| 标题 | 档案高效管理的基本路径 |
| 范文 | 许蓉 中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-110-02 摘 要 档案资源产生于企业各项工作，是各类信息资源的集合体，具有重要的凭证价值。新时期，如何对档案资源进行高效化管理，把握档案管理的发力点，推动档案管理转型升级，已经成为档案实务工作者需要重点关注的一个话题。故此，文章着眼于档案高效化管理的角度对档案管理工作展开探讨，希望能够进一步帮助档案管理人员对中有利用价值的档案资源进行收集、分析、评价、处理、存储，实现高效化管理的目标。 关键词 高效管理 档案资源 数据库 必要性 人才队伍 企业档案管理是一种社会实践活动，属于企业信息管理的范畴。管理好和利用好档案资源，不仅仅能够帮助企业更好地生产经营，而且能够为企业各项决策提供参考，减少企业管理和运行中存在的风险。鉴于过去一段时间内部分企业档案管理效率不高的问题，有必要从理论层面就档案高效管理展开探讨，真正发挥出档案资源应有的价值。 一、档案高效管理的概述 所谓档案高效管理，主要是指从档案利用、档案资源整合、档案资源统筹等角度出发，通过完善档案管理模式来对档案资料进行全方位管理和精细化管理的一种管理机制[1]。总体而言，档案高效管理具有以下特点：第一，注重整体控制与分工协调，档案管理部门与业务部门之间的联系加强。档案高效化管理是一项系统性工作，涉及内容多、范围广，不能仅仅依靠档案管理部門，也需要其他业务部门给予充分的帮助和支持。同时，在有限的人力资源环境下，只有企业档案管理部门与其他业务部门之间相互配合与协作，才能最大限度地统筹资源，缩减不必要的中间管理环节，使档案资源的整个生命周期都得到有效、安全、全面的管控。第二，注重信息化技术的应用，强调智能化管理。信息化社会，企业要实现档案高效管理的目标，必须要借助相应的信息技术，提升效率。 二、档案高效管理的必要性 （一）便于档案使用，避免重复劳动的必然要求 当下企业各项工作中产生的档案资源不断增加，如果仍然采用传统档案管理模式，将会给档案管理人员带来压力。例如，如何在有限的物理空间内对档案资源进行保存、管理和开发，将是企业和档案管理人员不得不思考的问题。为此，必须要优化档案管理流程，细化档案管理内容，借助现代化信息技术对档案资源进行管理，确保档案管理实效[2]。一方面，推动档案高效管理工作，能够更好地满足档案需求主体的使用需求和查阅需求。另一方面，档案高效管理强调“一次处理，多次使用”的基本原则，力求从源头上控制档案管理质量，避免后期的重复加工。从这个角度来看，深入推进档案高效管理，能够避免重复劳动的现象发生，充分释放企业的档案管理活力。 （二）为企业决策提供重要依据，发挥档案价值的内在要求 企业档案资源类型众多，不同档案资源所发挥的功效也不一样。但总体而言，档案资源作为一种信息凭证、信息载体，能够为企业决策者提供决策依据。例如，人事档案可以为企业人事工作提供参考；文书档案可以为企业战略决策和政策研究提供依据；科研档案可以为企业创新升级提供帮助。要实现上述目标，必须要深入推进档案高效化管理工作，建立更加细致、完备的档案管理台账，详细收集企业各项工作中产生的信息资源[3]。除此之外，档案资源只有被充分挖掘和利用，才能彰显出其价值。要实现档案利用的目标，首先就要抓好档案管理，避免出现无序化、低效化的问题。 三、档案管理中存在的不足 （一）立卷归档工作不科学，前端控制质量不高 档案立卷归档是档案资源管理的起点，会影响后续的保存、利用和开发。当下，部分企业立卷归档工作不科学，影响档案高效化管理目标的实现。典型表现为立卷归档制度不完善，没有对立卷归档的流程、标准、范围、时限以及其他内容进行明确，无法指导档案管理人员的各项工作[4]。一是立卷归档的流程不明确，许多必要的装订环节、移交送检环节、签字环节被省略，影响档案管理质量。二是立卷归档的要求不明确。以纸质档案管理为例，部分企业没有对用纸规格、书写要求、字迹要求、清晰度要求、材料齐全要求进行细化，影响归档格式和后期的案卷编排。三是立卷归档范围不明确，部分重要的信息资源没有及时归档整理，难以发挥档案资源的价值。四是立卷归档的时限不明确，许多档案资源长时间堆积在业务部门，容易发生遗失、损毁问题。 （二）档案数据库建设滞后，档案管理缺乏系统化 当前，办公自动化、智能化、信息化被很多企业所重视，却并没有对档案管理工作产生很大的影响。部分企业虽然开始通过计算机、档案管理系统以及其他信息技术对档案资源进行处理，但应用程度不高。典型表现在档案数据库建设滞后，难以将“死档案”变成“活资讯”，无法将数据库变成“思想库”“智库”“知识库”。第一，档案数字化进程缓慢，没有及时对既往的纸质档案资源进行处理，导致档案处于“双轨化”的管理状态。部分企业所购置的硬件设施和软件设备无法满足档案数字化管理的基本要求，无法对纸质档案进行数字化转化，更谈不上数据库建设。第二，档案数据库的使用权限、管理权限不明，存在保密风险和使用风险[5]。部分企业虽然建立了人事档案数据库、科技档案数据库，但没有明确相关的权责，导致档案资源在管理和使用过程中出现无序化的问题。第三，部分企业档案资源录入标准不明确，存在重复处理、重复加工、重复劳动的现象。部分业务人员录入档案资源的过程中没有按照既定的标准操作，导致档案管理人员需要重复对其进行加工，影响档案管理的严谨性和规范性。第四，云计算技术、自然语言搜索技术、大数据技术在企业的应用度不高，许多自动化的数据模型、算法模型没有建立，难以实现高效化管理。 （三）忽视档案管理人才队伍建设 近年来，部分企业档案管理人员的数量、专业素质与企业档案管理工作脱节，难以打造精细化的人才队伍。第一，企业培训工作缺乏指向性，所设计的培训内容过于理论化，无法真正应用的实践工作当中。第二，部分企业方式单一，习惯于通过“说教式”的方式开展培训工作，档案培训活动缺乏活力。第三，部分企业人才引进工作滞后，档案管理人员匮乏，难以系统化地开展多项档案管理工作。 四、档案高效管理的基本路径 （一）抓好立卷归档工作，从源头控制档案管理质量 企业档案资源来源面广，既来源于企业内部，也来源于企业外部。企业档案资源的这种特点决定了企业必须要做好档案资源前端控制，健全立卷归档制度，抓好立卷归档工作。一是要细化立卷归档流程，通过规章制度的形式确定下来，要求各个部门严格遵守，确保归档材料齐全完整。二是细化立卷归档要求。一方面，对于纸质档案而言，企业要对用纸规格、书写要求、字迹要求、清晰度要求、材料齐全要求进行规定。另一方面，对于数字类档案而言，企业则应该重点明确图像、声像、影像以及电子文件的格式要求，做到格式统一。三是要细化立卷归档范围，确保重要的信息资源能能够形成档案资源。四是要细化立卷归档时限，坚持“应归尽归，应细尽细”的基本原则，避免档案资源长时间堆积，便于后期档案的清理、更新与销毁。 （二）深入推进档案数据库建设，增强档案高效管理动能 21世纪，企业各项信息资源呈現“井喷式”增长的时代，档案管理部门的工作压力随之增加。为了更好地理清档案管理内容，对不同类型档案实现模块化管理，必须要深入推进档案数据库建设，进一步对各类信息资源进行档案加工、档案充足、信息采集和数据挖掘。第一，加快推进档案数字化建设，为档案数据库建设奠定基础。企业可以结合企业实际需求采购相应的微缩相机、高速扫描仪、格式转化软件、格式处理软件以及档案管理软件，确保档案数字化建设实效。第二，建立企业档案数据库首先要明确档案管理人员以及企业其他人员的查阅权限和操作权限，确保相关人员能够在权限范围内使用和操作数据库。在设置档案管理权限和使用权限的过程中，必须要结合企业档案保密要求、档案管理需求和档案利用需求。第三，明确档案信息资源录入数据库的流程。一方面，可以由档案部门整体负责档案信息资源的录入。另一方面，也可以由业务部门自行录入到相关的中转站，再由档案管理人员审核后录入档案数据库。从确保档案资源完整性、真实性、准确性和规范性的角度来看，第二种方法更能提升档案管理效率。第四，要充分将云计算技术、自然语言搜索技术、大数据技术融入档案数据库，建立相关的信息资源自动采集模型、分类模型和管理模型，真正实现自动化管理、智能化管理和高效化管理。 （三）做好档案管理人才队伍建设，夯实档案高效管理基础 档案管理工作中，人才队伍建设是基础，是后续档案管理的前提。第一，企业要强化档案管理人员的培训工作，增强档案管理人员处理各类档案资源的能力。在培训课程设计过程中，要围绕日常档案管理中存在的问题对培训内容予以细化。第二，要新培训方式，通过人才交流、继续教育以及经验交流等方式对人员进行培训，最大限度地统筹人力资源。第三，要优化人才引进工作，及时引进具有档案管理经验、创新经验、操作经验的人才，制定复合型人才培养方案。 五、结语 档案资源来源于日常公文交接、人事管理、科研活动、行政管理等各项工作，是企业重要的信息资源。企业档案管理不仅能够体现企业各项业务工作的效率和质量，而且反映出企业利用信息、分析信息和管理信息的能力。因此，做好档案管理工作，能够从整体上提升企业运行效率，进一步实现档案资源的高效整合、统筹与利用。当前形势下，档案管理人员必须树立高效管理的意识，转变档案管理理念，创新档案管理方法，进而提升档案管理实效。具体而言，一是要抓好立卷归档工作，从源头控制档案管理质量；二是要深入推进档案数据库建设，增强档案高效管理动能；三是要做好档案管理人才队伍建设，夯实档案高效管理基础。 参考文献： [1]袁惠平.企业推行精细化档案管理的措施[J].兰台内外，2020（12）：73-74. [2]李振利.档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2020（08）：128. [3]郝晓燕.文化引领精细管理 实现企业档案工作标准化[J].办公室业务，2020（08）：146-147. [4]任淑萍.如何提升企业档案质量管理水平[J].城建档案，2019（06）：103-104. [5]梁丹.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].文化产业，2018（17）：48-49. |
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