方向发展，提高其信息化水平，推动档案部门更加建立健全发展，为国家的档案信息发展提供借鉴。
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作者简介
杨华（1983-），女，河北围场人，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。
