| 标题 | 对于加强社会福利服务机构档案管理的思考 |
| 范文 | 姜阳 摘 要：档案管理是社会福利服务机构管理工作中的重要一环，然而现阶段不少社会福利服务机构不够重视档案管理工作，尤其是现在简化档案管理、强化档案利用的今天，社会福利服务机构更要引起足够重视，笔者立足于社会福利服务机构工作实际，通过调查研究，分析社会福利档案管理的基本内容、管理方法和意义，对加强社会福利服务机构的档案管理提出个人意见建议，不足之处敬请指正。 关键词：社会福利；服务；档案；加强；对策 中国社会福利制度是指政府出资为那些生活困难的老人、孤儿和残疾人等特殊困难群体提供生活保障而建立的制度。社会福利服务机构的档案管理是对社会福利服务基层机构专门进行审核、审批等管理的服务性工作，用于档案形式进行保存和记录。其大体可分为社会救助档案、社会福利养老档案、残疾人福利服务档案、孤残儿童救助档案。档案管理工作关系到社会福利团体的切身利益，其作用不容小觑。 1 社会福利档案管理工作的意义 一是可为领导决策提供准确信息。目前我国社会福利档案管理工作比较不规范，急需进行专业系统的梳理工作，才能提炼出有价值的档案数据信息，为今后领导决策提供信息参考。二是可以推进服务民生的福利档案管理工作，在加快和改进我国民生问题的基础上，形成针对特殊困难群体的档案数据记载，从而推进特殊人群信息管理的规范化，更好为促进民生服务。三是以开放的档案管理体系，发挥社会福利档案作用。当前的档案管理工作不够协调，结构层次相对不统一，整体功能无法优化，福利服务机构档案管理应当扩大社会福利档案面，进而推进其社会效益和经济效益。 2 社会福利档案管理的工作内容 社会福利档案工作包括社会福利、救助管理、殡葬管理、收养登记、福利企业资格认定及年检、相关单位的项目建设和一些临时性的工作，工作对象参差不齐，涉及到许多政策法规，每项工作都独立成块。在这种情况下要做好工作，必须熟悉相关的政策法规，了解工作对象的特征，提高工作效率。 一是我们将所有的档案资料进行规范分类，即直属单位、国办福利机构、民办福利机构、福利企业、殡葬管理、救助管理、政策文件、项目建设和专项工作。每一个子类就是一个卷宗，主要保存该单位的工作情况资料、规章制度、得奖情况和上级对其指导检查的情况等。二是做好收发登记工作，对收到的文件和本级下发的文件，按上述分类标准归档录入，收文录入的内容包括收文时间、发文单位、文件标题、文号、目录号和案卷题名；发文录入的内容包括发文时间、文号、文件标题、签发人、目录号、案卷题名、主送单位和抄送单位。目录号就是分类中的大类，如直属单位，福利企业等，案卷题名就是大类下面的子类。三是做好编制目录。对于收（发）文录入，我们是按照年度进行录入的，即一个年度为一个文件名，每个大类（目录号）下面的子类（案卷题名）中保存有哪些文件。同时，我们还建立了一份“卷内文件目录”，卷内文件目录中录入了所有档案资料的目录内容，通过excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。另外，还应制作了《报送资料登记表》，对科室发出去的文件的报送时间、题名、接收单位、签收人进行登记。《传真记录》和《重要电话记录》对接（打）传真和电话进行记载。 3 加强社会福利服务机构档案管理工作的对策 1、高度重视社会福利服务机构的档案工作 当前，我国一些社会福利服务机构，尤其是新建的一些社会福利院，没有完全重视档案管理的重要性，使我国的社会福利院档案管理内容不齐全。或是只重视对红头文件等的手机，完全不顾其他相关文件的收集和管理；或是只针收集上级部门发的文件，不顾其他文件，等等。总之，我国现阶段在社会福利院档案管理中存在很多不利因素，这就要求相关的档案管理工作者注重档案的收集，将档案的管理工作与社会发展相融合，促进和推动我国的社会福利档案管理工作，实现其社会价值。 2、强化对社会福利档案的搜集和管理 作为社会福利管理服务机构的档案管理工作者，首先要有思想上的觉悟，端正态度，检讨并分析当前档案管理不齐的可能原因，落实社会福利档案收集和管理，采取相应措施改善存在的问题。对于管理人员来说，要对自己的工作有高度的责任心，重视工作中的细节，明确自己收集到的文件材料，并进行整理，对发放的资料和文件要严格把关，对资料和文件进行查对和审核。对上级下发的文件，确保整个登记、审查、审批等过程严格进行。要制定相应的管理政策和制度，做好年度归档和移交进室工作，确保文件齐全。 3、扩大社会福利档案范围 目前，我国的福利院档案管理工作者人数相对不足，因此，相应的档案相关收集范围也不是很大。由于社会的不断进步，社会福利事务工作范围越来越广，对工作人员的要求也越来越多，需要收集的社会福利资料较多，基本包括社会福利事务、文书、康复教育以及专用档案，而其中需着力加强的是社会福利事和专用档案。由于资料收集的不完全，缺失的文件也较多，对于一些比较重要的档案保存不够完善，档案室没有总体的管理措施，都是以部门为主，导致一些有价值的档案严重缺失。或由于档案管理部门的人事变动，档案收集和管理中间有间断环节，最终导致一些档案的缺失和不齐。因此，档案管理工作的范围要在原有的基础上不断扩大，充分利用网络化技术和信息化技术，通过先进计算机的帮助，加快涉及社会福利服务机构相关档案的搜集和管理，力争做到管理齐全。 4 结语 传统档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，现阶段我们必须看到信息化档案和数字化档案对我们管理工作带来的收益，充分利用数据化技术可以提升我们服务水平。同时社会福利和社會事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料，也能为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。随着我国社会福利事业的不断发展，社会福利档案管理工作的能力和水平也在不断提升。社会福利档案管理应以科学发展观的形式，不断提升管理模式，进行统一规范的管理，拓展管理领域，为我国的社会福利事业发展做出更大的贡献。 参考文献 [1]李沂滨；浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则[J]；办公室业务；2012年17期. [2] 门鸿娟.对社会福利档案工作的认识.黑龙江档案.2011年第1期：95 [3]刘伟.对儿童福利档案工作的实践与思考.黑龙江档案.2012年第3期：89 |
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