| 标题 | 档案信息化建设与档案管理分析 |
| 范文 | 李阳+姜庆玲 摘 要：随着我国经济技术的不断发展，现当下各行各业都利用先进的计算机信息技术对档案进行管理。档案管理是企业管理工作中重要的组成部分，档案的管理关乎着公司的发展，只有将档案管理工作做好，才能保证需要的时候能够将档案调出来使用。信息化档案管理可以将档案资料进行长期的保存，并且不会出现损坏丢失的情况，信息化的档案管理方式还能够实现档案数据的融合与共享。虽然现当下有很多的企业已经开始使用信息化档案管理模式，但是在实际工作中还是存在一系列的问题。下文将进行詳细分析。 关键词：档案信息化管理；建设；档案管理 档案信息化建设指的是将现有的档案管理手段与当下的计算机信息化技术相结合建设成一套完善的档案管理系统，工作人员可以通过信息化管理系统对档案进行搜索、编辑、保存及录入数据等。相比于传统的档案管理方式，更加的方便，并且容易操作。不仅减少了工作人员的工作量，提高了工作效率，而且档案资料信息化可以减少相关单位因为保存档案而花费的成本，大大提高了档案保存时限。摒弃了使用纸质来保存资料出现问题的种种情况，使档案管理工作又上升了一个台阶。 1 当下使用信息化方式管理档案存在的问题 1.1 数据具有异构性 档案信息化管理系统接收的是从不同的单位、不同的网络传送送过来的数据，所以数据存在较大的异构性。这样就会导致数据的来源、文件属性、数据结构、文件格式都存在较大的差异，在找文献的时候，如果忽略文件的异构性，或是寻找的文件在存储路径、保存格式等各个方面不符合要求，很可能会对工作造成影响。这种情况下，就会增加工作人员的工作负担，不利于工作的顺利展开。同时对于文件管理系统的建设要考虑文件的异构性，否则容易导致系统在输入或导出时出现数据混乱，从而引起检索范围或对象不具有可操作性。 1.2 现当下的档案信息化管理具有高度的分散性 由于不同的单位发到档案信息化管理系统中的数据会出现相同的情况，所以在利用目录功能进行搜索的时候，可能会出现很多相同名字的文件。如财务报表这一项，某个单位的下属单位中都有财务报表这一项，除了总部，还有很多分支机构有这样一项，在档案信息管理系统接受信息的时候，就会导致信息既分散又重复的情况发生。若是工作人员想要在这些文件里面找出来那行有用的信息进行分享，就会面临大量的筛选信息和数据的工作。不仅浪费了工作人员在筛选时候的时间，而且不能够保证分享出来的数据的有效性。 1.3 管理制度的落后 档案管理信息化系统最大的优势在于，工作人员可以利用计算机技术，在最短的时间内搜索出来最想要的信息，现在的档案资料都是以数据的形式进行管理和存储的。正是由于档案管理的工作越来越便捷，所以更需要完善的管理系统，制定科学合理的管理制度，有效的对工作人员和系统进行管理。随着档案管理信息化系统的不断完善，工作人员的操作变得越来越简单，可能之前一天的工作量只需要几个小时就完成了，所以很多工作人员会出现偷懒的侥幸心理，导致信息不能被及时的录入与管理，这就会严重影响数据使用的时间。由于没有对工作人员进行严格的管理，有些数据甚至都没有被录入，在后期想要找或者使用数据的时候就会出现一系列的问题。 2 档案管理信息化系统的措施 2.1 建设完善的档案管理系统 虽然档案管理变得越来越信息化，但是如果没有完善的信息化系统，还是不能起到应有的作用，通常情况下，档案管理信息系统会分为企业内部具有较高严密性的档案，和对外提供服务的公众平台，方便工作人员查阅。另外可以通过计算机信息技术，将具有档案管理功能的网站设置成两个功能项，一个用来存放企业内部的文档信息，另一个为档案的应用进行宣传，但是在网络上进行这种服务的时候，技术人员一定要保证好网络的安全性。 2.2 计算机技术科学合理的融入到档案管理工作中 档案管理部门的工作人员要求必须是会一定的电脑知识的人，通常情况下，档案管理部门对接收过来的文件内容进行检查和审核，保证所有已经保存的文件和文档都是符合公司规定的，并且针对其不同的内容与要求进行相应的整理和分类，这个时候就需要用计算机信息技术来快速高效的完成工作。其具体的工作过程是接收符合要求的有效的电子文件，对电子文件的处理、整理，最后将最有价值的文件进行保存。并且在相应的工作需要之下，档案的价值能够实现自身的价值。 2.3 归档过的电子文件也要进行相应的管理 电子文件归档指的是，档案管理工作人员在对档案进行审核和保存的时候，需要对其记使用价值分类和保存。工作人员需要用计算机技术将保存好的文档设置成只读模式，这样就能有效保证文档的安全性，能够有效的保证数据的原始性。用电子信息技术保存文档，避免了保存纸质文档时候出现的问题，不用做大量的防潮、防湿等工作。只要将信息电子技术与档案管理的工作结合，并且保证每隔一段时间就要对档案信息进行复制并且上传到云盘中。这样就能保证在发生设备发生设备损坏的情况下，不会将数据丢失。并且云盘中的数据可以进行更好的共享和保存。 3 提高档案管理信息化系统的建设标准 3.1 提高电子文件归档管理的信息化水平 很多时候档案管理部门所接收到的信息是零散的资料，并不是符合标准的文件，所以工作人员需要利用一定的计算机技术，将收集过来的资料如图像、视频等转换成能够保存的文件形式。并且针对其不同的使用价值，要对其进行相应的鉴定来确定保存量的大小与完整性。档案管理工作人员在进行工作的时候一定要制定科学合理的操作流程与管理制度，将档案管理工作规范化、流程化。 3.2 提高工作人员的综合素质 档案管理的工作虽然是特别简单的工作，但就是因为其简单，很多的工作人员会偷懒，对待工作的责任心不足，为避免这种情况发生，企业要不定期的给档案管理工作人员安排相关的计算机技术的培训，不仅要注重技术理论知识的培训，而且要加强工作人员的思想层次的培训，这样工作人员才能拥有一个积极的工作态度，从而提高工作效率。想要更好的做好档案信息化管理工作，员工自身也要不断的进步，需要不断的去学习，尽最大的努力去提高自身的综合素质，对待管理工作应该不断的推陈出新。企业可以为相关工作人员制定完善的奖惩制度，如表现优秀的员工可以多发奖金，犯错的员工也要给予大力的惩罚制度，这样不仅可以让员工提高责任心，而且保证了工作人员工作时候的严谨性。相信在档案管理信息化系统不断的普及，会有越来越多的企业利用这种方法改变传统的管理模式，帮助企业在档案管理工作中更上一层楼。 4 结束语 信息化档案管理不仅能够提高管理工作的水平，而且提高了员工的工作效率，想要更好的完善档案管理系统，企业就需要不断的引进专业的技术人才，并且要不断的强化工作人员的管理能力，定期的给企业员工进行档案信息化管理的培训，保证员工能够在保证落实档案管理工作的同时，不断的创造新型的档案信息化建设的方案。档案是一个公司最重要的信息，所以完善的档案管理系统不仅可以提高企业的收益，还保证了企业的信息安全性。 参考文献 [1]冯艳.事业单位人事档案管理现状与对策[J].档案管理，2015（2）：87-88. [2]陈莉.档案信息化及网络安全防护的研究[J].企业技术开发，2014（7）：35. |
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