| 标题 | 基于数字化的档案管理分析 |
| 范文 | 程秀艳 摘 要：随着我国计算机和网络技术的快速发展，档案管理信息化建设的进程也随之加快，档案管理工作在迎来新的发展机遇的同时，也面临了极大的挑战。传统的人工管理模式已经难以满足社会发展的需要，数字化技术开始在广泛应用档案管理工作中。本文主要基于数字化的档案管理进行分析，以期能够通过本文对我国档案数字化管理的发展提供一定帮助。 关键词：信息时代；档案管理；数字化 作为一种新型的信息管理模式，档案数字化管理就是把来自不同渠道的档案信息进行资源交换，进而形成档案文本，并采用数字化的形式进行保存处理。在对档案进行数字化处理的过程中，主要使用网络技术和计算机技术作用档案传递以及应用的工具。利用数字化技术进行档案管理，可以将海量的档案信息纳入到档案数据库中，有利于提升档案信息的利用率，同时还能实现档案信息资源的共享。随着近年来我国信息科技水平的不断提高，数字化的档案管理模式在全国各地纷纷启动，在国家政府部门的重视和支持下，档案管理数字化正在不断的深入发展中。 1 数字化档案管理模式的内涵和特点 数字化的档案管理模式与传统的档案管理模式有很大区别。在传统的档案管理模式中，从采集、整理资料数据到归档保护都是采用人工操作这种形式来进行。而人们要查阅使用档案信息就必须到档案管理室或档案馆才能满足需要，档案利用受到极大的时间和空间限制。加之在传统的档案管理模式中，大多数档案都是孤本，因此档案信息的安全保障系数很低，档案利用率难以提升，更不要提信息共享的实现了[1]。而数字化的档案管理模式则是建立在计算机技术、网络技术以及现代通信技术基础上的一种现代化、科学化的档案管理新模式，通过对档案原件进行扫描、压缩、转化这种方式将其制作成为声音、图片等文件并纳入到档案数据库中，之后再利用查询检索工具即可轻松的满足使用目的。数字化档案管理中，档案信息的存储和查阅都是通过计算机和网络来完成，数字档案馆将有价值的馆藏纸质资料利用动态计算机技术进行识别、录入和分析，最终整合为电子信息，并通过网络实现高度的信息共享，这种集挖掘、管理、查询、发布于一体的档案管理模式，能够将数字档案馆真正打造成一个名副其实的海量资源库和电子化的信息资源共享平台。 2 档案数字化管理的必然性 实行数字化的档案管理是时代发展的必然。随着当前网络信息技术的发展，分散于不同地点或或载体的档案信息得以实现数字化的存储，并通过互联网实现共享利用这种方便快捷的方式，由此形成了大量的数字化档案，大幅提高了人们的工作效率。因此，在未来的发展中，档案管理数字化是必然趋势。同时数字化档案管理还有很多不可替代的作用。一是采用数字化管理这种方式对于保护档案信息更加有利。在对原有的纸质档案进行数字化转换的过程中，相关工作人员还能发现其中一些不完整的部门，有利于档案工作人员及时补齐资料。二是数字化的档案管理模式能够有效的弥补纸质档案字迹模糊或污损的问题[2]。对纸质档案进行数字化转换之后，相当于多了一份备份，有效的提升了档案元件的完整性和安全性。三是数字化的档案管理模式对于提升档案管理的工作质量，提高立卷、归档和查询效率有很大帮助。 3 数字化档案的优缺点 （一）数字化档案的优点 一是能够有效的减少相关工作人员的工作量，使工作效率得到大幅提高。只需要少量的人员遍可以完成过去需要大量人力才能完成的工作，使得档案管理工作人员能够从繁重的文字工作中解脱出来。同时在网络信息技术的支持下，数字化档案信息的利用范围和查询速度也有了极大的提升。二是资源管理的虚拟化。各档案馆可以通过网络互联或馆际互借的方式建设虚拟资源，从而实现档案信息资源的共享。三是档案信息管理的智能化。通过职能化检索工具，使得档案检索的速度更快、效率更高、范圍更广。四是使用更加便捷化。档案使用者可以无视时间和地域的限制对档案信息加以利用，有效的节省了人力、物力和财力等资源。 （二）数字化档案的缺点 一是数字化的档案资料有可能出现失真。数字化档案可以被原样复制，但是在复制的过程中也可能变质，而且还不会留下任何修改痕迹。因此，在数字化档案的建立和保存过程中，必须保证信息资料的真实性。数字化档案信息失真并不是数字化文件本身的问题，这种情况主要是因为在形成数字化档案的过程中，由于所采取的方法或采用的软件和格式不同所导致的，因此，相较于传统纸质档案，数字化档案信息“出错”的概率会更高。二是与传统纸质档案相比数字化档案资料的安全性还有待提高。数字化档案中的文字、数据以及影像资料可能会遭到非法更改，例如“黑客”攻击可能导致档案信息被随意篡改。这对数字化档案的安全性和可靠性会造成严重的损害。除此以外，如磁盘等一类的载体由于容易产生静电，也会影响档案信息的再现，致使档案信息难以安全保存[3]。三是数据文件丢失的问题。在当前办公自动化的趋势引领下，人们的工作更加便利，工作效率也得到了极大的提高。然而，我们在享受科技带来的方便之余，也不得不重视因为电脑突然出现故障或网络突然瘫痪所导致的文件数据丢失问题。 4 完善数字化档案管理的措施 （一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规 电子档案由于其自身的特殊性，因此在其建档、归档、存储和利用等各个环节都有可能出现被更改或丢失的风险，因此必须通过建立相关的法律法规来规范电子档案的保管和使用行为，促使相关部门和人员自觉遵守，从制度上对电子档案的安全性做出保障。除此以外，在相关法律法规中还应明确电子档案的法律凭证作用，确保档案行政管理部门依法对电子档案进行管理。 （二）增强防写技术措施 当前，很多软件中都可以将电子文件设置为“只读”模式。在此模式下，用户只能读取信息，无法对其作出任何更改。此外，只读式光盘用户只能读取信息，不能擦除或追加信息；一次性写入式光盘只能供使用者一次写入，可以追加信息，但是无法擦除原有信息。利用这些存储载体来防止用户更改电子档案资料有很好的效果。接入网络的计算机必须注意对防火墙的使用，尽可能避免网络黑客对档案信息资源的非法访问，防止重要信息从网络上非法流出，保护电子档案的真实性和安全性不被损害。 （三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护 首先要加强对磁盘的保护，存放磁盘应选择无尘、无震动、无强磁场干扰的环境中，各业务部门应加强对电脑病毒的防范，定期进行电脑病毒检测，确保保存电子档案的磁盘中没有病毒。其次是要加强对光盘的保护。保存光盘除了要注意避光以外，还用保持存放环境良好温湿度。在使用光盘时，应避免由于摩擦或划痕对光盘造成的损伤，存放光盘应直立放置于盒中，不可大量堆叠放置，以避免光盘翘曲。 （四）加快档案管理工作人员业务能力的提升 作为档案管理工作人员，必须尽快适应当前数字化档案管理的要求，掌握熟练应用相关软件的能力和一定的计算机维护处理技能。因此，加强档案管理工作人员在计算机和网络信息技术方面的培训是现阶段实现档案管理数字化的关键，只有让档案管理工作人员具备了相关的知识技能，才能保证档案管理数字化工作更好的开展。对于档案管理人员来说，除了要掌握必要的知识技能以外，还应不断拓展知识面，不断充实和提高自己的知识技能水平，以适应信息化时代的需要。 5 结束语 总而言之，档案管理数字化是信息时代档案管理工作的基本要求。在此背景下，传统的档案管理工作模式已经难以满足时代发展的要求，档案管理数字化建设迫在眉睫。因此，档案管理工作人员必须紧跟时代发展步伐，不断探索档案管理数字化的新方法和新思路，使档案管理工作更加了学规范，加强档案信息的利用率，从而使档案管理工作的服务职能得到更加充分的发挥。 参考文献 [1]杜文军.档案管理数字化中的信息安全风险及其控制[J].办公室业务，2016，（09）：33-33，35 [2]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017，（05）：175-177 [3]宋茜.大数据时代实物与声像档案的数字化管理[J].管理观察，2016，（23）：88-89，93 |
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