| 标题 | 浅谈如何加强电算化会计档案管理工作 |
| 范文 | 邹洪伟 随着社会的发展和科学技术的进步，我国相当多的机构已经开始使用会计电算化软件进行账务处理，计算机处理经济业务的比重越来越大，使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻了工作强度，提高了工作效率，为实现管理工作现代化奠定了基础。同样，会计业务实行电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管等也呈现出新的特点，电算化会计档案成为重要的管理对象，如何切实有效地开展电算化会计档案管理工作已成为广大档案工作者必须面对的重要课题。 1 完善制度，规范管理 电算化会计档案的内涵较为广泛，其内容不仅包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），打印输出的传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度，必须有一整套较为完善的规章制度来规范档案管理实践。因此，档案部门应根据本单位会计工作的实际情况，在遵循《会计档案管理办法》的基础上，制定和完善本单位的电算化会计档案管理制度，如《电算化会计档案岗位责任制》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等，以便在实际工作中以制度约束行为，以制度规范管理。 2 授权操作，专人专职 实行会计电算化后，会计岗位的设置发生了相应的改变，因此，应根据责、权、利、效相结合的原则，采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制，对不同的岗位赋予不同的权限。在单位中应设置会计电算化档案管理员，专门负责电算化会计档案的整理归档，且该管理员不能由出纳人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责有：在规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；按规定保管存档的各种会计电算化档案；负责会计档案的安全保密，不能擅自借出，经会计电算化主管和单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续；定期对磁或光介质的会计档案进行检查、杀毒工作。 3 根据特点，有所侧重 在电算化环境下，要尤其注重对非纸质会计档案和软件文档的管理。存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。目前，大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存储设备（移动硬盘、光盘、磁带机）备份。备份次数应视单位的会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份。对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用AB备份法进行数据备份，杀毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火灾等意外情况而造成计算机故障和存储设备损坏而丢失数据。各种备份光盘设备均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。对于归档保存的会计数据备份时最好以只读形式保存，这样可以防止无意或人为的改动，保证会计档案的真实性以及日后会计数据恢复时会计信息的正确性。电算化会计档案中软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解应用软件的设计思路和编制的源程序代码，同时，一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。保管期限截止至该系统停止使用或有重大更改之后的5年。 4 强化保管，确保安全 一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期復制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上，系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作；七是应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，可采取设置防火墙、安装信息网关和安全路由器、设置授权和身份认证系统、进行信息加密、加强安全监测预警系统的实时监控等措施，确保会计数据不受外部的影响，保证电算化会计档案的安全。 5 加强培训，提高素质 会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，而计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出了新的更高的要求。针对目前各单位会计档案管理部门缺乏既懂档案管理知识，又精通财会知识和计算机应用的复合型人才的情况，单位领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握计算机技术，不断提高电算化会计档案管理水平。 |
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