| 标题 | 加强档案信息化管理工作的分析 |
| 范文 | 叶绍芬 摘 要：社会经济高速发展，科学技术创新研发，大大提升了人们的生活质量，满足了人们的精神需求。信息技术为各项生产活动的高效开展提供了有力保障，促进了社会主义现代化建设事业的全面发展。在当前背景下，有序进行档案的信息化管理，一方面会减轻档案管理难度，提升信息的处理速度，另一方面能够推动档案事业的长远、可持续发展，真正体现出信息化管理的实际价值。档案信息化管理过程中，工作失误问题得到了有效解决，档案规范化、程序化管理体系完善构建，打破了传统的弊端格局，迎来了档案管理工作更加辉煌的明天。本文主要针对档案信息化管理工作进行了深入探究与分析。 关键词：档案管理；信息化；有效策略；研究；分析 在这个信息时代中，我们需要利用信息化理念提升各项管理工作的实效性。档案管理工作十分繁琐，日常工作量相对较大，逐步构建一个完整的信息化管理系统，有利于激发管理人员的工作热情，端正他们的工作态度，解决各种类型的档案管理问题，确保后续档案管理计划的顺利实施。档案事业的发展离不开信息技术的支持，在国家大力提倡信息化建设的背景下，我们需要及时摒弃传统的档案管理思想，探索新型的档案管理模式，融合信息元素，适应社会的发展需求，将档案管理工作更好的服务于社会、服务于全体群众，便于档案信息的分类储存与快速查阅。 1 档案信息化管理优势 传统的档案管理工作需要人员的动手操作，面对庞大的档案数量和繁琐的分类程序，档案管理实效性是很难得以显著提升的。人工操作费时、费力，无法充分满足查阅者的更多需求，最终导致档案管理的整体效果并不理想[1]。而各项信息技术的科学应用，就很好的改善了上述弊端现状，档案的信息化建设速度不断加快，管理人员也纷纷在实践中努力提高自身的业务能力和综合素质，开创了档案管理的全新格局，促进了档案事业的信息化发展。档案信息化管理优点为： 1.1 把管理人员从繁重的工作中解脱出现，计算机代替人工进行档案的分类管理，人工操作失误率随之下降，管理人员也有更多的时间与精力进行档案信息化管理工作的系统性研究，进而优质体现了档案管理的服务性、高效性特征。 1.2 利用计算机来对档案进行管理，有效的提高工作效率，减少了客户的等待时间，提高了客户对档案服务的满意度。 1.3 利用信息化对档案进行管理，改变了档案的载体形式，通过光盘、磁盘、存储卡等多种介质形式来完成档案的存储保管工作，有效的节约了档案存储的空间。 1.4 档案信息化管理建立了档案信息化管理系统，这样可以使档案利用者自行对档案信息进行查询和利用，而且能够及时与档案管理人员进行联系和沟通，为档案使用者提供了更多的便利服务。 2 档案信息化管理重要作用 2.1 信息化建设已成为当前重要的战略目标之一，而且对当前档案信息化管理的主要任务进行了明确，通过对档案信息化管理的相关标准的制定，加快电子档案的管理工作，同时建立区域网络，实现全国档案信息网络格局，并与国家信息网进行合并，从而实现馆藏的数字化、传输的网络化及资源的共享化目标。 2.2 档案作为一个信息库，其所包含的信息量较为庞大，而要想实现对这些信息的利用，则需要对这些信息进行系统、规范的整理、加工，而档案信息化管理工作就充分发挥了信息化技术的特点，将档案信息的作用得以充分的发挥出来，确保了档案服务功能的更好体现。 2.3 档案信息化管理是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总[2]。只有在信息通道基础上，各不同功能的部门、环节实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。 3 加强档案信息化管理工作的有效策略 3.1 转变管理理念 计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。 3.2 创新管理方法 随着时代的发展，社会环境不断的发生变化，由此对于各个单位的发展造成了一定的影响，而档案管理在单位发展过程中发挥了重要的作用，其是单位在长期工作的过程中所产生的具有重要价值的资料记载，对于单位的长期发展具有重要意义。所以在新的历史条件下，档案管理工作需要与时俱进，转变管理理念，创新管理方法，以市场经济发展形势为依托，实行档案信息化管理，能够有效的提高工作效率，更好的为单位的发展创造有利的条件。 3.3 先进技术设备 档案信息化管理工作的高效开展，还需要强大的设备与技术力量的支持。设备是开展档案信息化管理的硬件条件，也是最为基础的需求[3]。所以单位应该给予足够的资金支持，配备先进而齐全的计算机网络设备，为信息化管理工作的开展提供基础保障。技术是档案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的开展都需要依靠计算机网络来完成，所以对工作人员有较高的要求。档案管理人员不仅要具有扎实的专业知识，同时对于计算机网络技术还要熟练操作。工作人员在具有一定的技术要求的基础上，还要具有良好的职业道德和认真的工作态度，由于档案管理是一项繁琐的工作，所以需要档案管理人员在开展工作的过程中要认真细致，确保档案信息的真实性和完整性。档案信息具有一定的保密性，所以要求档案管理人员严格遵守职业道德，严禁外泄档案信息。 3.4 重视安全管理 在实施档案信息化管理工作中，由于网络本身具有开放性的特征，所以在进行档案信息处理时，需要做好安全保护工作，切实保障档案信息的安全性。安全保护工作的开展需要从工作人员以及技术两个方面来实施，工作人员是档案信息的直接接触者，所以要制定严密的规章制度，对档案管理人员进行进行制约，其实最根本的因素还应该从管理人员的职业道德方面去开展，严格遵守工作条例，确保档案信息的安全性。此外，还应该做好充分的安全技术防范措施，通过软件的设置来防止档案信息的失窃和恶意篡改，这些都需要强大的技术支持。对于不同等级的档案信息，要设置管理权限，从而提高档案信息的安全性。 3.5 提高人员素质 不仅需要掌握信息管理和文件、图书、情报等领域的基本理论和专业管理技能等专业素质，还要掌握扎实的现代科技管理知识，企业还应当采取多种途径和方法，尽可能为档案管理人员提供多的学习培训机会，尤其重视以计算机网络技术为代表的信息技术为核心，不断提高自身素养，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，使其系统地、全面地掌握信息化工作手段。这样才能适应新时期档案管理工作的要求。 4 结束语 总之，档案管理工作的信息化建设是一项系统性工作，需要管理人员的长期努力与奋斗。我们不能将档案信息化管理视为一种理念，而是要在具体工作中实际践行起来，不断提高档案管理队伍的整体素质与业务能力，为档案信息化管理提供有力保障，使档案管理服务于社会、服务于全体群众，这样一来，信息化管理理念才会具备更高的融合价值，管理工作也能在创新中拥有更强的前行动力，进一步助推档案事业的蓬勃发展。 参考文献 [1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2015（03）18-19. [2]范霞，张淑华.浅谈新形式下的档案管理工作[J].科技信息，2016（31）74-75. [3]张博.浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J].现代交际.2016（7）219-220. |
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