| 标题 | 提升事业单位档案管理信息化建设的策略 |
| 范文 | 黄浣梅 摘 要：以事业单位为核心的档案管理，其信息化建设是科技发展、时代进步的必然。而各事业单位在施行档案管理信息化建设时，应依据自身现状，借助总体规划的形式，构建专业化网络化信息平台，用以保证档案管理的机密性、安全性价值。对此，本文侧重探讨事业单位档案管理信息化建设的有效策略，以供参考。 关键词：事业单位；档案管理；信息化建设 社会的持续进步，促使市场体制得以革新，促使各行业、各企业、各单位档案需求量、数量显著增加，特别为事业单位档案，更是达到空前状态，而这也为档案信息化建设创造条件。但是，在诸多因素的制约下，事业单位档案管理仍存在漏洞，阻碍其信息化建设。管理人员只有在全面认识到档案管理作用的同时，才可依据管理现状和相关问题，将档案管理信息化建设落实到位。 1 事业单位档案管理信息化建设的意义 对于事业单位而言，传统档案管理多面临如下情况，即档案资料存放位置不合理、检索工具不全等，不仅需要耗费过多地人力和物力等资源，对相关资料予以查找，甚至还会存在找不到的现象。而档案管理信息化建设，能够在杜绝此类问题的同时，以计算机速度快、精度高和存储量大的特点，便于对相关资料的查阅，既可显著提高管理人员的作业效率，还可预防“手工抄写失误”等现象的出现。 除此之外，传统档案管理不仅需要借助资金投入的方式，对库房予以加盖或修缮，还应预防纸质档案资料虫蛀、鼠类破坏和氧化、霉变等危害。有效的档案管理信息化建设，可依据硬盘和光盘、U盘与网络存储空间等形式，将档案信息予以随时存放，具有方便、简洁的特点，能够有效保证档案原件的真实性、完整性。 2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题 事业单位传统档案管理模式是由纸质资料为主导，虽可保证各类信息的详细性和完整性，但却不利于日常管理和查阅。而针对性档案管理信息化建设，能够在预防此类问题的同时，使档案管理工作更具便捷性、简易性特点。然而，由于诸多因素的影响，导致事业单位档案管理信息化建设存在以下问题： 2.1 专业性管理人才的匮乏 管理人员作为事业单位档案管理的责任主体，其专业能力、整体素质是决定工作水平及质量的关键。但是，在实际情况中，诸多事业单位档案管理者均由普通人员构成，且在档案管理专业知识相对匮乏的情况下，未施行有效的档案管理技能、知识培训，使之难以满足档案管理信息化建设的需求。再者，档案管理人员岗位意识的不足，丧失精益求精的工作态度，不仅在日常工作中呈现敷衍了事的状态，还难以落实自身的岗位职责，极大程度上阻碍事业单位档案管理效率的提高。 2.2 档案管理机制不健全 目前，事业单位组织者和管理者，由于档案管理信息化建设意识的不足，导致其管理机制难以达到与时俱进的效果，特别是在社会主义市场体制下，人才教育为满足市场需求，逐渐培育更为专业且多样化的人才，以便更好应对市场的不同需求，促使行业市场的多元化、多样化特点更为突出。正因如此，事业单位档案管理机制难以得以优化和创新，致使其和市场、社会间呈现显著差距，不仅会造成档案管理人员对自我效率、现代化技术的忽视，还不利于事业单位的健康发展。 2.3 信息化建设缺少规范性 事业单位档案管理期间，相关软件的使用缺少通用性、统一性价值，即呈现各行其是、各司其职的状态，导致档案管理系统移植性极差。不仅会增加文件检索、信息管理的难度，还会使其管理内容逐渐增多，为档案管理信息化和电子化建设带来难度，更谈不上对资源共享的目的。 2.4 信息化水平低下 通过对事业单位档案管理现状的思考，可知其信息化建设水平相对较低，甚至在重要档案记录中，仍以传统纸质档案为主导，不仅会增加档案资料的收藏难度，还会带来极大的查阅难度。对此，若要保证档案信息的安全性和完整性，则应做好其信息化建设，否则难以达到此目标。 3 对事业单位档案管理信息化建设的几点策略 3.1 保证档案管理的标准性、规范性 事业单位在日常运行期间，传统档案管理模式是以实体资料为主导，通过有效的管理和保护等措施，保证其完整性、安全性和保密性。随着信息技术的逐渐提高，档案管理实现信息在线共享，以此提高自身的利用率。若要从根本上落实此目标，则可在加快档案管理信息化建设的同时，构建专业化且健全化档案管理机制，用以保证自身管理工作的规范性、标准性价值。笔者建议可从以下几点入手：依据国家档案信息化建设的标准，融合自身发展现状，构建健全化档案管理机制；档案录入时，应遵守国家法律法规，对其标识、格式和文字等内容予以规范录入，以此保证模式的统一化；最大限度上使用通用性强、统一性的档案管理软件或硬件，再借助对纸质档案的规范管控，以此切实事业单位内档案信息共享的效果[1]。 3.2 构建专业化信息平台 事业单位档案管理的信息化建设，是以服务于档案使用者为导向。对此，档案管理人员应做好思想观念的转变，以明确自身定位基准，逐步提高自身的服务水平和意识。即可在构建档案管理信息化平台的同时，加大推广宣传力度，预防信息不对称下档案管理系统无法使用的问题；辅之组合式推广的手段，依据使用者的需求，逐步提高档案使用效率，保证其服务工作的便捷性、有效性。 3.3 健全相关服务设施 为更好落实事业单位档案管理的服务性、共享性目标，可将各事业单位定义为系统“节点”，借助相关设备设备的使用，将各基层单位档案信息予以整合，以便能够体现“节点”的作用。即配置标准化计算机，通过网络设施接入的方式，保证各档案间的信息传递和共享；依据自身需求，为档案管理部门配置相应的扫描仪或打印机；通过对各设备系统升级需求、兼容性的思考，使其能够在满足长期使用的同时，对多元化设备资源予以协调使用；使用安全性相对较高的档案管理系统，依据互联网和局域网间的衔接，保证信息存储、使用和整理等工作的一体化；以档案信息在线共享为基准，逐步提高档案管理信息化建设的安全性，再通过安全保障系统的融合，为档案信息的可靠性、安全性提供条件[2]。 3.4 提高档案信息的使用率 若要全方位提高事业单位档案信息的使用率，则可在以档案分类整理为前提，通过对其目录的规范修编，再借助计算机、手工等检索方式间的融合，便于档案信息使用、查阅等工作的施行。再者，还可通过对档案的编研，使其能够在开发利用的前提下，致力于阅览服务等功能主体上，有利于相关信息的二次加工和使用。而在事业单位档案服务中，更应以“抓服务、促实效”为准绳，为来访者提供现场查阅和来函待查等服务，以便更好提高事业单位的档案管理水平和服务质量。 除此之外，事业单位还应时刻做好档案管理人员的培训工作，即借助专业培训、深造、共享学习等方式，逐步提高其专业素质，以便能够优化自身的服务意识、管理能力。必要情况下，可借助专业化人才的引进，用以为档案管理信息化建设而服务[3]。 4 结束语 总而言之，信息化时代的到来，促使事业单位档案管理信息化建设工作，势在必行。对此，若要更好满足市场和时代需求，在可通过对档案信息的深入挖掘，在保证信息在线共享的前提下，提高事业单位的办事效率和服务水平。即档案管理信息化建设作为事业单位日常运行的核心，能够以管理便捷、操作简易、节约成本、共享性强和效率高的特点，为事业单位的长远发展创造条件。 参考文献 [1]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2016（7）：47-47. [2]梁颖.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].才智，2017（18）：167-167.. [3]闞泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新，2017（6）：193-193. |
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