| 标题 | 不归档的重份文件是不是档案 |
| 范文 | 李振华等 李振华：不归档的重份文件是不是档案?如果不是，把它卖到外国也不算违法吧?如果真是这样，《档案法》设定的三项行政许可不就成摆设了吗? 汉中：按照文书管理的要求，办毕文件有四种处置方法，一是清退“三密文件”：二是留作资料；三是销毁：四是归档保存。只有第四种处置方法可作为档案对待。归档是档案的出生环节，未经过这一环节的都不能视作档案，包括重份文件。但并不因为重份文件不被视作档案，就可任意处置，重份文件仍受到《保密法》的保护，这与《档案法》没有关系。归档时一般应避免重复归档，否则会造成馆室藏中存在大量重复文件，无效占用库房资源。特别是党委、政府的普发文件要严格把关，不要每个单位都归档，造成严重的重复现象。 茂跃：不归档的重份文件肯定是档案。对同一个机关而言，同一内容的文件在完成处理程序后，其实就是档案了，但我们没有必要全部归档保存。因此，归档保存的是档案，不归档的重份文件其实也是档案。既然文件完成了其使命，不是档案是什么呢?重份文件是重复的档案，自然没有必要保存。现在档案室在接收档案时，要求本机关制发的同一内容的文件不少于2份。一份和文件定稿一起保存了，另一份可能销毁了，也可能按照发文字号装订成了合订本，平时利用就利用合订本。那么这个合订本究竟是文件还是档案呢?我倾向于后者。 张奇明：不归档的重份文件与归档的文件无论是内容还是形式上，它们是完全相同的。这里就涉及到一个问题，就好比农民生产的粮食，用于自己食用，那就是“口粮”：拿到市场上交换就是“商品”。因此，没有经过归档处理程序的文件，只能是文件，而不是档案。 金玲：档案管理的实质是指：档案信息的管理和档案信息载体的管理。不管重份文件有多少份，只是形式罢了。就内容而言。那都是档案。至于对新型载体多样化的处理，有的是销毁，有的是作为资料来保存，以减少对档案的利用率。但是不管怎么样，都不能磨灭它承载了档案信息这一事实。所以，它就是档案。 丁从建：我认为应当明确地说不归档的重份文件不是档案：把它卖到国外也是违法的，他们之间是不存在因果关系的。我们知道，我国的档案工作是建立在文书处理工作基础之上的。一般而论，档案是文件立卷归档处理后的又一文件集合。经过文书立卷部门或文书、档案人员的筛选后的重份文件，是肯定不会进行立卷归档处理的。没有经过立卷归档处理的文件，自然是不能称之为档案的，只是有可能成为档案，这里我们不能用作为文件所包含的信息与作为档案所包含的信息的无差别性来等同不归档的重份文件也是档案。文件是文件，档案是档案，文件和档案是有区别的，尽管他们具有信息内容的无差别性。如果说不归档的重份文件也是档案的话，那么我们将身处档案的汪洋大海中。我们各级档案馆的确也还存在着大量的重份文件，这是事实，但我们不能因此说重份文件就是档案。那不是理论意义上的档案，那是工作的不完善所造成的疏忽，是可以通过改善工作，通过鉴别消除的。把不归档的重份文件卖到国外，是违法行为。这是因为不归档的重份文件虽不是档案，但它仍是文书，文书处理有文书处理的具体规定，不归档的重份文件的处理必须遵守文书处理的有关规定，遵守国家保密法的规定，随意出卖文件、扩散国家机密都是违法犯罪行为。 金玲：档案管理最主要是通过鉴定来确定是否为档案，而简单的以归档的这个动作来判断是不是档案，已经不适合时代的发展了。所以。在文档一体化的运作中，我们会很早在所谓的文件阶段就判断它们是档案，因为它们所承载的信息。对于文件所发的份数和发到哪里，在发文时，都有明确规定。 丁从建：鉴定其实也是归档处理这个动作的应有之义。按照现行档案管理的法律法规的相关规定，归档处理是文件成为档案的重要环节。文件要成为档案应该有必要的条件和必经的程序。不然的话，何以区分文书工作、档案工作或是其他工作。《档案法》明确规定了“国家规定的不归档的文件材料。禁止擅自归档”。如果说文件不需要经过归档处理就成为档案的话，如果不以归档处理的这个动作来确定档案身份或已经不适合时代的发展的话，众多档案人所付出的努力，多年来所进行的档案工作基础研究，将是一塌糊涂，难以想象广大档案工作者都干了些什么。就是电子档案管理，它也只是利用文书处理的某些成果，利用电子计算机的高效、便捷，同样需要依照现行档案管理规定进行归档处理，遵从国家对档案管理的规定，是工作方式的变化，而不会改变档案工作的性质。 兴利：在实际工作中，我们还要求立档单位年度文件归档实行三套制(主要指发文，含定稿)。将来向档案馆移交两套，立档单位自己保存一套。你说哪一套是档案?归档的重份文件是档案，不归档的重份文件不是档案而是资料，显然说不过去。所以，可以有两个假设：一是它们都是档案，只不过根据有关规定只归档保存一件而已；二是它们都不是档案，档案形成在前，档案只是指文件的定稿(刘东斌先生的观点)。 沧海：兴利先生，立档单位年度文件归档实行三套制，你问哪一套是档案?我认为哪一套都是档案，因为它们都是归档保存的。至于你说“归档的重份文件是档案，不归档的重份文件不是档案而是资料，显然说不过去。”不敢苟同。我认为归档的重份文件是档案，不归档的重份文件不是档案。至于两个假设，理论上可行，实践上难以服人! 兴利：沧海先生，因为归档就是档案，这一观点不敢接受。目前理论界早已不将归档这一环节作为档案定义的必要条件了，包括《档案法》对档案的界定也无此说法。其强调的是“直接形成的”和“有保存价值的”。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 濮档人：兴利老师的看法我也有同感。从理论上讲。我们似乎不能接受因为归档就是档案的观点，可实际上我们又确确实实是把归档作为文件与档案的分水岭的。因此，从理论上讲，我同意兴利老师的不归档的重份文件是档案的观点；但是，从实践上看。我认为沧海先生的不归档的重份文件不是档案的看法似乎确确实实是现实档案工作的影子， 丁从建：关于不归档的重份文件，我看是否可以这样来理解。即：一是按现行归档范围规定应归档而筛选出不必要归档的重份文件；二是按现行归档范围规定不属于归档的文件的重份文件。如果说前者还可以叫做准档案(系个人称呼)的话。后者我就不 知道该如何办了。严格按照机关文书处理规定，重份文件是不应当存在的。重份文件的存在是文书工作人员工作不到位的表现。单纯从管理的角度，我还认定不归档重份文件不作为档案有如下好处：一是在机关工作的明确分工的前提下，可以减少机关档案工作者对不属于归档范围内的重份文件按有关规定进行处理的工作责任和工作量，让机关档案工作者更好地做好本职工作范围内的事。重份文件在归档时被筛选出来未被装入案卷或盒后，需要对它作出相应处置，其处置过程中自然涉及工作责任和工作量的问题。二是更能提高对档案管理的重视。物以稀为贵，工作也应有个管理原则的问题，若所有重份文件都是档案的话，档案管理也太没有原则和规矩了。三是降低保管成本。如重份文件都是档案的话，就应当按照档案管理的规定执行，这样无疑会大大增加档案保管成本，于发展不利。 茂跃：我的看法是不归档的重份文件是档案。也许有人认为，不归档的重份文件，因未归档保存，肯定不是档案。其实，判定文件是不是档案，不能仅仅以是否归档为标准。只要具备档案的本质属性的记录，就可以认定为档案。那么重份的文件(我认为是档案)为什么不保存呢?因为已经保存了一份，一般重复的档案可以不保存。但从实际情况看，有的单位要求归档几份。重份的档案可以装订成合订本，代替存本使用。重要的合同，签订时一般在4份以上，一个单位起码保存2份，难道只有一份是档案吗? 宁静：我认为不归档的重份文件不是档案。因为文件只有归档以后才能成为档案，即使重份文件归档，在进馆后的整理中也会被剔除。但不归档的重份文件可以装订成合订本，作为资料保存。 桑榆晚：不归档的文件从法律上必须承认它是档案。如果像有的网友说的归属资料，可能要引起很大的麻烦。我们知道，一般而言，保存在本机关的文件和档案都具有一定的保密性，如果将不归档的重份文件做资料处理，一旦有人将它偷走，你如何定性这种盗窃行为。一般而言资料或者没有保密性，或者保密性很低，可是文件和档案就不同了。对于不归档的重复文件无论是作为档案也好，文件也罢，并不重要。关键是将它作为资料没有道理。我觉得单纯的讨论不归档的重复文件是不是档案并不重要，我们讨论的问题必须是在实践中可以操作的，如果你没有把这些不归档的重复文件做档案来界定，必然存在丢失(别人拿走或人员离职)以后的法律责任的认定问题。如果将它们视为文件也可以，通过本单位的《文件管理制度》来追究其法律责任。但是作为资料是不行的，资料的保密程度很低。比如：本单位的A离职前拿走了一份杂志，B离职前恶意拿走本单位没有归档的重份机密档案(文件)，其法律责任肯定是不一样的。 魏新：文件经过归档的环节就成为了档案，从这一角度说，没归档就不是档案。再来说说重份的文件，既然是重份的，那就说明。在已经形成的档案中有与之内容相同的，从保管的角度上看，如果都把重份的文件归入档案中进行保管。岂不增加了保管的数量，还占了保管空间。似乎有浪费人力、财力、物力之嫌。所以。我倾向于把不归档的重份文件不作为档案来管理，可以作为参考资料来处理。 归吉官：我认为“档案”、“作为档案保存的档案”、“档案室(馆)保存的档案”是有区别的三种“档案”，即档案作为档案保存的档案>档案室(馆)保存的档案。在实践中，我们往往采用较狭义的档案观。也就是把归档作为文件进入档案的关口。总的来说，对档案的理解无论是狭义的还是广义的，这都无伤大雅，更不会在实际工作中产生矛盾或者冲突。我们可以在头脑中对档案有比较广义的理解。认为具有保存价值的都可以视为档案，而在档案室(馆)的工作中就应尽量避免重份的出现。由此。我就可以回答不归档的重份文件是档案，但是它不进档案室(馆)是合理的。 浪花儿：不归档的重份文件不是档案，但并不是说它就没用了。具体处理办法我认为主要有二：其一，可以作为资料保管。各党政机关、社会团体、企事业单位可以按照一定的规律装订成书，单独存放，便于平时查找利用。这样一来可以更好地保护档案，延长档案的寿命。其二，可以作为现行文件。不归档的重份材料可以由党政机关、社会团体、企事业单位剔选出当年形成的政策性、法规性、公益性、公开性有用文件送到现行文件中心，由现行文件中心保管，发挥其效益。 豫同仁：关于不归档的重份文件是不是档案问题，我想简单地回答“是”还是“不是”，恐怕都难以令人信服。从理论上讲，不归档的重份文件与归档成为档案的文件是“孪生姐妹”，无论内容还是形式，没有什么本质区别，应该说也是档案：但从实践上讲，不归档的重份文件与归档成为档案的文件又有很大的区别，很难说它是档案，损毁或丢失不归档的重份文件要承担的法律责任，恐怕比损毁或丢失归档成为档案的文件要承担的法律责任要小得多。 |
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