| 标题 | 刍议信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响 |
| 范文 | 唐娟 摘 要：高职院校档案管理工作是比较重要的一个组成部分，为了更好实现对于对于档案资料的有序管理，重点加强对于先进技术手段的综合运用是比较重要的发展方向，比如信息数字化技术的发展运用就需要引起足够关注，确保高职院校档案管理能够实现较为理想的优化落实。本文就重点围绕着高职院校档案管理工作中信息数字化的应用影响从积极方面和消极方面进行了全方位分析，然后又探讨了如何落实信息数字化发展，综合提升积极作用效益。 关键词：信息数字化；高职院校；档案管理；影响；措施 随着当前我国高职院校的不断发展，其学生数量越来越多，相应管理难度必然也越来越大，尤其是从高职院校管理内容和目标上来看，其需要处理的内容越来越繁杂，如此也就更加需要重点围绕着相应管理技术和手段进行创新优化。现阶段信息数字化的发展越来越成熟，也确实能够表现出较强的实际作用价值，在高职院校相关管理工作中，档案管理的落实同样也可以借助于信息数字化技术进行创新优化，改变传统高职院校档案管理工作中存在的各类问题和缺陷，逐步提升其管理水平。 1信息数字化发展对高职院校档案管理的积极影响分析 对于当前高职院校档案管理工作的有效落实，其存在的积极作用和有利影响是比较突出的，这也是未来高职院校档案管理工作中大力发展信息数字化的重要原因，具体到实际开展过程中来看，这种信息数字化发展的积极影响主要表现在以下几个方面： （1）符合时代发展需求。在现阶段教育体系发展中，高职院校越来越受到重点关注，尤其是对着社会发展中对于技术人员数量需求的提升，相应高职院校更是需要取得较大突破，满足国家发展的相关需求。结合这种时代发展需求的满足，相应高职院校的发展必然也就需要从技术手段层面进行不断创新优化，确保高职院校各个方面的管理运行取得较大突破，能够适应于社会发展提出的相关需求。从高职院校档案管理层面来看，其需要管理的档案资料越来越繁多，管理难度也正在不断加大，如此也就必然需要切实围绕着先进技术进行引入和运用，信息数字化的发展趋势也就显得极为必要，成为满足时代发展需求的重要手段。 （2）符合高职院校管理发展需求。从高职院校自身管理层面来看，其同样也在当前面临着较多的困难，相应管理压力正在不断加大，尤其是随着当前高职院校中学生数量的不断增加，相应档案资料文件越来越多，如此也就同样需要档案管理工作能够实现较为理想的创新优化，解决以往传统档案管理模式存在的明显缺陷和问题，逐步提升其整体管理效能。此外，当前高职院校发展中对于档案管理工作的关注力度同样也越来越高，这种重视程度的提升同样也需要切实围绕着相应高职院校的原有档案管理模式进行创新优化，最终为高职院校教学管理水平的提升做出应有贡献。比如对于高职院校教学评估方面的落实，其就需要依托相应档案管理工作进行落实，确保其能够对于高职院校学生的动态表现效果进行综合评估，掌握高职院校学生的培养需求和具体培养效果，提升自身发展水平。当前社会发展中对于高职院校的评价考核也已经将信息数字化的发展应用效果作为了重要的评价指标，这也是高职院校发展成为示范性院校的重要组成部分。 （3）有助于提升档案资料实际应用价值。对于信息数字化发展在高职院校档案管理工作中的具体表现，其存在的积极作用往往还表现在最终档案资料应用价值方面，这也是信息数字化发展的主要优势所在。对于传统高职院校档案资料管理工作的落实，其虽然能够形成对于档案资料的有效搜集和保存，但是在应用方面却存在着较为明显的限制，纸质的档案资料文件很难取得较为理想的应用便捷性效果，如此也就很可能会造成高职院校大量档案资料无法及时应用，产生了较为明显的浪费问题，利用率明显偏低。此外，信息数字化发展对于高职院校档案管理工作的优化还表现在资源共享方面，该技术的创新运用能够较好实现不同部门之间的资源共享，如此也就能够更进一步发挥出信息数字化作用效能，促使高职院校档案管理工作更为便捷高效，最终应用价值也能够得到较好提升。 2信息数字化发展在高职院校档案管理中存在的问题分析 虽然在高职院校档案管理工作中有效运用信息数字化技术确实能够表现出较为理想的作用价值，也能够实现传统档案管理模式的创新优化，但是在引入和推进过程中，同样也会面临着较多的问题和障碍，这也是后续发展需要关注的核心要点。当前高职院校档案管理工作在对于信息数字化的发展可能面临以下几个方面的问题： （1）技术层面存在问题。对于高职院校档案管理工作的落实，其在技术层面存在的问题是比较突出的，这也是限制高职院校档案管理工作引入信息数字化管理模式的重要因素。为了较好构建高职院校档案信息数字化管理模式，必然需要大量先进设备和软件的引入，如此也就必然造成了相应技术层面的压力，对于高职院校的经济也会形成一定的负担。此外，因为当前信息数字化在高职院校档案管理中的运用尚未形成统一的制度体系，对于相关设备和技术的应用也存在着一定的模糊现象，如此也就很容易导致相应设备或者是软件的引入相对而言较为混乱，很难形成较强的应用流畅性，也容易带来设备和技术的浪费和闲置问题。 （2）人员层面存在问题。对于高职院校档案管理工作的开展，其要想实现较为理想的信息数字化转变，同样也对于具体管理人员提出了更高的要求，现有档案管理人员如果不经过培训和指导，直接投入到新型信息数字化档案管理模式中，必然也就容易产生较为明显的混乱威胁，容易导致较多管理失误和缺陷的产生。由此可见，人员层面存在的问题和缺陷同样也是比较明显的，其同样也存在着较多的新要求，需要对于档案管理人员的选拔和培训进行重新布置，如此必然也就会消耗大量的人力物力，并且也并非是短時间内能够完成的一项工作，同样也需要在信息数字化发展中予以重点关注。 （3）信息安全层面存在问题。当前各个行业中对于信息数字化进行有效运用还需要重点关注于信息安全方面的内容，这一点在高职院校档案管理工作中同样也不例外，一旦在高职院校档案管理中出现了较为明显的信息泄露问题，其形成的威胁是比较恶劣的。因为当前高职院校档案管理的信息数字化发展运行模式并不是特别成熟，进而也就必然可能存在着较为明显的问题隐患，安全方面的漏洞同样存在，信息泄露问题屡见不鲜。此外，很多高职院校档案管理人员也不具备较为理想的安全控制意识，在信息数字化发展模式应用后，不注重对于档案资料的有效保护，进而也就同样极有可能产生较大的安全影响，信息人为泄露问题也较为常见，同样也需要引起足够重视。 3高职院校档案管理中信息数字化发展措施 为了更好提升未来高职院校档案管理中信息数字化发展水平，促使其积极作用和有利影响得到最大程度体现，尽量规避和解决可能面临的各类问题和障碍，必然需要围绕着如何引入和推广落实进行探究，其中较为核心的优化发展措施需要把握好以下几点： （1）深化信息数字化管理意识。对于未来高职院校档案管理工作的发展，信息数字化管理模式要想得到较好落实，必然需要切实围绕着相应意识层面进行深化改进，促使信息数字化管理意识能够在高职院校档案管理人员方面得到较好体现，逐步完成由传统档案管理模式到新型管理模式的过渡。基于这种信息数字化管理意识的深化，其需要切实围绕着相关信息数字化档案管理技术手段进行重点解读，促使各个相关档案管理人员以及高职院校负责人员，能够意识到档案资料管理信息数字化发展的必要性，领会其应用积极作用价值，如此也就能够较好提升自身对于信息数字化档案管理系统引入和应用的重视程度。 （2）完善制度建设。为了更好促进和推动高职院校档案管理工作中信息数字化发展落实效果，从制度建设层面进行优化也是比较核心的重要内容，其能够为高职院校档案管理工作未来信息数字化发展提供必要引导和约束，降低可能形成的混乱性问题。结合相应制度层面的有效建设，需要首先研究国家相关标准和技术规范，尤其是对于信息数字化技术发展和应用的具体内容进行详细解读，避免可能形成的较大威胁和违规现象，为后续具体工作的开展指明方向。此外，对于具体信息数字化档案管理制度的完善，还需要重点加强对于管理制度的明确，确保相应档案管理人员都能够具备较为明确合理的责任，如此也就能够较好推进信息数字化技术在高职院校档案管理中的落实。 （3）恰当引入先进设备和软件技术。对于信息数字化发展在高职院校档案管理方面的有效推进，其注重对于具体设备以及相关软件技术的恰当引入和运用同样也是比较重要的一个核心内容，直接关系到信息数字化档案管理模式的运行效果。相应先进设备以及软件技术在高职院校档案管理中的引入和推进需要重點加强对于自身实际情况的详细分析和解读，能够促使引入的技术和设备能够适应于自身发展运行需求，匹配性较为突出。此外，先进设备和软件技术的引入还需要考虑到经济层面的要求，避免超出高职院校对于该方面的投资限制。 （4）加强管理队伍建设。为了较好适应高职院校档案资料管理的信息数字化发展模式，必然还需要从管理队伍入手进行有效培训和指导，确保相关管理人员能够有效适应这一新型管理模式，熟练运用相关先进设备以及软件技术参与档案资料管理，降低后续操作过程中可能存在的人为失误和操作缺陷。这种管理队伍建设不仅仅要关注到技术层面的指导，还需要加强对于信息数字化管理意识的培养，促使其各个人员都能够适应于新型管理模式。 （5）注重档案资料信息安全。对于信息数字化发展在高职院校档案管理工作中的落实推进，较好实现对于档案资料信息的安全保护同样也是比较重要的一个方面，其需要切实围绕着信息安全防护系统进行合理配置，避免档案信息资料出现较大泄露隐患威胁。结合这一档案资料信息的安全防护，除了要构建更为完善的档案管理信息化平台，确保其系统更为安全可靠之外，还需要注重相关管理权限的合理设置，降低因为人为篡改带来的信息泄露威胁。 4 结束语 综上所述，对于高职院校档案管理工作的落实，其在当前面临着越来越大的难度，为了更好实现对于档案管理工作的优化推进，注重对于信息数字化模式的发展应用是比较重要的一个手段，应该结合高职院校档案管理需求和基本内容进行逐步过渡和推广，促使高职院校档案管理工作能够发挥出更强的作用价值。 参考文献 [1]司莉萍.论高职院校档案数字化管理[J].中国管理信息化，2017，20（12）：159-160. [2]徐懿.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].安徽警官职业学院学报，2017，16（02）：104-106+128. [3]刘琴.高职院校文书档案数字化管理研究[J].办公室业务，2016（22）：61. [4]郭林峰.高职院校档案收集工作的现状与对策研究[J].办公室业务，2016（09）：61-62. [5]樊立梅.初探高职院校档案管理的信息化建设[J].考试周刊，2014（27）：150. [6]刘珺.信息数字化对高职院校档案管理的影响[J].办公室业务，2013（19）：159-160. [7]汤巍.高职院校教学管理队伍建设的问题与策略研究[J].湖北科技学院学报，2013，33（03）：172-173. [8]周虹.有关高职院校档案数字化建设若干问题的思考[J].办公室业务，2012（05）：74-75. |
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