| 标题 | 新形势下煤矿企业重大建设项目档案管理工作优化探析 |
| 范文 | 摘 要：随着经济和社会的快速发展，对煤炭、石油等能源的需求也越来越多，为了满足不断增长的社会需求，优化开采量，煤矿企业通过承担重大建设项目也在增加。煤矿企业重大建设项目的档案管理工作记录着项目的质量和安全管理的每个细节，贯穿于项目建设的全过程，文章通过对如何优化煤矿企业重大建设项目的档案管理工作进行探讨，以期为煤矿企业的重大项目建设档案管理工作提供一定的借鉴意义。 关键词：煤矿企业；重大建设项目；档案管理；优化 随着我国经济社会的飞速发展，煤矿企业的重大建设项目也不断增加。煤矿企业对建设项目进行档案管理，对重大建设项目从立项、审批到施工、验收等各个环节所形成的文字、影像、图纸等材料进行收集和整理，是重大项目管理的最基础的工作。进行重大建设项目档案管理不仅是项目主管部门和建设单位的职责，也是更好完成项目的重要保障。 1 提高认识，高度重视重大建设项目的档案管理工作 首先，根据《重大建设项目档案验收管理办法》的具体规定，档案的验收是重大建设项目完工后进行验收的重要部分，重大建设项目的档案如果验收不合格或没有经过验收，将导致整个项目不能通过竣工验收，档案管理工作对工程项目的验收起着决定性作用。重大建设项目的档案资料是否完备、准确是重大建设项目档案管理的基础。其次，要高度重视重大建设项目档案的质量问题。档案管理的质量控制是一个涉及面广的系统性的工作。档案管理从管理层到工作人员涉及的人员多而杂，牵扯到从生产一线到后勤管理等各个部门，从项目立项到最终的完工时间跨度大。档案资料的质量是项目工程建设档案管理的最终反映，只有真正提高认识，高度重视重大项目建设工程档案资料的管理，做好全程跟踪控制，确保档案资料的管理质量。再次，项目档案在项目建成后也发挥着作用，日后如果项目在维护、扩建和改建等方面有问题，可以通过查找档案来解决。档案的收集、保管如果不完善、不到位、不规范，都将影响项目的整体效益。因此，必须高度重视项目档案管理工作，严格按照有关要求做好资料的归档。 2 健全制度，确保重大建设项目档案管理有章可循 重大建设项目档案管理制度的完善是提高管理工作质量的前提。为更好规范和完善档案管理工作，必须建立和完善长效管理机制。首先，要严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《档案管理制度》、《档案实施管理细则》等有关制度的要求，从档案的收集、整理、归档、利用等各个环节都要制定详细的规定和标准。其次，要分工到人，明确职责。要根据档案管理工作的要求，明确工作职责，确保由专人负责，明确分管领导，实行科学考核工作制度，将工资绩效与考核相挂钩，提高档案管理人员的工作积极性和责任感。再次，要将档案管理工作纳入建设单位的工作计划和议事日程，由于建设项目涉及单位和人员比较多，只依靠档案部门的工作人员很难实现有效管理，必须建立合理的组织构架，才能切实为重大建设项目的档案管理工作提供有力保障。 3 完善机制，实行重大建设项目与档案工作同步管理 煤矿企业项目档案管理人员应根据项目建设的计划和进度，进行档案资料的收集和整理。施工、监理、设计等部门要配备专业人员来配合档案资料的收集、整理和归档工作，实现项目建设与档案工作同步管理。首先，事前要把好档案管理的质量关，建立工程档案质量控制机制。同时，要及时了解重大建设项目的参建单位，掌握参建单位的基本情况，进一步指导项目档案材料的归档。其次，要做好事中控制。对在工程建设过程中的文件材料要进行同步整理和检查，实行项目建设与档案工作的同步管理。档案管理人员在重大项目建设过程中，要依据项目投建前制定的管理计划和档案管理标准，对相关部门的档案整理归档进行监督指导。事中控制的重点是对工程进度和项目资料进行同步检查，特别是要重点抓好工程建设的重点部门和环节，要检查工程项目的原始资料是否齐全、完整，是否规范。再次，事后控制。事后控制是在工程建设完工后，对项目工程竣工的档案资料进行整理、移交，实行与工程完工的同步检查，实现建设项目档案管理的最终管理。在工程建设结束后，档案管理人员要根据之前制定的档案管理实施细则对工程的档案管理工作进行监督指导，检查档案资料是否符合规定要求，如果存在问题要进行先期整改，提出验收意见，对发生档案不全或丢失等问题，要及时纠正。 4 加强培训，从源头上提升重大项目档案的管理质量 从事档案管理人员的业务素质直接关系着档案管理工作质量的高低，是对档案管理工作的基本要求，要努力培养高素质的专业档案管理人员队伍。一是要加强业务学习。组织专兼职的档案管理人员学习《中华人民共和国档案管理法》、《归档文件整理规则》等相关的法律法规和标准规范，并通过举办培训班、专题培训、竞赛问答等多种形式的活动，提高档案管理人员学习专业知识的积极性。二是要加强业务培训。通过培训，提高档案管理人员的业务素质和重视程度，使他们尽快熟悉档案管理的技术操作，确保在工作中严格按照相关规定执行操作流程，提高档案资料的完整性和准确性，实现档案管理的规范化，满足竣工后的改建、扩建等工作的需要。三是要加强业务指导。档案管理人员要结合工程的进展情况，深入建设现场指导档案工作，及时了解工作动态，确保档案资料的收集，并要及时发现问题、解决问题，从源头上控制档案的管理质量。 5 全程跟踪，重大项目的档案收集整理纳入合同管理 对煤矿企业重大建设项目的档案资料进行全过程的跟踪收集和整理，才能确保档案资料的完整性和内容齐全，才能建立规范的建设项目档案。煤矿企业重大建设项目涉及的单位多，参建的单位也很多，在建设过程中形成的文件资料内容繁杂，数量庞大，因此，完全要求由建设单位整理和收集十分不切实际，建设單位可以在招标合同中注明对档案资料的要求和标准，在签订合同时要提前规定好建设项目档案资料的数量和质量以及移交时间等要求，把建设项目的文件资料等档案管理的内容纳入合同管理，建立档案管理负责制，对不根据要求提交档案资料或过期仍不提交档案的，要提出整改意见并依据合同要求进行处罚，情节严重的要追究相关责任人的责任。在档案收集的过程中，不仅要对纸质的档案材料进行收集和整理，还要对电子的文件资料进行归档，真正实现档案整理的数字化管理。同时要注重对项目开工、竣工的照片和影像等音像资料的收集。档案管理人员在移交档案资料时要进行检验和鉴定，如果相关工作不符合要求必须根据要求进行整改，整改合格后才能进行移交。 综上所述，煤矿企业重大建设项目全面反映着煤矿项目建设的全过程和真实情况，是实现煤矿安全生产的重要因素之一，抓好煤矿企业重点建设项目的档案管理工作，对煤矿企业的安全管理和生产经营发挥着重大作用。做好重大建设项目档案管理工作首先要高度重视档案管理的重要性，建立完善档案管理机制，加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平和质量。 参考文献 [1]殷力志.如何做好煤矿建设项目档案管理工作.[J].科技与企业.2014（23）. [2]冯振玮.重大建设项目档案工作“三同步”管理的问题与对策[J].城建档案.2016（08）. [3]安艳芳.浅析如何做好煤矿建设项目档案管理工作[J].办公室业务.2016（10） 作者简介 李晓波（1971-），女，山西襄垣人，山西潞安矿业集团五阳煤矿档案室，馆员，大学本科学历，研究方向：企业档案管理。 |
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