| 标题 | 档案信息开发利用的创新思维与实践 |
| 范文 | 李贵子 摘 要：档案信息资源的开发，改革过去那种单一利用方式和浅层次的开发利用状况，充分分析目前档案信息资源利用中的问题，扩大档案信息资源提供利用的途径，对档案信息进行深加工，推行档案管理现代化，建立档案信息网络，努力提高档案信息资源的利用效率。 主题词：档案信息开发利用、管理现代化、创新思维、实践 对信息的有效控制和对知识的有效管理，决定一个单位整体的创新素质和创新能力，也新决定了一个单位，一个决策未来的发展和命运。档案恰是信息的重要源泉之一，没有档案的信息化，社会信息化是不全面、不完整的；只有加强档案信息开发利用，缩小档案事业与其他社会事业的发展差距。因此档案信息化是档案工作跟上时代步伐，能在未来社会中生存的必然选择，也是更有效实现档案利用价值的必然发展方向。 在新形势下如何科学开发和有效利用档案信息资源，我认为应该从如下几个方面着手。 1 积极创造有利条件，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设 收集要齐全。这是推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设的基础。因此，必须加强档案的收集工作，坚持经常性收集，拓宽收集渠道，尽可能地采取一切措施和手段把应该进馆的档案征集接收进馆，不断丰富馆藏，逐步建立起门类齐全、结构合理、成分充实、数量充分的档案信息库，从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。 整理要系统。档案馆的档案是否方便开发利用，在很大程度上取决与对档案的科学整理，因此必须加强、强化档案的整理工作。对收集来的大量档案，要采用科学的方法及时进行系统加工整理，使之规范化和标准化，为逐步实现档案信息资源开发利用的现代化做好必要的准备。 检索要深化。这是推动档案信息资源开发利用自动化、网络化建设的重要内容和必要条件。所谓深化检索，一方面指对档案信息的著录、标引要有一定的深度和广度，尽可能多角度地反映有关检索信息；另一方面指对档案信息的存储、检索尽可能地采用现代化的技术手段，如建立计算机检索系统，采用电子计算机、缩微、磁盘、光盘等高密度方式存储档案信息，并可通过网络实现信息的远距离快速传输，达到信息的多用户共享，从而为档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设创造有利的条件。 重点档案运用特殊图像软件。我厂运用了计算机网络管理技术把油田开发档案中利用率最高的前磁曲线图头的录入、声波变密度测井图头录入、并将从测井公司上传的数据，全部下载下来转化成标准的前磁曲线数据信息格式（0racle数据库结构格式）进行曲线数据的数字化存储。还将应用前磁曲线跟踪系统软件生成的newla文件进行转储，存入数据库。我厂的应用人员可以应用此软件对已经转出的井进形曲线数据和图头信息的查询。并能够直接在局域网上进行曲线查询、曲线下载和接箍数据下载等工作。该软件的应用给应用人员提供极大的方便，工作人员只需要通过油水井号就可以在局域网内对所要的数据进行查询，节省了人力、物力、财力。 2 加强市场调研，主动了解用户需求，不断提高档案信息编研成品的质量 档案所载信息大部分分散的静态的材料变成集中的动态的材料，更有效地服务于社会，档案部门必须重视编研工作，对档案材料进行深加工，并不断提高编研成品的质量。真正了解用户的档案需求，档案部门必须加强市场调研，更多地与用户进行交流和沟通，及时捕捉社会生活中的热点信息，关注不同时期国家工作重点的变化情况。 我们单位在实际工作中为了提高编研成果质量，提供利用档案过程中了解用户的档案需求，及时编制了“油田开发校正值数据汇编”、“科技成果汇编”等利用效率高，经济效益好的编研成果。 3 拓展服务方式，加大宣传开放档案的力度，满足社会利用需求 开发档案信息资源的根本目的在于利用，因此，档案部门应该尽可能地创造条件，为档案利用者提供优质服务，充分满足社会各方面的利用需求。 拓展服务方式，实行多种服务。档案部门除了向用户提供日常的门市借阅外，实行多样化服务，如开展咨询服务方式、扫描网上借阅等。开展咨询服务，一方面可以使需要了解档案信息存储状况或需要对某些科技经济问题进行咨询的用户直接通过档案人员的咨询获取所需的信息或答案，从而在一定程度上节省用户利用检索工具或为此进一步查找档案原件所花费的时间。另一方面，档案人员可以在咨询服务时随时进行调查、了解用户的需求特点和利用需求以及利用档案的信息反馈，档案信息比较集中的部门和单位进行有针对性的重点服务，从而提高档案部门的服务水平和服务效果。 做好宣传工作，增强社会的档案利用意识。档案部门除了要千方百计地做好推广服务工作，还要做好宣传工作。因为只有让社会了解了档案，“顾客”才会前来光顾。一方面可采取举办陈列展览或利用报纸、电视、广播等大众传播媒介扩大档案工作的影响增加档案部门的透明度。另一方面要加强对馆（室）藏内容的揭示和报道，如编辑出版或公布《档案馆指南》、《全宗介绍》、《珍贵档案资料目录》、《科研成果汇编》等，让社会尽可能多地了解馆（室）藏内容、成分以及查档的途径和方法。这样，当人们出现利用需求时，就会自然想到档案馆（室）查阅档案，有可能从根本上扭转档案信息资源开发工作的被动局面，大大提高档案信息的利用效率。 加大开放档案的力度，充分满足社会利用需求。第一，必须把可以开放的档案尽快开放出来。在不违反《档案法》的前提下，可适当放宽经济、科技、文化类档案向社会开放范围、时机、密级的控制程度，加快满30年档案向社会开放的步伐。第二，应建立科学合理的档案降解密制度，积极稳妥地做好已到开放期档案的划控和降解密工作。凡属于非秘密或已解密的档案都应通过各种形式向社会开放，为全体公民服务。第三，档案部门应积极主动地调查了解社会需求，尽可能开放对社会利用量大、利用频率高的档案，并简化利用手续，尽快使档案发挥其应有的社会效用。 4 優化知识结构，抓好队伍建设 档案部门要做好开发利用档案信息资源的工作，为经济建设服务，也必然面临着如何适应形势的发展，大力提高档案人员的素质，从而推动档案事业全面发展的任务。从目前大多数档案部门的人员现状来看，做好这项工作的重点是必须抓好以下两个环节： 档案人员的继续教育。随着社会、经济和科学技术的发展，档案从门类到载体，从管理手段到传播方式都发生了巨大变化，档案人员单一的专业知识已远远不能适应形势发展的需要，因此优化档案人员结构，抓好档案人员的继续教育。我们单位从实际出发，每年都进行、在职岗位培训、参加国家档案馆举办的档案培训等多种形式的教育。同时结合实际，增设一些档案工作现代化所必须掌握的技能课程。如扫描，刻录、多媒体技术、图像处理、摄影、录音、录像、计算机程序设计等，从而大大拓宽档案人员的知识面，优化其知识结构，提高其综合素质，以便为档案信息资源的开发利用开拓新局面。 建立健全科学的激励机制。首先，在精神激励方面领导应该充分发挥档案人员的长处，对于员工的工作成绩及时给予肯定与表彰，尽可能地给员工创造较好的工作条件及再培训、再教育的机会。在物质激励方面，档案部门应当实行把档案人员的工资福利待遇同其对档案工作、档案事业的贡献、对国家和社会的贡献紧密联系起来的分配制度，以激励档案工作人员不断提高其工作的质量和效率。总之，档案工作者积极性、创造性和工作热情调动起来了，才能真正使档案工作充满生机与活力，才能为社会提供质量、高效率的档案信息服务。 总之，档案信息资源的开发利用是一个十分复杂的系统工程，这就要求我们不断探索，突破思维模式或工作方法，以市场经济的眼光，寻找档案信息资源开发利用工作的最佳思触点，以思维求得新思路。 参考文献 [1] 王 涛.《档案信息化开发新思路》.中国档案出版社.2009年版 |
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