| 标题 | OA系统在医院文书档案管理中的应用与思考 |
| 范文 | 陈洁 摘 要：信息与网络的应用已经成为21世纪各行业评判其竞争力的重要尺度。OA系统在卫生行业的应用，优化了医疗、行政工作资源，提高率了办公效率，为医疗服务事业作出了贡献。 关键词：OA系统；文书档案；档案管理；应用与思考 在网络化广泛覆盖，管理信息系统逐步成熟的今天，办公自动化这种新型的办公模式进入了各个行业，并成为发展中不可或缺的部分。信息化作为未来社会发展的必然趋势，已经为很多行业带来深刻的变化，对医疗卫生行业的重要性也逐步显现。它的作用不仅仅是为了解决医疗卫生行业目前的生存问题，更是其长期发展的基础。在这样的背景下，文书档案的管理模式也在朝着科学化、流程化的方向发展，不断的提升着文书档案的网络化管理水平。 1 OA系统的应用是医院文书档案管理发展的必然趋势 办公自动化系统（OA：Office Automation）是将现代化办公和計算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。[1]通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国电子信息科学地不断进步，医院文书管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。医院文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。 随着办公自动化系统的普及，医院信息化的管理在单位内部编织起一套高效、畅通的信息互联体系，极大的推动了医院各项工作的发展。但传统的管理系统由于受限于办公地点，这种局限性使得工作人员离开了办公室，就无法完成工作，而移动信息化的出现，使得医院信息化应用摆脱了对固定的办公场所、固定的办公配套设备、固定工作时间的依赖，打破了这些时空上的信息束缚限制，将信息化无缝延展到每个人手中，方便医务人员随时随地处理办公事务，弥补了传统信息化体系的接入死角。 2 OA系统为医院文书档案管理带来了革命性变革 随着我国医疗卫生体制改革的推进，支撑医疗改革建设的信息化体系愈发凸显出其重要位置。为此，全国各级医院在行政管理及医疗管理方面也加快了信息化发展步伐，从而提高医院办公效率，改进办公质量，更好的贯彻落实各级精神。从技术上来讲，OA公文办公系统主要依据互联网技术来展开，它也是医院目前办公自动化环境体系中唯一能与档案系统实现无缝连接的智能化技术。[2] 医院文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性和服务性。所以，在医院各项管理工作中，文书档案管理属于不可或缺的组成部分，在一定程度上直接体现着医院总体的管理水平。对于文书档案管理工作的开展，以往大多依赖于纸张、人力，效率低下，时效性差，保存、查找难度大，且共享往往难以实现。在这样的情况下，我们急需对传统档案管理工作进行改进，究其档案管理的目的，向着适应其发展的方向前行。 近年来，信息化技术水平日益成熟，在医院文书档案工作进行开展时，档案管理人员对OA公文办公系统的应用价值有了进一步的认识，医院文书档案管理中逐渐将其引入，管理效率、质量及文书档案管理工作水平都得到了显著提升。对OA公文办公系统进行应用后，以往所用纸质档案被取代，在PC中对档案信息进行录入、处理，信息直接被存储到存储设备中，加密处理更加便捷，不仅提高了储存量，而且使档案信息更为真实、可靠，档案信息的完整性、准确性得到保障。进一步提升了档案管理效率及使用率，实现了档案的长久、安全保存，不仅可使信息化整合程度提升，而且能够促进信息共享的实现，从而使档案在医院发展中的作用得到充分发挥。 3 OA系统极大地提升了医院文书档案管理的效率 随着无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为PC操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，特别是在档案管理工作中，传统纯手的管理工作，工作人员的劳动负荷很大，使档案管理工作复杂化。档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范医院业务系统的文件管理和完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。OA系统档案管理模块包括公文办理、文档盒管理、档案借阅、文档整理、检索功能及档案管理系统接口等几个子模块，尤其突出收文、发文、拟文等工作流程的定制和应用，及文件归档。医院作为特殊行业，按照国家数字化医院的要求，集中力量，有计划、有步骤地推进医院信息系统（HIS：Hospital Information System）建设。为此，在医院的基本模块中融入了医院信息系统HIS系统接口，已满足OA系统与HIS系统的兼容、接入问题。 在当今电子文件中，文件的形式特征和内容特征均已发生了变化，而不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理，用户可根据不同的需求，利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合与分类，能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率。使用OA系统档案管理模块的初始步骤，是将文件以电子文档的形式（有图、文两种形式）上传至该系统，在OA系统中接入档案管理系统接口，将会在很大的程度上提高档案的归档效率。OA系统把文档处理和文档归档自动联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程。OA系统提供了强大的文件检索功能，符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制一体化管理，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地进行数据库检索，获取自己所需的资料。 4 OA系统全面提高了医院文书档案管理的科学化水平 医院文书档案管理工作是一项政治性、管理性、服务性很强的工作，信息化时代，对档案管理提出了内容和形式的转变要求，发挥文书档案的作用，是文书档案科学化管理的根本目的。医院文书档案管理与OA系统的融合，解决了文书档案在办理过程中时间、空间的局限性，不仅加大了管理者科学决策的力度，还开阔了管理者的思路，提升了管理者的思维层次，关键是提高了管理者科学决策水平。因此，做好文书档案管理工作尤为重要。 随着医药卫生体制改革的深入和医院服务模式的转变，医院文书档案管理信息数据化、网络化技术和应用与临床各科的紧密结合、融入和发展，必将带动医院新一轮观念的变革。为适应文书档案管理的现代化发展需要，医院应加强档案管理及OA系统的软硬件建设，建立健全相关管理制度，强化档案管理人员培训，创新服务意识，进行科学化管理，充分发挥文书档案资源的社会效益和经济效益，促进医院健康有序发展，从而更好地适应未来发展的需要。 参考文献 [1]郭丽，孙作丽.OA系统在医院档案管理中的应用[J]。医学信息，2013，（26）：4-4。 [2]李玉敬.基于办公自动化环境的医院档案管理探究[J].大家健康（下旬版），2017，11（4）：283-284. |
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