| 标题 | 如何做好新时期电子档案管理工作 |
| 范文 | 王红云 摘 要：在当前网络全面普及的新形势下，电子档案已成为当前档案的主要形式，而且电子档案管理的优势也越发突显出来。针对于这种情况，需要进一步做好电子档案管理工作，使其与时代发展需求相适应，更好的发挥出电子档案自身的优势，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。文中从电子档案概述入手，并进一步对做好新时期电子档案管理工作的具体策略进行了分析。 关键词：电子档案；基本要求；现状；电子档案管理；策略 随着当前计算机技术和网络技术的发展，电子档案得以产生，并发挥出越来越重要的作用。电子档案与纸质档案是相对应的，其作为一种新型档案模式，越来越被人们所接受。通过加强对电子档案进行管理，可以有效的提高档案管理工作的效率，促进档案的开发利用，更好的发挥出电子档案的重要价值，使其为社会和经济发展提供更优质、高效的服务。 1 电子档案概述 （一）电子档案的基本要求 电子档案依托于计算机技术和网络技术，因此对电子档案完整性、原始性、真实性和安全性具有较高的要求。对于电子档案，需要及时对其进行整理归档，避免信息资料丢失，导致档案不完整现象发生。这就需要在实际工作中要提高认识，工作人员要端正工作态度，全面提高电子档案的完整性。相较于纸质档案材料，电子档案生成过程中容易出现原始状态失真情形，这就要求不管何种类型的电子档案都需要确保其具有原始性。由于电子档案可以被复制，同时被修改后也不会留下痕迹，因此在电子档案建立时要确保具有较好的真实性。电子档案信息容易被非法操作更改，同时也容易受到黑客的攻击，影响电子档案信息的安全。而且电子档案在存储过程中，磁性介质容易受多种因素干扰，从而造成信息无法读取，因此保证电子档案的安全性具有非常重要的意义。 （二）电子档案管理现状 在信息技术快速发展的时代背景下，电子档案已经广泛应用于各个领域中，电子档案在发挥各种优势的同时，也存在一定的弊端，所以应该对电子档案管理的现状进行全面的分析，进而为逐步完善电子档案管理工作创造有利的条件。电子档案与传统的档案管理相比有很大的优越性，从档案信息资料的收集、分类、整理和归档都可以通过电子形式来完成，大大的提高了工作效率，也与当下的办公条件相适应。仅从电子档案的保存来讲，就会比纸质档案易于保存，不仅减少了存储的空间，同时又会减少人力物力的付出。但是在电子档案发挥优势的同时，自身也存在一些缺陷。首先在安全性方面就存在劣势，由于网络自身具有开放性的特点，所以通过木马、病毒的入侵以及黑客的恶意攻击等方式，都可以威胁到电子档案的安全性。电子档案对于设备的依赖性较强，虽说不用再手工记载各种资料，一切资料的形成都可以形成电子资料，但是一旦硬件或者软件系统出现问题，将会直接影响到电子档案管理工作的有效开展。所以在电子档案提升工作效率的同时，也存在一定的缺陷，这些还需要在实际工作中不断的完善，发现问题解决问题，有效遏制各种问题的发生，为电子档案管理工作的有效开展创造有利的条件。 2 新时期做好电子档案管理工作的策略分析 （一）不断更新自我观念，加深对电子档案的重视 电子档案管理是新时期新形势下，信息技术在档案管理系统中的重要应用，推动了档案管理的实际工作的效率提升。单位领导对电子档案的重视與认识，是档案管理质量提升的前提。各级各类单位对档案管理的重要地位有了初步认识，但是毕竟档案管理随着档案数量和质量的提升变得日益复杂，面对档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围却在逐步扩大的现象。所以必须要高度重视信息技术在解决档案管理中的重要性。 （二）规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。 （三）协调好电子档案与纸质档案的保存双套制 当前我国档案工作中，纸质档案加快了数字化的建设进程。但在今后较长的一段时间内，纸质档案与电子档案会处于共存的局面。而且国家出台了档案双套制保存标准。这主要是由于纸质化档案更易于档案物理上的保存。同时当前我国各行各业并没有完全统一实现无纸化办公，这就会在工作中有较多的纸质档案信息产生，因此需要做好这部分纸质档案资料的保存工作。通过建立电子档案，不仅是为了档案信息的安全和备份，同时还易于档案信息的查询和开发利用。因此在当前电子档案管理工作中，需要协调好纸质档案与电子档案之间的关系，全面提高档案管理的质量和水平。 （四）提高电子档案信息的安全性 将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。 3 结束语 随着信息化技术的快速发展，电子档案的应用越来越普遍，这是时代发展的必然趋势，也是提高档案管理工作水平的重要途径。电子档案管理相对于纸质档案管理而言，存在诸多的优势，无论是在管理效率还是对档案信息资源的开发利用方面，都有显著的提升。但是在开展电子档案管理的过程中，应该充分认识到客观存在的问题，然后制定出完善的改进措施，最大限度的发挥电子档案的优势。所以应该建立完善的规章管理制度，创新管理理念，加强电子档案安全维护，确保电子档案管理工作的高效运行。 参考文献 [1]徐晶.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].科学与财富，2014（2）. [2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（1）. [3]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）. |
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