| 标题 | 浅谈文书档案在管理过程中的注意事项 |
| 范文 | 闫薇薇 摘 要：文书档案的管理是档案管理工作中的一个重要部分，本文从管理职责、立卷归档要求以及文书档案的利用等方面加以论述，希望能为广大档案工作者带来启示。 文书档案的管理工作是档案管理工作中的重中之重，作为一名档案管理工作人员，必须引起高度重视，才能做好这项工作。 1 认真履行管理职责 一要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各項规章制度。 二要努力学习掌握档案工作业务知识，提高业务能力。四是严格执行党和国家的保密制度，妥善保管好文书档案文件及有关材料，注意安全严防失密。三是对本单位各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。三要集中统一管理单位各种门类和载体的档案。四要开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为单位工作服务。五要在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。六按规定向上级档案馆移交应进馆的档案。 七要根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。八办理领导交办的其它有关的档案业务工作。九负责机关大事记的搜索、整理和编印。 2 做好立卷归档工作 文书档案作为档案的一项重要内容.经常为人们所利用，所以文书档案质量就显得尤为重要。文件材料收集的齐全是归档文件提高质量的物质基础；运用正确的立卷方法对高质量的归档文件进行整理。才能保证文件档案的质量得到提高。只有达到这一目的。文书档案的立卷归档工作才有意义。 一是归档范围。凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。二是归档内容要求。1.要求所属各部门要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。2.行政管理部门的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。所属各部门必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。5.档案室接收案卷时，必须要求所属各部门将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。三是归档时间要求。1.文书档案的时间要求最好在次年五月底以前接收完毕。 2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 3 做好档案的开发和利用工作 档案作为记录政治、经济、科学、文化等领域原始和真实活动的储存宝库，蕴含着大量有价值且丰富的信息资源，如何开发和利用好这些信息资源是我们每一个档案人所要思考和研究的重要课题。那么如何在保密、安全的基础上开发利用呢？本人见解如下： 一是本部门工作人员因工作需要，经本部门主要负责人签批，可查阅本部门形成的档案资料。因工作需要查阅其它部门形成资料时，在征得其它部门领导同意后，经上级行政主管部门主管批准后方可查阅。二是查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。三是不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。四是需要利用行政主管部门、各部门会议记录，必须经党组书记或副书记、部门主管或副主管批准后方可查阅。五是本单位财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本单位领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。 4 做好档案保管工作 档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大的影响。档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。所谓档案的保管，就是根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。内容有：档案的库房管理、档案流动过程中的保护、保护档案的专门措施。其任务是：为了解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾。档案损坏和遭受破坏的原因，不为乎社会原因或自然原因，或者说是人为因素和自然因素两方面。档案保管工作的任务，就是了解和档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。 一是档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。二是档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。三是档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。四是档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。五是档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。六是档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 5 做好档案统计工作 为了给本单位各项工作提供最有效的档案服务，协助业务部门做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。 参考资料 1.5大出纳档案的保管权限内容.湖北仁和会计网.2013-06-26[引用日期2013-06-26] |
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