| 标题 | 新形式下档案管理优化策略分析 |
| 范文 | 摘要：在新形式下，档案管理发生了较大的变化，通过档案管理，可以对单位活动，工作进行记录，可以保证工作的顺利实施，实现管理的优化，因此，加强档案管理工作十分重要，直接关系到档案管理质量，直接影响到工作的实施。但是，现阶段，档案管理还是存在一些问题，档案管理效果不佳，基础业务较为薄弱，需要进行档案管理的优化，才能达到理想的档案管理效果。由此可见，研究信息公开背景下单位档案管理优化策略具有重要的现实意义。 关键词：信息公开；档案管理；优化；策略 档案管理是对个人、团体等各类信息和资料进行管理，虽然在短期内体现不出其价值，也看不到价值所在，但依据长期来看，其具有极为重要的作用及较高的价值，因为通过档案管理，可以把各类信息、资料进行完整的保存，在需要的时候可以调阅、参考、使用等，便于解决今后的各类事务。但就当前情况来看，档案管理现状还不容乐观，主要包括管理工作不够重视、档案管理专业性低、信息化程度低、管理经费投入不足等现状，难以达到当代社会所要求的管理水平与质量，所以，必须要利用多种优化措施给予优化。 一、当前档案管理的现状 （一）缺乏现代化档案管理设施 目前，许多单位在档案管理上的设施相对落后。档案管理硬件设施更新的速度没有跟上时代发展的潮流，使得档案管理的效率迟迟得不到提高，无法科学化规范化地对档案进行利用，档案的作用没有被完全发挥出来，单位的信息化资源没有得到有效利用，从而影响了单位的发展。 （二）档案检索效率较低 隨着信息技术逐渐走进人们的生活，对信息的检索等工作已经交给了计算机来完成，将人们从繁重的检索工作中解放了出来。并且相较于传统的人工检索，计算机检索的准确度更高，速度也更快，使得档案检索的效率得到了提升。然而，在部分单位中，人工检索仍然占有重要的比重，许多单位由于各种原因没有运用计算机进行检索，使得档案检索的效率受到了一定的影响。 （三）档案信息资源的利用率较低 许多单位的档案管理工作只是将档案进行收集与整理，对档案中的信息进行分类，却没有对档案中的信息进行利用，在完成信息的整理工作后就将档案保存起来，使得档案中的信息资源难以被利用，影响单位的高效运行。 二、事业单位数字化档案管理优化策略 （一）完善档案管理现代化设施 事业单位的档案管理工作要想转向数字化管理，首先要做的就是完善档案管理设施，采购现代化办公设备，先进的办公设备能够充分发挥信息技术的优势，提高档案管理工作的效率，使得信息资源能够得到充分的运用，事业单位工作能够更加顺利地开展。因此，事业单位要制定现代化设备采购计划，引进档案管理的现代化设备。 （二）构建数字化档案管理系统 信息化时代为事业单位的档案管理工作带来了极大的便利，也带来了一定的挑战，要想实现档案管理的数字化，首先需要构建档案管理系统，系统对事业单位的档案进行管理，提高档案管理的效率，促进事业单位的高效工作。因此，事业单位要深入了解自身单位的情况，结合单位的情况与设备选型、总体设计、档案整理方式、系统管理、安全措施、信息录入、光盘备份等进行档案管理系统的构建，确保管理系统能够最大化地运用信息资源。 （三）提升工作人员信息技术素养 数字化档案管理将大部分档案管理的工作交给了计算机，而计算机是需要人来操作的，这就需要事业单位中的工作人员具有一定的信息技术素养，懂得如何操作现代设备对档案进行管理。然而，信息技术是一件新兴的技术，新员工能够熟练地对现代设备进行操作，事业单位内的许多老员工却不能，许多老员工都不熟悉现代化的办公设备，使得事业单位的数字化档案管理工作难以顺利开展。要想顺利地开展数字化档案管理，就只能对员工进行培训，让员工学会如何操作现代化办公设备。因此，事业单位应该及时开展培训，提高工作人员的信息技术素养。例如，事业单位可以聘请信息技术人员来为员工进行专业的培训，为员工明确信息技术的重要性，引导员工转变观念，主动学习先进的设备操作方法，提高员工的工作技能，同时对员工进行定期考察，考核员工的学习情况，建立相应的奖惩措施，调动员工的积极性，督促员工努力学习现代化设备的操作技巧，使得员工能够熟练地操作现代办公设备，提高数字化档案管理工作的效率。 （四）完善档案保密制度 事业单位中每个人的档案信息都应该进行保密，不能够出现泄漏，以免发生事业单位的档案资料泄露出来，被不法分子利用，对事业单位造成不良影响的情况，对工作人员的安全造成影响。事业单位要注意对档案信息进行保密，完善档案的安全措施与保密制度，确保档案信息的安全性。 结束语： 时代的发展给人事档案的工作提出了新的要求，也带来了新的机遇，我们应该以对党的事业高度负责的态度， 以对后代、对他人高度负责的精神， 解放思想、实事求是，积极探索档案现代管理模式，做到档案管理工作的规范化、科学化、现代化，以增强档案管理工作的活力和生命力，使人事档案管理工作获得更大的发展。 参考文献： [1]彭文.关于学生档案保管问题的探索[J].知识经济，2016.03. [2]童云.优化人事档案管理[J].兰台世界，2015.03. [3]李淑娥.加强人事档案管理的对策初探[J].兰台世界，2017.06. 作者简介： 闫海洋（1983.12-），女，汉族，河北承德人，本科学历，职称：助理档案馆员，研究方向：档案管理与利用。 |
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