| 标题 | 关于档案信息化建设与档案管理的探索 |
| 范文 | 孙利明 摘 要：随着网络技术的应用，网络化、信息化、数字化给档案管理工作的发展提供了一个良好的发展平台。档案管理工作是单位管理工作的一部分，利用信息化技术科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，同时也是提高档案管理工作的一个重要途径。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和职工情况提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面可以为单位高层管理人员及时了解单位整体状况、适时调整工作策略提供准确依据，为制定决策提供支持性资料。另一方面做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力也具有重要意义。 关键词：档案信息化；建设；档案管理； 当前，档案对人们的社会生活和国家的经济建设有着重要的作用，通过对档案的有效利用，能促进各行各业有效的发展，为社会带来巨大的效益。随着时代的发展和网络信息技术的日新月异，现代档案管理就是利用现代化的手段和管理理念对档案进行管理的过程，现代档案管理具有规范性强和现代化程度高等特点，对于我国企事业单位进行高效的管理具有一定的促进作用。虽然部分工作可以以电子记录来进行，但档案管理基础工作的仍是档案管理工作的重要内容。做好档案管理基础工作是有效改善档案管理工作并将其推向新高度的重要举措，对建立现代档案管理也有着极其重要的意义。本文就档案信息化建设与档案管理进行探究。 1 现代档案管理中存在的一些问题 1.1 管理意识薄弱，档案利用率低 档案对人们的社会生活和国家的经济建设有着重要的作用，通过对档案的有效利用，能促进各行各业有效的发展，为社会带来巨大的效益。但在基础档案管理中，许多管理人员都认识不到档案的价值，只是简单的对档案进行收集和存放，对档案管理工作的不够重视，使档案不能真正的发挥自身的价值，限制了企事业单位的有效发展。 1.2 档案管理制度不健全 在当今社会中，许多单位在档案管理中都存在着弊端，一些单位并未设立档案管理部门，没有专业的档案管理机构，大多都是一些没有管理档案知识和经验，缺乏有效专业培训的人员进行管理的，并且没有建立完整的档案管理制度，从而不能做到专人专岗，使档案管理不正规。又或者虽然设有管理制度，但由于人力、财力等投入有限，致使执行力度不够，形同虚设，档案管理混乱 1.3 软硬件投入不足，检索效率低 部分企事业单位在档案管理工作中，对所需要的软硬件投入不足，缺乏必备的硬件设施，甚至没有独立的档案室，而且没有相关器材设备，进而出现档案材料不完整、破损等现象。在进行电子版保存时，没有对档案进行整理和归纳，从而不利用进行检索，致使检索效率低下。 1.4 档案管理人员业务能力不强 目前大多数企事业单位的档案管理人员都存在年纪大、专业知识不强、综合素质偏低等问题，这已不能适应当前社会档案管理的要求。由于管理层对档案管理的不重视，导致档案管理人员没有经过专业的知识培训，在进行档案收集、归纳、整理等业务时，缺乏工作热情和工作能力不强。 2 实现档案管理信息化的必要性 传统的档案是以纸质为主。这些档案一般都是由不同的单位或部门进行收集和整理，然后存放在档案馆。如果想要查阅资料只能是上门查询，档案馆对于档案只负责归档和存放，查阅者要想从繁多的资料中找到自己需要的部分，势必会浪费很多的时间，而且资料也不一定是最齐全的，不会达到预期的效果。 当今社会，互联网已进入到普通的家庭里，如果档案服务充分将互联网自身的优势应用在档案资料的整理、收集及快速查阅上。那么我们任何人在任何时候都可以通过网络来查询自己所需要的资料，不用再受时间和地域的限制，方便快捷。 互联网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展，对传统档案管理带来巨大挑战，也给互联网时代的档案管理带来了新的压力与挑战。 3 优化档案信息化建设与档案管理的措施 3.1 强化档案管理人员意识 档案管理在企事业单位的发展中占据着重要的作用，是企事业单位发展必须的信息资源。因此，要促进企事业单位的发展，单位领导要重视档案管理工作，充分认识到档案管理的重要性，把档案管理提上单位管理的议程，加大宣传力度，并在人力、财力等方面给予支持，从而使档案管理工作能顺利的进行，提升档案工作的影响力。此外，档案管理人员也要不断丰富自身能力和見识，最好能够在工作中实现创新，逐渐揭开档案信息管理的神秘面纱，提高对大众服务的意识，这对于提升单位整体竞争力和社会影响力方面也具有重要作用。为了能够充分实现这一目的，今后应为档案从业人员提供专门的培训服务。 3.2 有效整合档案资源 在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通过两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理。 3.3 提升电子文件归档管理的信息化水平 在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。 3.4 建立完善的档案管理制度 在企事业单位的建设中，为了保证档案管理工作的有效进行，单位必须建立完善的档案管理制度，并严格的执行。企事业单位要结合自身发展的实际情况，科学合理的制定档案管理制度，明确档案管理人员的职责，并对档案管理人员进行考核，提高管理人员的自身利益，从而调动档案管理人员的积极性，更好的进行档案管理工作。 4 结语 充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 参考文献 [1]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）：58-58 [2]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017（06）：132-132 [3]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017（08）：84-84 [4]于海军.档案信息化建设与档案管理的探索[J].学园，2017（29）：188-188 |
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