| 标题 | 基层事业单位档案管理的信息化建设路径 |
| 范文 | 马为民?马晓燕 摘 要：互联网信息化技术的不断发展与进步，对基层事业单位档案和管理产生了极其深远的影响，可以保证档案管理工作做到与时俱进、开拓创新。加强事业单位档案管理信息化建设，可以彰显信息化建设优势，实现档案信息的实时性与共享性目标，确保档案管理效率的稳步提升。本文主要针对基层事业单位档案管理的信息化建设路径展开深入的研究与分析，希望为相关行业人士提供些许帮助。 关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；路径 目前，加强档案管理信息化建设是至关重要的，与提高档案管理效率之间的关系是紧密联系、密不可分的，并在基层事业单位中占据着举足轻重的地位。事业单位在档案管理信息化建设中，要加强档案管理信息化基础设施投入，开展档案管理信息化培训工作，构建档案信息局域网，并且还要加大监督力度，做好相应的涉密管理工作，以免出现档案管理信息丢失的现象，进而促进事业单位档案管理工作的顺利开展。 1 基层事业单位档案管理信息化建设的优势分析 1.1 有利于延长档案管理时间 在以往传统环境的影响下，档案信息的保存方式大都是纸质文件，自身材料极容易受到天气、温度等因素的影响，单位需要加强投入来购置相应的器材，比如安装空调和恒温机等。如果在某个环节出现问题，纸质档案极容易出现损坏现象。而对于档案管理信息化来说【1】，可以有效解决上述问题，基于信息化视角，档案信息的保存方式是电子文档，不会容易温度和湿度等因素的影响，而且在网络信息终端进行存储，所占空间并不多，可以将保存成本节约下来，延长保存时间。 1.2 有利于确保档案查询借阅效率的稳步提升 在以往传统档案管理方式下，对于纸质档案管理来说，不可忽视的问题就是档案查询问题。纸质档案大都存储在档案盒之内，档案盒外贴有查询目录，并且按照顺序保存到档案柜里，如果遇到查询档案，要通过档案目录来确定档案所在的问题，进而找到档案。同时，在借阅过程中，纸质档案极容易出现损坏，再加上一旦借阅时间过长，将会造成档案的损坏。而基于信息化建设视角，档案是电子档案，通过计算机可以提高查阅效率，而且借阅也可以通过复制方式，可以降低原始档案的损害率，进而确保档案管理效率的稳步提升。 2 基层事业单位档案管理信息化建設中存在的不足之处 2.1 档案管理信息化的硬件设施扶持力度不足 硬件设施建设主要是指在信息化建设中，事业单位实现档案管理数字化的硬件设备保障，可以给予档案管理信息化管理强有力的支撑。现阶段，在事业单位档案信息化管理方面，一些事业单位内部资金较为匮乏，现有的档案管理基础设施较为陈旧，与现代信息化档案管理工作的开展不相适应。在信息化档案管理工作中，信息化管理的设备在开展档案管理工作和档案数据化管理等方面发挥着重要作用，然而在这个方面存在着较多不足的地方。 2.2 信息技术利用效率比较低 在档案信息化建设过程中，计算机检索技术的应用是非常关键的，对于提高检索效率和提高检索准确性具有极大的促进作用【2】。一些事业单位的档案管理工作已经构建了信息化管理方式，然而仍然存在职员使用手工检索的方式，信息化技术利用效率并不高，进而对信息化的推广造成了极大地阻碍。 2.3 档案管理工作培训力度有待提升 要想加快实现档案信息化管理，要正确认识档案信息化管理工作，这种认识主要表现在： 首先，基于软件设施的培养视角，一些事业单位内部管理层缺少对档案信息化管理工作的正确认识，重视程度不够，对事业单位信息化工作的开展产生了极大地阻碍。其次，基于档案信息化管理工作开展的扶持来说，一些事业单位没有积极开展信息化档案管理培训工作，不利于工作的长效发展。 3 基层事业单位档案管理信息化建设的完善路径 3.1 加强档案管理信息化基础设施投入 要想促进档案管理信息化工作的顺利推进，要加强基础设施建设，为事业单位提供充足的资金，以便于购置相应的基础设备，比如计算机、打印机等。工作人员要利用先进的硬件设备，扫描、补充以及整理馆藏档案资源【3】，通过各类文档处理软件，要对构建的数据库加以整理，优化检索服务。 同时，在单位内部财务预算方面，要加大专业信息化设备的投入力度，对单位实际情况进行细致评估与分析，尽可能满足单位设备需求，进而顺利开展档案管理信息化工作。 3.2 加快实现档案管理工作的数字化 在档案文件保存中，档案信息资源的数字化是较为重要的方式之一是，事业单位要加强先进的管理手段的应用，构建相应的档案数据库。同时，网页管理也是较为重要的方式，可以为员工进行档案管理工作提供极大地便利性，所以加强档案网站管理也是不容忽视的。网络技术的飞速发展与更新，事业单位在档案管理中，必须要注重技术和设备的更新、维护，实现信息资源的高效利用与配置。 3.3 加强档案管理信息化的培训 要想实现档案管理信息化建设目标，必须要注重培训工作的开展，定期开展技能培训与管理思想的培训工作，并且要加强管理人员的思想培训，定期召开专家讲座，加强交流与研讨[4]，开阔档案管理人员的视野，不断提高人员的专业技能与综合素养，严格规范人员的工作行为。需要注意的一点是，还要不断激发档案管理工作人员的积极性、主动性，实施相应的激励与约束机制，并将其与员工薪资相挂钩，对于工作表现良好的人员要给予一定的物质奖励和精神奖励；反之，要予以惩处，不断提高档案管理人员的服务能力。 3.4 构建档案信息局域网 事业单位在档案室内部，要构建独立、封闭的局域网，设置电子档案阅档室，查档人员可以查阅自己所需的资料信息，但是要在授权允许的范围内进行，这对于档案查阅速度的提升有着极大地帮助，也可以增强档案管理工作的安全性与保密性。同时，事业单位还要构建档案信息专网系统，可以为相关业务部门的正常使用带有极大地便利性[5]，授权人员可以结合自身工作需求，在登录档案信息专网以后，就可以自行查阅。 3.5 制定档案信息化监督机制，做好涉密管理工作 要想确保事业单位档案管理信息化的持续推进，必须要制定完善的监督管理机制，对员工的工作行为进行严格的监督，确保档案信息的高度安全。在构建档案信息化监督机制过程中，要注重内部监督与外部监督，灵活运用，从而构建完善的档案信息化管理模式。档案室要定期开展档案信息化设备和信息网站的检查与维护工作，并对档案信息网络进行病毒检测，确保档案信息的高度安全，促进档案信息网络的顺利运行。事业单位要开展涉密管理工作，加大保密审查力度，做到“不公开、不涉密”，避免出现档案信息丢失或窃取等安全隐患。 4 结束语 综上所述，加强基层事业单位档案管理信息化建设势在必行，可以实现档案管理与信息化建设的紧密融合，不断提高档案管理工作效率，顺利开展档案管理工作。因此，在档案管理信息化建设过程中，要给予充足的资金，构建先进的计算机和设备，并积极构建内部局域网，加大内部监督力度，最大程度地维护档案管理信息的真实性与准确性，以防出现不必要的安全隐患。 参考文献 [1]李峰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017（24）：89-90. [2]黑丙喆.事业单位档案管理信息化建设问题[J].人力资源管理，2017（07）：341. [3]从俊.浅析事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科技经济市场，2016（09）：127-128. [4]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016，7（13）：138-139. [5]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016（02）：23. |
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