| 标题 | 浅谈如何实现档案管理的信息化数字化 |
| 范文 | 范记君 摘 要：档案信息化和数字化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。为进一步推进档案管理的信息化和数字化建设，深入分析档案管理信息化数字化的内涵要求和档案信息化数字化建设中存在的问题，提出积极推进档案管理信息化数字化的对策。 关键词：档案管理；信息化；数字化 档案是记录人类文化发展、社会实践和社会文明进步的重要手段，也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。随着社会发展进步，原始的档案记录已经不能完全适应现在的工作节奏，实现档案的信息化与数字化已成为档案管理建设的一个重要目标，是当前做好档案工作的重要任务之一。 1 档案管理信息化数字化的必要性 1.可以使档案信息管理更标准。在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中，必须依赖规范的业务和技术标准。这些规范和标准应该由档案管理部门统一制定、颁布、施行。档案信息的标准主要体现在档案信息采集标准、档案信息存贮标准、档案信息管理标准、档案信息网络标准、档案信息管理软件标准化等方面的内容。 2.可以体现电子档案的优点。使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。 3.可以实现档案信息网络化。将档案资源进行数字化处理后，通过互联网、局域网等计算机网络技术，建立档案信息网站，供公众进行档案信息查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、交互式、社会化利用。 2 档案信息化数字化建设中存在的问题 1.档案管理工作量大、效率不高。在档案信息化进程中，一要对现存档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。要实现档案信息化，建成数字档案馆，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年、近十年或者更长的时间。 2、搜集管理意识薄弱、重视度不够。 档案管理工作的主要内容是材料的收集和管理。但是，在实际工作中存在一部分档案管理人员的档案信息搜集和管理意识薄弱，搜集和保管档案的重视不够，导致部分档案材料没有及时更新、总结，造成了档案材料不健全、档案缺乏动态管理，从而给档案的使用带来了诸多的不便。 3.资金投入量大，筹集资金有难度。加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。 4.队伍建设要求高，适用人才难求。一部分档案管理在职员工的业务技能和职业操守不高，没有经过专业的档案基础知识和业务及技能培训，导致在工作中对于一些事业单位档案的重要性、管理要求、重要档案材料的收集、整理、归档以及装订等业务处理不合理，缺乏科学性、系统性及连续性；对档案的处理仍然沿袭传统的档案工作管理方法，严重影响了档案管理的信息化水平，阻碍了事业单位档案管理的信息化建设。 3 积极推进档案管理信息化数字化的对策 （一）培养管理人才 1、加强档案管理理论和业务培训 档案管理人员必须具备扎实可靠的档案基础理论知识、全面系统的档案管理知识体系，应该明确文件与档案管理的基本原则，熟练档案管理工作的规律、分类方式以及相关的业务技能，同时应该具备认真负责的档案管理职业操守和严谨的档案管理工作作风。 为了进一步提高事业单位档案管理人员的理论知识和业务技能，档案部门应该定期地开展各种档案管理培训，如岗位培训、学历培训、专业档案工作学历教育等，通过培训教育把理论与实际工作紧密地结合起来，为单位档案的信息化建设培养一批优秀的管理人才。 2、加强信息化技术培训 建立档案目录数据库的技术性、专业性很强，其质量、水平、效率对档案自动检索功能以及档案信息网络化起着决定性的作用。为了确保档案目录数据库的建设能够符合科学、规范的要求，要加强对档案数据输入管理人员的继续教育及培训，使一批熟练掌握现代档案管理应用软件的各项功能的专业档案管理人才脱颖而出，从而推进单位档案管理的信息化建设。 （二）加快档案信息数据库建设进程 档案信息数据库建设是实现单位档案管理信息化建设的基础工作，是推进位档案管理现代化的必由之路。因此，为了有效推进档案管理的信息化建设，应该加快档案数据库的建设工作，并将档案管理信息化建设与办公自动化紧密结合起来，统筹规范、统一部署，进一步提高单位档案管理工作的质量和效率。 （三）积极筹措资金 在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。实现档案信息化，最基本的投入渠道只能是财政，档案馆不创造物质财富，也无创收渠道，经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持，将其列入政府信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。同时，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。 （四）完善檔案信息的获取能力 要推进档案管理信息化建设，在档案的管理上，就要改变过去档案信息搜集管理意识薄弱、“重藏轻用”的现状，转变观念，更加注重档案资料的信息服务功能，最大限度地发挥档案信息的作用，提高档案信息化水平。同时，档案管理工作人员应该具备较强的信息获取、收集能力，并且能够熟悉、掌握网上的档案信息资源，能够熟练、快速地获取更多的事业单位档案信息。 （五）推进档案信息化的法制建设。 加强档案法制化建设，是适应新时期档案工作发展的新形势。档案信息化管理的法制建设主要包括以下几个方面的内容：一是对现有档案法规、国家和行业标准加以贯彻执行。据有关资料显示，在制定的技术规范中，贯彻标准的只在少数。采标率很低，大部分单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解。根据这种状况，应以法律法规的形式加以确定，变行政管理为法制管理，增加其约束力。二是社会的发展日新月异，档案信息化进程不断加快，需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法，同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。三是大量电子档案能否发挥其应有使用价值缺乏法律依据。在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，就需要制定相关法律加以界定，从而更好地发挥电子档案的作用。四是档案信息化法制建设还应包括档案安全法规建设。现代信息社会中，档案管理的网络化使档案存在一定的安全隐患，在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。 |
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