| 标题 | 如何科学管理地方高校招标档案 |
| 范文 | 翟晓燕 摘 要：地方高校招标档案的管理一直以来是高校档案管理的短板，本文从三方面详细阐述了地方高校如何科学管理招标档案，更好地为学校教学、科研、后勤保障等提供优质服务，也为上级部门检查第一手招标资料和相关部门审计提供有力保障。 关键词：科学管理；地方高校；招标档案 地方高校是具有独立法人资格和独立承担民事责任的事业单位。其一，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招投标法》相关规定，符合政府采购人的资格和条件，同时在一定规定金额和范围之内可以自主招标[1]。其二，随着高校教学、科研等事业的蓬勃发展及政府不断增加对高等教育的投入，高校的招标采购活动越来越多[2]，随之产生的招标档案也逐渐增多。如何管理好招标档案，是高校档案规范管理的重要组成部分。因此科学管理招标档案对高校各项事业的全面发展有着不可忽视的作用和重大意义。 本人所在地方高校于2005年12月成立招投标中心，如今已有十个年头，纵观这十年的招标档案，逐年增多。2010年以前每年校内招标项目全年不超过20个，每一个项目都按“件”归档；其后逐年增加，例如2011年24个项目65件，2012年33个项目82件，2013年49个项目108件，2014年59个项目129件，2015年56个项目116件。一般每个项目有两件卷宗，一是招标资料（高校自主招标全过程的真实资料汇总），二是投标资料（投标商家的详细投标书），另外有图纸及其他附带材料也一同归档。现从以下几方面谈谈如何科学管理招标档案。 1 科学管理招标档案，做好校内自主招标档案管理 1.1 明确校内自主招标归档内容 招标档案的内容，是指在招标过程中形成的文字、图纸、图表、光盘等[3]不同原始材料的记录，我校自主招标档案的内容较多，总结如下： 1.立项报告及学校批复；2.相关职能部门的招标申请表；3.招标公告；4.招标文件（含补充文件或澄清文件）；5.商家投标登记表；6.评标文件（含评审专家表）；7.标函开封记录表；8.评委投票表及计票表；9.评标报告（含专家情况一览表、评标结果登記表、综合评审意见）；10.中标通知书；11.资料移交表；12.合同或复印件；13.其他补充（或更正）的材料。以上各条目均需编好页码装订成册，和投标商家的投标书一起作为一个招标项目的归档资料存档。 每个招标项目按两件卷宗归档（有的项目附带图纸），还需在学校南大之星档案管理系统中登记目录上传。其中，招标申请表等重要材料需扫描再上传至档案管理系统中。 1.2 做好校内招标档案的分类管理 招标档案材料的整理，主要是指将招标档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实现有序管理的过程[4]。所有档案材料一般采用标准A4纸打印，但工程、装饰、维修等项目的设计图纸可根据实际情况收集。 根据我校招标工作目前的实际情况，整理招标档案有如下两种分类方法： 1.按时间先后来分。就是按每一年度分类归档，即按照自然日期的先后顺序编号整理。将同一年度的招标资料立卷归档后，送交学校档案室，提交卷内目录和备考表。例如前面列举的我校近几年的招标档案归档情况就是按照年度划分整理的。这种分类方法很方便日后档案查询。目前我校主要是采取这种管理方法，形成一条主线。 2.按招标内容来分。就是以招标文件资料的内容为标准.按照其内容所反映的问题将档案划分成各个类别，将同一类招标项目的所有资料整理归档 [5]。 例如我校招标资料的内容分成ABC几类：A类主要是基建工程和维修改造，B类主要是设备仪器采购；C类主要是物业保安及其他服务或特定种类的招标。这种分类方法贯穿于第一种分类之中。 以上两种方式在实际操作中有机结合在一起，没有绝对分开，至于其他的管理方式我校暂时没有形成。 2 科学管理招标档案，做好校外招标档案管理 根据相关法律法规，我校招投标中心招标的范围有限，不论是基建工程及维修改造类、设备采购类和其他服务类，只要超过超过一定金额的都必须进入湖北省或黄冈市公共资源交易中心进行招标，学校本身没有造价咨询机构无法进行工程招标；该进入政府采购的一律进入政府采购的笼子，这也为学校招标工作规避了风险，提高了效益。 近几年，学校有许多招标项目均是找招标代理机构进行校外招标，对于他们形成的整套招标资料，我中心都一一归档，同样按照年度和类别管理，其中中标通知书、公证书等该扫描的文件，分别扫描再上传至学校档案管理系统。委托招标代理机构进行招标的的即校外招标的档案，其内容都十分完备、纸质资料很充分，完全按照非常规范化的程序整理而成，只需要我们分类存档就行。另外，在每个项目送达招标代理机构招标之前形成的校内材料，也装订成册和招标代理机构形成的招标资料作为该项目完整的档案一起保存，同样在学校档案管理系统中登记目录上传。 3 科学管理招标档案，不断提高档案管理创新机制 高校档案是高校各项事业发展的真实记录，是学校改革历程的重要见证。作为地方高校，中层单位没有专职档案管理人员，本中心只有一名兼职档案管理人员，平时招投标中心事物繁杂，档案管理方面更待加强。本中心在出台其他相关制度的同时，也出台了《招投标档案管理办法》，很大程度上保障了档案管理制度。新常态下，只有不断创新机制，充分发挥人员工作积极性，大大增强其责任意识和各种技能的学习，才能更科学地搞好招标档案的有序管理。 参考文献 [1]赵虹，浅谈高校自主招标的档案管理，贵州民族学院学报，2012，1P158 [2]刘瑾琦、刘明，浅析高校招标档案管理，实验室研究与探索，2012，12P219 [3][4][5]刘俊，高校招标档案管理初探，湖北档案，2010，8P28、29 |
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