| 标题 | 浅谈做好文秘和档案工作的认识和体会 |
| 范文 | 高瑜 摘 要：现代文秘工作和档案管理工作是相辅相成的，文秘工作做得好，能为档案工作提供良好的条件，而档案工作则是对文秘工作的检验，能促进文秘工作规范化。现就从我自身的实際工作谈谈对文秘和档案管理规范衔接的一些粗浅认识和看法。 关键词：档案管理 领导重视 全员配合 更趋规范 现代文秘工作和档案管理工作是相辅相成的，文秘工作做得好，能为档案工作提供良好的条件，而档案工作则是对文秘工作的检验，能促进文秘工作规范化。现就从我自身的实际工作谈谈对文秘和档案管理规范衔接的一些粗浅认识和看法。 一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对档案人员工作的满意度。因此，要想使单位的档案工作有起色，首先要争取领导重视，档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，踏实肯干，发挥主观能动性，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要档案人员经常向领导宣传档案工作的重要性。首先，要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案管理工作的重要性。 二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着社会的发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1）掌握现代化管理技能，提高综合素质。数码产品在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各环节与办公自动化相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这就需要文档管理人员结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2）利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用电脑、扫描仪等整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。 三、档案归档、整理过程中存在的突出问题 关于档案由归档部门进行整理、立卷的规定，这是档案管理规定在执行方面不到位最明显最长久的一个例子。档案员在工作中要求归档部门进行立卷，规定交给档案部门的归档材料应当是已经经过立卷整理好了的，但这种要求往往都会落空，大多数情况是档案归档后再由档案员去整理立卷。所以长期以来，文书或业务部门立卷，纯粹是一种理论规定，没有落到实处。文书或业务部门整理的规定执行得如此艰难，是不是这一规定本身有错呢，显然不是的，之所以要规定文书及业务部门整理，是因为整理的主要目的是为了把彼此有联系的，有某种共性的一些文件组织在一起，便于利用，也使得档案不容易丢失，而归档单位对自己从事的工作最熟悉，最了解文书处理过程，由他们整理，可以及时发现遗漏的材料和提高整理的质量，还可以提高整理的工作效率。 由此可见，文书或业务部门整理的规定是很科学的，反映了档案管理的规律，是从档案工作实践中总结归纳出来的科学管理方法。 那么如此科学合理的一项规定，为什么执行起来这么不顺呢？首先是因为整理工作是一项有一定专业水准的工作，要根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用，需要整理人花费一定的脑力劳动和耐心，还要花费一定的时间，这对于那些没有档案整理归档意识的人来说，变成了额外的工作负担，不甚其烦，想尽办法和理由不整理。其次是在档案部门要求各归档部门整理和各归档部门不愿整理的矛盾中，档案员处于弱势，任何部门往往都能强有力地抵制住由归档部门整理归档的规定。其结果只能是两种：一种是档案员自己整理，使档案员用多于部门整理许多倍的精力埋于整理工作，并容易出错，也使得档案员的真正职责被削弱了，这样时间一长，档案管理就容易产生混乱，影响到档案的长期保管和利用。 在目前由文书或业务部门整理这一规定还没有被普遍接受的情况下，为了保证归档文件的真实性、完整性、可靠性，因此应该把文件、档案管理看成一个统一的系统工程，实现文档一体化，档案工作实行全程管理、前端控制。如果同一个部门有专职档案员，就可以由档案员来同时做文书和档案工作，在文书环节就可以把办理完毕的文件按档案要求整理好，实行文档一体化管理，既减少了重复劳动，又避免了文书与档案工作之间的不协调，彻底解决了文档两张皮的现象。因为在目前计算机技术不成熟或基层条件不允许的情况下，档案管理执行的是双轨制，即同一份档案有电子归档，也把纸质文件归档，平时在计算机上通过档案管理软件网络把办理完毕的电子文件随时归档，到第二年六月份之前再把纸质文件一次性归档。这样电子文档方便了平时的调阅利用，纸质档案又满足了档案的长期保管的安全需要。 四、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案管理人员的工作积极性和主动性，努力提高文档管理的知识水平和管理能力。由于文件、档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。 1）进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。 2）加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省、市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的激励机制。激励机制可以促进文档管理工作人员积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。 3）明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。学习文档专业知识，为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；学习相关学科知识，文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新。 综上所述，我认为档案管理工作，决非单凭档案管理人员自身的力量就能做好的，要想把一个单位的档案工作搞得卓有成效，这很大程度上取决于单位领导的重视和各职能所室的配合，也就是说：档案工作并非档案管理人员一个人的工作，而是整个单位全体职工都应该参与的一项工作。 |
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