| 标题 | 浅谈如何加强大型企业档案管理工作 |
| 范文 | 在现代化企业管理工作中，档案管理承担着非常重要的一个部分。档案管理工作以全面、真实地历史记录，反映企业的整体发展状况和经营成果，对一个企业各模块工作的正常运行都有非常重要的影响，所以企业要加强档案的规范化管理。尤其是大型企业的档案工作，关系到企业各部门运营中产生的历史记录与信息支撑是否能被有效的保留下来。做好档案管理工作，构建档案管理网络，实现档案统一管理，是发挥档案部门重要作用的基础。加强大型企业档案管理工作，一方面为企业领导及时了解整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于准确认定企业的经营成果，查考历史记录，熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以，加强大型企业的档案管理工作，不断地更新档案管理理念，奠定企业档案工作持续健康发展、实现经营战略的坚实基础，对提升企业市场经济竞争力具有重要意义。 1 着手构建企业档案管理架构 大型企业档案的管理架构最好是由上至下层逐层构建金字塔型。基于大型企业的基本组织架构，建议首先应将企业的总经理或副总经理确定为企业档案管理的主要领导，由档案业务所属部门部长直接领导，落实具体负责的工作人员与专职档案管理人员。然后，在专职档案管理人员之下构建一支档案管理队伍，该档案管理队伍应由各部门委派专人任职，成为企业各部门内的档案管理员。由于档案管理工作对企业的成长发展起着支柱的作用，有效的开展档案工作更是企业档案部门的难以控制的部分，所以从构建完善的档案管理架构开始，一定要发挥各部门对档案归档工作的积极推动作用，让企业各部门将档案工作作为每个年度的业务工作中的一部分，对最后开展档案年度归档工作有积极的意义。档案主管部门在整个年度档案工作中还需要阶段性检查各部门的档案立卷情况，控制档案质量的源头。 2 积极宣传档案工作，巩固档案地位 当企业各部门作为档案管理架构的一部分有效被调动起来之后，档案部门便能够全面铺开档案工作，使档案由点及面的汇总到企业的档案主管部门。这样，档案管理架构才能有效推动档案归档工作的完成。 调动档案管理架构的作用，最重要的就是要发挥企业领导对推动档案工作的重大影响力。在档案工作中，领导的重视与否决定了档案工作的质量高低。领导不仅仅指档案部门的领导，更涵盖了企业各个部门及经营层级的领导。一个企业的主要领导对档案重视了，整个企业的档案工作都能得到有效的推动。首先，这就要求我们的档案部门必须重视自己的档案工作，不把自己当无名英雄藏在幕后，而是要积极的宣传档案的重要性，让企业领导充分意识到如果档案工作没有做好，对企业的影响将是多么巨大的。当然，让领导认识到了档案的重要性还是不够的，更需要让领导意识到的是档案部门仅仅是指导、保管档案的场所，而每个员工才是产生档案的根源，只有从根源上掌控了档案的质量，才能保障企业档案部门的档案是有效的。建立企业的档案管理架构就是为了由点及面的连结大型企业的各个部门，调动各部门的归档积极性，归档责任落实到人。 3 规范档案工作制度，明确档案归档范围 档案工作制度是企业各部门开展档案工作的依据，是保障企业在档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、编纂等方面的指导性文件。在制定档案管理制度时，一般要求明确好档案归档范围、明确牵头部门、明确归档时间、明确组卷要求、明确借阅流程、明确档案保管的要求。规范的档案制度能够有效的为开展企业各方面的工作提供指导，所以企业在建立档案制度时必须从每年的预先立卷抓起，明确档案管理人员的工作职责，发布适宜企业的归档范围。在建立档案制度中，除了明确各部门、各层级管理人员在档案工作中的责任之外，与各部门商讨适合本企业的档案归档范围是非常重要的。目前行之有效的方法是，参考《企业档案工作规范》内的归档范围，根据本企业的经营业务对归档范围进行调整，并通过一段时间的使用之后，联系各部门业务主管共同对归档范围进行修正，形成真正适合本企业的档案归档范围，而不是粗略的套用涵盖各行各业工作内容的归档范围。一份明确而细致的归档范围，不仅能够帮助各部门员工尽快了解部门、公司的业务工作，也能使档案部门有目的的去收集档案文件，无论档案管理员如何更替，企业的主要经营过程都能够被完整的保存下来。当然，档案归档范围不是固定不变的，档案部门在指定本企业的档案归档范围时，需要每几年就根据企业运营计划的调整进行增加。需要注意的是，在调整的过程中，只能进行增加，不能进行删除，尽量避免归档范围的重叠。 4 开展有针对性的档案的培训工作 許多企业都会有形形色色的员工培训，包括入职培训、岗位培训、轮岗培训、安全培训。档案工作是一项专门性、技术性很强的工作。作为一名档案人员，必须精通本专业的理论和技术。而档案培训则是培养造就档案干部队伍的重要因素，档案教育培训工作目标和任务是否明确、措施是否有力，直接影响档案人员业务能力的发挥。所以制定合理的档案人员教育培训计划，有针对性、时效性地组织档案人员开展教育培训，是提高档案人员业务水平的关键。档案教育培训应根据档案事业的发展和档案人员知识更新的要求，根据有关系统、行业主管部门对档案工作的需求，围绕档案人员最想解决的问题、最需要的有关方面专门培训等实际困难，不断探索教育培训的新思路、新模式，达成从实际出发，贯彻学用一致的目标。 针对档案人员兼职多，中青年人员比例高的情况，档案部门开展的档案培训应加强对新知识、新技术的培训，不断适应社会发展对档案管理提出的新要求，推动档案教育和档案事业的发展。针对某些部门小范围培训需求，需要增强档案培训的针对性、可操作性。可以针对该部门历年归档情况中的问题，结合该部门新工作业务的开展需要的提出档案工作的要求与收集整理要点。针对兼职档案管理人员专业程度低和人员变化快的特点，在档案培训上应增加实际操作，采取案例式教学，使新上任的非档案专业的档案兼职管理人员尽快掌握档案工作方法，提高业务能力。 5 加强档案电子系统的建立 随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，企业要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设在企业办公自动化的基础上构建企业档案部门电子文件的接收系统，电子文件发展的速度随着信息化的发展不断的在加速，档案工作也要与时俱进，企业档案更需要加强档案电子系统的建立。电子档案与纸质档案一同保存有诸多优点。一是减少了纸质档案的破损率，保护档案原件的完整性；二是增加了档案查阅的效率，减少人力、物力的浪费；三是增加了复制质量的可靠性。电子档案的重要性显而易见，但是由于各企业之间存在差异，电子档案的发展很不均衡，有条件的企业还是应该尽早加强电子档案系统的建立。 6 结语 在当前经济发展及社会进步的新形势下，档案是国家、社会、企事业单位的快速发展的必要依据，对其管理的规范化，可以有效的确保企事业单位工作效率和工作质量的提升，有利于更好的维护历史和部门工作的真实面貌。企业档案管理规范化的实现，可以有效的推动企业的健康发展，有利于企业各部门业务的提升，档案可以为企业的快速发展提供信息支持，是企业在市场竞争中提升其核心竞争力的关键所在。同时通过档案信息资料的规范化管理，企业领导者可以更好的对企业的发展实际情况及运营状况进行有效的掌握，从而制定出科学的经营策略，确保企业更快、更好的发展，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。 参考文献 [1]吴心音. 浅谈新时期的档案管理[j]. 甘肃科技， 2003（8）. [2]卫秋芬.档案教育培训工作的思考[J/OL].西安档案网，2014（5）. http：//www.xadaj.gov.cn/ywjl/dahh/31.htm [3]张福玲.浅谈档案规范化管理与信息资源开发利用[J].当代矿工，2008（10） [4]田光辉.计算机信息技术在档案资源管理中的应用与思考.北京档案.2010 作者简介 王霞凤（1988-），女，汉，上海市人，本科，研究方向：企业档案管理。 |
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