| 标题 | 企业档案信息化建设的几点思考 |
| 范文 | 李曼昕 摘 要：近年来，随着科学技术水平的不断提高，信息技术得到了迅猛的发展，在社会的各个行业中得到了广泛的应用，在保证工作质量的基础上大幅提高了效率。信息技术在档案管理部门的应用，使得档案管理更加规范，有利于促进企业的长远发展。本文主要从信息技术在档案管理中应用的必要性为切入点，分析了在现阶段档案管理信息化建设中存在的问题，探寻推动信息化建设的有效措施。 关键词：企业档案；信息化管理；问题及对策 在企业发展的过程中档案是重要的参考资料，为决策者提供相应的信息。随着经济全球化浪潮的冲击和市场经济的不断完善，企业所面临的发展环境也更加的复杂，在档案管理方面的难度也有所增加，为了规范企业档案的管理行为，提高管理工作的效率，需要将信息技术应用在档案管理的过程中，充分发挥档案在企业发展中的积极作用。传统档案管理模式已经逐渐无法适用档案管理的复杂性和个性化需求，通过将网络化和现代化技术的应用，省去了管理工作中繁琐的环节和流程，大量减少了档案管理人员的工作量，能够有效的提高企业的生产效率，在一定程度上降低了生产成本，有利于企业的长远发展。 1 企业档案信息化建设的必要性 1、优化工作流程 通过计算机以及信息技术的应用，能够对档案进行快速高效的分类管理，省去了管理工作中较为繁琐的流程，降低管理人员的工作量。企业可以以此为契机进行改革，使企业人力资源得到充分的利用，优化企业内部的工作流程。另外，通过企业档案信息化建设的发展，可以形成一个完整的信息数据库，企业的各项信息和决策能够及时的上传下达，在企业内部进行实时的动态管理。 2、有效的提高工作效率 在传统的档案管理模式主要是通过管理人员进行纸质记录，这种管理方式占用了大量的人力资源来开展管理工作，而且在记录的过程中容易出现人为的操作失误，影响档案的准确性。纸质的档案也不利于长期存放，容易在保存的过程中出现受潮、破损等现象，降低档案的使用性能。信息化的档案管理依靠计算机进行信息的处理行业存储，大幅提高了档案管理的工作效率，不仅在准确性方面得到保障，同时也无须担心存放问题，后期也可通过信息检索方式对所需的档案资料进行查询，为档案的使用提供了极大的便利。而且随着企业发展的时间的规模不断扩大，其中所产生的档案资料也会逐渐的增多，这在一定程度上也增加了档案管理工作的成本，而信息技术的应用有效的节约了该项成本支出。 2 企业档案管理信息化建设中存在的问题分析 1、信息化档案管理制度不够完善 在现阶段档案管理信息化建设的过程中还没有形成完善的制度，缺乏相应的管理体系，使得在进行档案管理时没有相应的规范和条款来对具体的行为进行有效的约束，导致信息技术的优势不能得到发挥，不利于档案信息化建设的推进。 2、档案管理信息化建投入力度不足 由于受到传统管理观念的制约，企业管理人员还未充分意识到档案管理信息化建设的重要性。对于档案管理的认识还停留在整理保存的阶段，没有充分发挥出档案在企业决策和发展中的重要作用。而在进行信息化建设的过程中，需要用到相应的计算机设备和系统，这是开展企业信息化档案管理的基础。设备和技术的引进需要资金投足作为支持，由于相关的领导人员对于信息化建设不够重视，导致此方面的资金投入力度不足，使得档案信息化建设缺乏必要的保障。 3、信息化技术缺失 信息技术是企业档案信息化建设中的关键因素，而在现阶段信息化建设，由于资金投入力度的不足导致了相关技术也有所缺失，使得档案管理的效率不能得到有效的提高。档案信息的存储和利用对企业的发展决策有着重要的参考价值，在必须要不断的打破传统的档案管理模式，在互联网技术发展的背景下，积极开发利用新型的管理技术，推动信息化管理的进程。 4、管理人员的综合素质有待提升 由于档案管理人员对信息化管理的认识存在不足之处，在计算机操作和利用互联网技术方面的能力有所欠缺，不能熟练的将信息技术应用在档案管理的过程。另外，管理人员将档案管理归结为简单的信息资料的收集与储存，没有充分发挥档案在企业发展中的重要作用，在管理理念方面还相对比较滞后。在信息化时代的发展背景下，如何有效的发挥信息资源自身的价值才是关键因素。 3 加强企业档案信息化建设的有效措施 1、建立完善的信息化管理制度 在企業发展的过程中，由于受到外界因素的影响以及企业自身的发展，档案管理面临的形式也更加的严峻，它是一项复杂而系统的工作，不仅要进行信息的收集与整理，还需要加强信息的分析和利用工作，因此必须要建立相应的管理制度，使得信息化的档案管理工作在一定的体系之内进行高效的运转，同时制定相应的规章条例，严格规范管理人员的操作行为，定期对档案管理的质量进行抽查。其次建立完善的岗位责任制度，将具体的责任落实到个人，一旦在档案管理工作中出现错误或者疏漏之处，对相关的负责人进行问责，有效的提高档案管理信息化建设的效率和质量。 2、提高档案信息化建设的设备配置 档案信息化的建设离不开资金的支持，企业应该转变对于档案信息管理工作的定位，充分意识到档案管理在企业发展中的重要作用。根据企业自身的经济实力，适当的提高在信息化建设中资金投入，保证档案管理部门的专业人员以及硬件设备，为其发展建设提供充分的保障。在档案信息化建设的过程中不单需要计算机，相应的配套设备也需要不断完善，积极利用新型完善的管理软件，形成一个完整的技术体系，使档案管理的效率得到有效的提高。 3、积极引进专业技术人才 针对在档案管理建设中信息技术的缺失，档案管理部应当积极引进专业的技术人才，对档案管理的信息化建设提供指导，在企业内部建立起完善网络信息平台，对于企业重要的纸质档案进行数字化处理，加快信息录入的速度和准确性，来有效的提高档案管理的效率，推动信息化建设的进程。 4、提升管理人员的综合素质 管理人员应充分意识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的档案管理模式和理念，在信息化建设的过程中积极开拓创新，提高自身的专业素养和技术水平。首先档案管理人员应转变工作态度，加强对于档案信息的处理和分析能力，根据企业发展的实际情况来确定信息化建设途径和模式，在企业内部形成完整的信息管理系统和数据平台。其次管理人员需要不断的学习新的管理理念，借鉴其它地区成功的管理经验，开阔自身的眼界。其次是加强信息技术的学习，管理人员应充分了解和掌握企业引进的信息化管理技术，保证在进行档案管理工作时能够熟练应用。企业也可以通过技术培训或者外派学习的方式，使管理人员的知识结构得到完善，促进企业档案信息化建设的发展。 4 结束语 综上所述，随着科学水平的不断提高，互联网技术的发展也在不断的完善，其应用范围也更加的广泛。由于外界经济因素以及企业自身发展的影响，企业档案管理所面临的形式也更加的复杂，将信息技术应用在档案管理工作中不仅能够提高档案管理工作的质量和效率，在档案信息存储方面也有很大的优势，避免了传统纸质档案在存放过程中可能出现的破损问题。档案管理人员需要顺应时代的发展，充分意识到档案管理工作在企业发展中的重要作用，不断的提高自身的专业素养和技术水平，推动企业档案信息化建设的进程。 参考文献 [1]刘蓓，赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017年03期 [2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017年01期 [3]刘薇.大数据时代下企业财务管理信息化建设的几点思考[J].现代商业，2016年03期 [4]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2016年04期 |
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