“档案形成”一说思考

    庞宇飞 明丽丽 张月凡 朱富成

    摘? 要：本文对王茂跃《档案形成若干提法异议——以为例》一文进行了讨论，以档案学思维对“档案形成”相关概念与文字表述、“鉴定、立卷、归档”的工作对象进行了思考，认为在档案学研究范围内，有关“档案形成”的表述合理，涵义清晰且符合行业共识，“档案形成过程”和“档案形成规律”客观存在，“档案有意识形成理论”与“档案自然形成规律”并不矛盾。

    关键词：档案形成;档案形成规律;档案形成过程

    Abstract： This article discusses Wang Maoyue's paper 'Several Opinions on the Creation of Archives-Taking 'An Introduction to Archival Science' as an Example'， uses the thinking of archival to discuss the related concepts and textual expressions of 'archives creation'， and the subject of 'adjudge， filing， preserve'. This paper considered and believed that within the scope of archival studies， the expression of 'archives creation' was reasonable， clear in meaning and in line with industry consensus， 'archives creation process' and 'archives creation law' exist objectively， and 'archives conscious creation theory' It is not contradictory to the 'natural creation law of archives'.

    Keywords： Creation of Archives; Archives Creation Law; Archives Creation Process

    《档案管理》2020年第3期发表了王茂跃教授《档案形成若干提法异议——以为例》（以下简称《异议》）一文，该文对档案学理论中“档案形成”的词义、档案形成过程、档案形成规律和档案有意识形成四个方面进行了新的解读，笔者认为，该文具有独特视角，观点新颖，值得讨论。[1]

    1 “档案形成”词义解读

    1.1 “形成”与“档案形成”。我国档案学领域中首次出现“档案形成”这一表述的研究型文献是1954年吴宝康发表在《山西政报》上的《论档案工作的意义及目前存在的问题》一文，“档案是各个机关、团体、部队……在其全部工作活动中所形成并已处理完毕保存在档案馆（室、库）中的一切文件材料”。[2]这个表述沿用至今，不仅在档案工作和学术性研究中使用，同时也被写进档案相关法律法规和政策文件中。

    《异议》一文认为，档案形成中“形成”二字多余，从具体词义上看，“形成是指‘通過发展变化而成为某种特点的事物”。[3]

    “形成”二字的含义解释是全文的重要论据。该文对于“形成”二字，依据中国社会科学院语言研究所词典编辑室所阐述的表述无误，但对于“形成”一词的理解，通读全文发现：该文中意指新事物的产生、旧事物发生空间几何形状改变等能以五感捕捉感知事物本体形态改变的变化，但不指事物的空间移动、事物历经时间变幻、事物质的抽象变化等不出现空间几何形态与具体变化的改变。

    本文理解的“变化发展”，不仅仅包括几何形态的改变，也包括事物历经空间与时间的改变。

    在哲学范畴，“发展”指的是“事物从量变到质变的过程，是新东西的产生和旧东西的衰亡，是由低级形态到高级形态的前进、上升运动……反映了事物新陈代谢的不可抗拒的规律……具有客观性和普遍性”[4]“变化”指的是“与运动同一层次的哲学范畴。指事物性质、数量、结构和位置等某种具体内容的改变，是若干事物及事物的各个方面相互作用的结果。”[5]恩格斯曾说，“当我们深思熟虑地考察自然界或人类历史或我们自己的精神活动的时候，首先呈现在我们眼前的，是一幅由种种联系和相互作用无穷无尽地交织起来的画面，其中没有任何东西是不动的和不变的，而是一切都在运动、变化、生成和消逝。”[6]

    从辩证唯物主义的角度出发，任何事物都处在不断地运动和变化中，同样，文件的运动也是客观的存在。根据《异议》一文有关文件（文书）与档案关系的论述，可知该文认可文件和档案的继承转化关系，或许在从文件到档案的这一运动过程中文件材料未出现几何形态改变，但其功能与用途、价值与属性等有了发展与变化。因而，本文认为档案“形成”一说，并无不妥。

    1.2 “档案形成”一说是否易使语义混淆。《异议》一文称，“形成‘某种情况下和产生同义，因而‘档案形成与‘档案形成词义相近，而产生是指‘由已有事物中生出新的事物;出现”，[7]所以“档案形成”用以描述档案概念或档案事物的历史沿革与发展十分合适，而用以描述从文件到档案的这一运动过程反而不准确，“档案形成”是一个具有歧义的表述。

    首先，“形成”与“产生”在“某种情况下同义”，说明了是在特定情形、部分情形下同义，但并不代表所有情况下都能以“产生”替代“形成”，需要区分使用情形和语境。在《现代汉语大词典》[8]《新华汉语词典》[9]等诸多词典中，“形成”一词的释义都强调是“通过发展变化”而成为具有某种特点的事物，而对于“产生”一词，则表述为“由已有事物中出现新事物”。

    可见，虽然二者词义相近，都是描述新事物的出现，但“形成”更强调发展变化这一过程，“产生”则未着重描述这一过程，例如，“学生通过课后温习总结，才能使自己所学知识形成体系”，按照语言习惯，通常这里的“形成”不以“产生”所替代。文中并没有充足论据可以论证“档案形成”可以等同于“档案产生”。

    其次，“档案形成”这一表述通常情况下并不会存在歧义。《异议》一文根据对“形成”二字的理解，认为“档案形成”既可以用来表述档案历史沿革与变化（档案概念的起源与产生），也可用来表述文件、文书等到档案的这一运动过程（档案材料的运动与变化），且用以描述前者更合适。[10]

    虽然依据“形成”二字来说，抛开专业认同和表达习惯来讲的“档案形成”一词的确可以从这两个方面来理解，但事实上，纵然话语内容很可能被理解为多种含义，但在每一个不同的语境下，都可以找最佳关联，使交际双方可以达成共识。[11]

    语义理解并不能脱离语境，根据《异议》一文所举例，在诸多档案学概论著作中“档案形成”一词的上下文均明确为“各个法人和自然人……在社会实践中形成档案……”“人们在社会实践中使用了文字记录，保存起来便形成了档案”等表述，[12]显然此处“档案形成”所指并非是“档案的历史沿革与发展”，而是档案在社会实践中的运动过程。

    可以说，“档案形成”迄今为止已经是一种约定俗成的表达，所指意义明确，在语境清晰的情况下并不容易引起歧义。

    2 “‘档案形成过程提法不合理”存疑

    2.1 档案是否存在“形成过程”

    2.1.1 忽略文书与档案的区别，认为档案没有形成过程。《异议》一文认为，“文字记录（文书）保存起（下）来就是具有档案特点的事物，就成为档案，或者干脆说，就是档案。”否定了档案具有形成过程，认为“保存下来的文书”即为“档案”，后文又说，“档案是过去文书、文件的积累、留存、挑选、转化的结果，使用形成并不恰当。”[13]

    根据“积累、留存、挑选、转化”四词，可以直观清晰地了解从文书到档案这一运动的时间顺序。这说明该文认可从文书文件到档案具有一系列复杂的发展运动过程、承认档案与文书继承与转化的关系，但前文的描述却简化甚至是否定了档案鉴定、否定文书到档案的这一运动过程。

    而且，某物体具有一类事物的特点，并不能判断该物体就是这类事物，例如，农作物具备商品的特点（是劳动产品），但农作物未必能成为商品;保存下来的文书具有原始记录性这一档案的特点，但不能肯定其是否具有档案应有的社会价值。所以关于“文書保存下来就是档案”这一说法值得商议。

    在冯惠玲《档案学概论》（以下简称《概论》）中有说明，“所有的文书都可以转化为档案”“过去的文书也并非都能转化为档案”，[14]意为文书因其具有原始记录性这一档案的特点或曰成为档案的必要条件而具有“转化为档案”的可能性。

    事实上，保存下来的文书并不都具备转化为档案的充分条件。档案鉴定是档案工作的必要流程，也是档案形成的重要过程。“人们之所以保存档案并不是因为它是什么形态，而是因为它在社会中有独一无二且不可替代的作用与价值”，[15]并不是所有的文字记录都具有保存的价值。从档案价值这一角度出发，文字记录即便保存下来也未必就是档案，不满足作为档案的充分条件。

    2.1.2 割裂文件与档案联系，认为档案没有形成过程。《异议》一文认为，“根据冯惠玲等《档案学概论》描述，‘人事档案、会计凭证等材料在被制作时已经是档案了，因为它们已经是档案了所以不存在所谓的‘档案形成过程”，并且，“档案是办理完毕的文件，不存在档案形成的过程。”[16]

    《概论》所说的“人事档案、会计凭证”等均为档案材料。“在被制作时已经是档案了”表明了两点，一是这些材料是在人们档案意识的主导下产生的;二是这些材料天然具有凭证作用。

    这些有原始记录性的材料产生的目的就是备日后查考之用，就是为了成为档案材料。

    从过程上来看，是有意识、有目的形成的档案材料，从档案的作用和价值方面来理解，这些材料天然具有凭证作用，所以可以说是在制作时已经具有档案特有属性，是档案，而这些材料并不是凭空出现的。

    例如，《会计档案管理办法》[17]所述的会计档案归档材料中，有会计凭证、会计账簿、会计财务报告等，这些材料无一是凭空出现的，均是在会计活动中形成，并且是在会计行业和档案行业的规则与经验指导下形成的，这些档案材料的形成过程是客观存在的。

    文件生命周期理论是档案理论研究中研究对象扩展、研究视角更新、研究方法进步的重要分水岭，[18]研究对象从单一的“档案”扩展到了“档案前身”，将文件也纳入其中。

    文件与档案材料，在物理形态上是相同的，但是在其价值形态上，却是不同的。如果考虑到文件生命周期中价值形态上的变化和文件运动过程中的对立统一，将文件与档案二者的关系系统综合看待，那么“档案是办理完毕的文件，不存在档案形成的过程”这一说法就有待考量。

    2.2 档案的技术处理程序是否与“档案形成过程”无关

    《异议》一文认为，“‘在制作过程中不是档案的材料所必经的档案技术处理程序，如鉴定、立卷、归档工作均与档案形成无关。”[19]

    基于对“形成”二字的理解，本文认可《概论》对于“档案形成过程”的观点，[20]即各种具有档案价值的材料从产生到作为档案保存并发挥其应有价值这一过程。

    档案这一概念，不同的语境中，所代表的含义是不同的。如果指概念内涵，那便是指档案概念所描述的事物的特有属性，如果指概念外延，就指的是具有档案特有属性的事物。[21]

    鉴定、立卷、归档的工作对象，虽然一般情况下称为“档案”，但指的是有具体物理形态的档案材料（例如具有保存和利用价值的文书文件），而非“档案”这一具有抽象性和反映事物特有属性的概念内涵或者是文件文书转化为档案后所处的特殊价值形态阶段。

    而《异议》一文“档案的鉴定、立卷、归档”中“档案”二字的含义显然与其在此语境下的实指有出入，更偏向是指档案概念内涵或者是材料在文件——档案这一运动过程中所处的“档案”这一形态阶段。所以才会有“既然开展鉴定、立卷工作，说明工作对象已经是档案了，鉴定、立卷与档案的形成无关”的观点。