| 标题 | 电子商务档案管理智能化解析 |
| 范文 | 倪小勤 摘要：电子商务档案指的是在电子商务活动过程中，由各个需要保存的经济主体所构成，电子商务档案作为原始记录的一种，相比其他纸质档案，具有更鲜明的特征。首先具有纸质档案没有的虚拟性，其次，还有继承性、复杂性等数字化特征。笔者在下文就此展开分析，充分阐述如何将电子商务档案管理发挥出其应有的价值。 关键词：电子商务；档案；管理；智能化；解析 随着我国经济的快速发展，电子商务时代已经逐渐取代了过去的旧信息时代，科技的不断进步导致电子商务的档案交流频率日益增加，这使得人工记载的工作量大大增加。这就要求我们对电子商务档案进行管理智能化，减少人工用量，使电子商务工作更加智能化、科学化。利用智能化特征对电子商务档案特征的信息进行处理，方便人们了解和使用。 1电子商务档案的简要介绍 1.1电子商务档案的特征 电子商务档案作为一种电子文档，自身具有两个很明显的属性特征，第一，档案内容特殊；第二，档案形式复杂。档案以电子商务为基本标准，通过程序设定形成一种特殊的电子文档，所以内容具有很强的独立性，但是正因为这样，电子档案的内容很可能会被后来的读者所篡改亦或是删除，因此对电子商务档案的保护也至关重要，否则对其原始的档案就难以认定，文档的价值会大打折扣。 1.2电子商务档案与纸质档案的区别 电子档案与普通纸质档案本质上有很大的差别。大体可分三个方面，第一个方面，传输速度不同。在网络的帮助下，电子商务档案通过计算机的处理后，可以将电子档案极快的传输出去，只要有计算机，就可以对文档进行相关的修改和处理。而纸质档案则相对落后，必须要使用传统的传输方式，如邮政寄件，快递派送等方式。传输较慢，传输方式较为复杂；第二个方面，直观性不同。纸质文档相对较为直观，相关内容一览无余。而电子商务档案则必须借助计算机才能使用和观察，对使用环境有一定的要求；第三个方面，在储存方式上有本质性的不同。纸质档案依存于纸张之上，随着时间的推移，档案很有可能遭到破坏甚至遗失，而电子档案则使用数字信号进行储存，只要中枢系统不遭到破坏，电子商务文档就可以近乎永久的保存下去。而两者的存储空间也有很大的不同，纸质文档需要大量的纸张来记载，而大量的纸张必须要用一定的空间来存放，相对占用的资源较多。但是电子文档就不同于纸质文档吗，仅仅需要一部计算机，甚至是一个小小的固定硬盘就可以完成对文档的存储工作。 1.3电子商务档案的复杂性 电子档案相对于纸质档案也有一定的复杂性。其中主要涵盖于以下三点：第一点，一些档案的管理人员思想不够先进，跟不上电子商务时代的步伐，不能够完美接受新兴事物的发展，会认为只有纸质档案才应该被认真归档存放，而对电子商务档案就随意存放，导致日后使用时难度会大大增加；第二点，管理人员存在抵触心理。一些管理人员在存档时惧怕电子商务档案会给自己的工作增大难度，所以在对电子商务档案管理的过程中，不能够积极上进，态度消极；第三点，一些档案管理人员的技术水平不到位，不具备熟练操作计算机的能力，所以在管理电子商务档案的工作中，无法对其进行正确的操作，使得档案管理任务无法顺利展开 2智能化的电子商务档案发展趋势 2.1智能化档案的信息储存 随着科技日益发展，信息储存工作也在向智能化发展。電子档案必须要通过计算机的使用才能被相关系统所认知，并且储存。所以在对电子上午档案进行智能化处理的时候，必须要首先对所使用的计算机有基本的了解，并且具有基本的掌控能力。计算机系统能够智能化运行相关的存储软件，并且，计算机内部自带相应的操作系统可以对电子商务档案进行主流操作。计算机还可以将各个电子管理设备有效的连接起来，保证档案的安全，同时还可以对相关内容进行传输和管理。这不仅要求计算机的性能要好，还需要计算机的系统不能落后。时刻更新计算机系统，使计算机的智能化水平和存储系统时刻保持先进水平，提高电子商务档案的可用性和智能化存储系统的可靠性。 2.2智能化信息的检索 现如今，电子商务时代的快速发展，很可能使电子商务档案的智能化信息检索技术成为未来几十年内的主流发展趋势，目前的计算机技术和计算机的智能化水平随着电子商务时代的蓬勃发展而相应的水涨船高。在一方面业提高了智能化信息检索的水平。电子商务档案的信息具有多重的存储形式，不仅有数字、文字等多种形式的智能信息，还包括声音、图像、视频等更加直观地信息。而这些存储的信息，一部分是使用本地设备进行信息储存，另一部分可能是传输之后通过异地设备进行存储；还有一部份信息是进行加密，另一些可能未进行加密。这些都是信息智能化的具体体现。所以实现智能化信息的检索对于电子商务的档案管理工作有着极其重要的意义。 2.3智能化档案的应用 由于电子商务档案中的信息可以为企业提供商业预测、营销策划等帮助，并且具有帮助梳理客户关系，协助管理相关信息的作用。所以，科学、合理地使用电子商务档案的信息，是企业快速发展的基础保证。目前，如何将电子商务档案进行智能化已经成为业内人士的主要研究命题之一，在未来的几十年内，都会是研究课题的主流。 3智能化在电子商务档案中的体现 3.1客户关系管理的智能化 作为电子商务档案的重要组成部分，客户档案在文档中显得极其重要。在企业进行电子商务的工作时，电子商务将以一种全新的交流方式亮相于商家和客户之间。为两者提供更方便、更快捷的交流。这就要求管理者具有较为新潮的管理方式，首先需要建立“一切以客户为中心的”主要原则，一切以客户的要求为主，通过智能化管理，提高公司内部员工的忠诚度，增加企业的营业效率和纯盈利。通过对客户关系管理的智能化，全方面加强企业与客户之间的联系，更容易分析客户的实际需求，给客户他们真正所需要的。这样做不仅可以减少不必要的开支，还可以留住客户，使客户成为该企业的忠实用户。通过研究相关产品市场、拓宽该企业潜在的利润空间、改善企业的管理漏洞、提高企业生产物品在该行业的竞争能力、提升自身管理能力等方式，可以吸引更多的优质客户，从而达到提高企业利润水平的最终目的。而做到这一系列成果的基本要求，就是完全实现智能化的客户关系管离理，开发智能化的客户数据库。智能化的数据库是所有其他技术的基础。 3.2智能化的营销策略 通过对营销策略的智能化，可以初步实现智能化企业。通过制定这一策略，企业可以更加全面的分析市场信息，制定高效的营销计划，改善自己的营销漏洞，从而优化服务，协调产品与销售之间的关系，实现企业的最优管理目标。 4总结 总而言之，随着经济飞速发展和电子商务时代的到来，智能化的电子商务已经成为了人们日常生活中不可或缺的一部分。它不仅可以分析客户数据、提供各种分析报告，还可以改善服务质量，增加客户的满意度。为企业的各种经营项目提供决策性信息。在未来，电子商务档案管理的智能化还将发挥更大的作用。 |
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