| 标题 | 单位图书馆档案管理的应对策略 |
| 范文 | 熊艳 摘 要：现代化水平的不断提高使得信息化成为各种管理手段的必要辅助模式，但是在目前的单位图书馆档案管理中，信息化程度相对较低，大多数单位的管理工作仍然沿袭传统的管理模式，使用纸质文献进行管理。部分单位图书馆虽然已经建立了档案管理的电子管理系统，但与信息化的管理模式存在较大的差距，只能说是一定程度上实现了单位图书馆档案管理的自助化，还需要进一步进行改进和加强。 关键词：单位图书馆；档案管理；应对策略 1 单位图书馆档案管理的问题分析 1.1 单位图书馆档案管理的信息化程度低 现代化水平的不断提高使得信息化成为各种管理手段的必要辅助模式，但是在目前的单位图书馆档案管理中，信息化程度相對较低，大多数单位的管理工作仍然沿袭传统的管理模式，使用纸质文献进行管理。部分单位图书馆虽然已经建立了档案管理的电子管理系统，但与信息化的管理模式存在较大的差距，只能说是一定程度上实现了单位图书馆档案管理的自助化，还需要进一步进行改进和加强。 1.2 档案管理人员管理意识淡薄 一些档案管理的兼职人员对档案管理的工作流程还不太熟悉，没有进行规范化的管理操作，导致管理缺乏次序。一些管理人员上任之前没有对单位档案管理的细则进行研究和熟悉，对档案实体的分类不标准。部分单位的档案管理中没有具体的管理制度和管理措施，从而缺乏统一的管理，导致档案材料出现不全面甚至是不规范的情况。对档案的归类不及时也会导致档案材料的丢失。 2 单位图书馆档案管理的应对策略 2.1 提高单位图书馆管理人员的综合素质和管理意识 对于单位图书馆的档案管理应该设置专业管理人员实施管理，在人员的选择上应该使用高学历的人员，最好选用具有档案管理经验的人员进行管理。应该加强管理人员的专业知识培训，让档案管理人员对信息等现代化技术熟练掌握，将自身所学到的信息技术应用到档案管理的过程中，进一步提高管理效率和管理的质量。尽量保持管理人员工作的稳定性，长期的管理可以使得管理人员快速的熟悉管理中应该注意的问题。在培训的过程中使管理人员的传统管理观念得到改善，提高档案管理人员的管理意识，不断对他们进行业务培训，让他们认识到档案在单位管理中的重要性，这样就可以不断促进他们提高自身的管理理念和综合素质，做一个适应档案管理要求的管理人员。除此之外，管理人员还应该树立良好的管理态度，增强工作的责任心，对图书馆的档案进行清楚、严格的分类管理，按照档案的性质和适用范围进行整理，避免档案摆放的混乱性。高层领导人员还应该加强对管理工作的监督和检查，以身作则，亲自对管理工作的档案存放情况进行视察，对档案管理人员的工作大力支持，积极配合管理人员做好各项管理工作。档案管理工作具有一定的保密性，也具有一定的专业性，需要管理人员具有较强的档案专业性知识，所以应该加大管理人员对专业知识和技术的学习，使他们掌握档案管理的基础理论和专业知识，在管理过程中实现标准化和规范化的操作。 2.2 加强单位图书馆档案管理体系的建设 为了确保单位图书馆档案管理工作的有序进行，单位管理部门应该加强对各个小部门的管理，没有二级管理部门的在档案储存量较大的情况下可以建立二级管理单位，做到管理过程中的明确分工。在管理过程中制定切实有效的考核体系，对可操作性的档案管理进行定期考核评估，对新建的二级管理部门应该加强指导、业务培训，提高其工作能力和工作效率，使得二级单位的档案管理人员的业务技能不断得到提升，进而提高管理人员的综合素质和工作水平，确保单位档案管理工作做到有序化和规范化，发挥档案管理工作在单位管理中的重要作用。 2.3 实现单位图书馆档案管理的现代化和信息化 单位图书馆档案管理的现代化和信息化是管理发展的需求，也是档案存储的需要。在档案管理中应该建立开放的档案管理数据库，借助于计算机和网络相结合的技术将所有的信息存储到数据库中，为整个数据库建立具体的档案目录，使用者可以通过建立档案索引进行搜索，从中寻找自己需要的图书档案信息。另外还应该建立图书馆档案指南资料库和专题文件汇编资料库，通过不同的档案分类，根据档案的形式建立不同的数据管理中心，提高档案管理的信息化水平和效率。 2.4 优化单位图书馆档案管理的方法和技术，实现规范化管理 在新形势下，单位图书馆档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作更具便捷性和高效性。首先要加强现代化技术的实效性，将管理和技术有效地结合，研发出符合单位实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，进一步提升档案管理工作的质量和效率。 3 结语 总之，在新形势下，传统的单位图书馆档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，需更加规范化。这就要结合单位的实情，构建完善的管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动单位图书馆管理工作的规范化，提高管理效率，更好地为单位各项工作的有效开展而服务。 利用图的的顶点和边的标号函数来研究图的理论是由1966年B.M.Stewart引入的，多年来国内外许多研究者致力与这方面的研究。边平衡指数集是图的布尔指数集的一个重要理论。在[1]中，李教授等人提出了一个新的标号问题。 设一个简单图G，其顶点集和边集分别是 ， .设一个数集 ，给定一个边标号 ，即 ， =0或1。由 诱导出一个顶点标号 ，定义为： 。 其中， 表示与 关联的边标号为0或1的边集合的基数。 在图G中，标号为0或1的边集记为 ，用 分别来表示此二集合的基数；标号为0或1的顶点集分别记为 ，它们的基数分别记为 。 定义1 设f是图G的边集 上的一个0、1标号，如果 ，那么就称f为图G的边-友好标号。 定义2 如果图G存在边-友好标号f，则称集合{ ： 边标号f是友好的} 为图G的边-平衡指数集，记为EBI 。 定义3 由n 条路连接起来的m 个 圈的嵌套图形记为 。 在本文中，我们主要研究嵌套图 的边平衡指数集。 对于图 进行友好标号，t是标号为0的边的数目， 为其图的总边数。我们将n分为4类来讨论图 的边平衡指数集： ； ； ； 注：这里将边-平衡指数集EBI 中最大的指数记为max 。 定理1：图C x P 的边平衡指数集EBI中只包含偶数。 证明：因为与图C x P 中每个顶点相邻的边为奇数条，即3条，所以标0的边与标1的边数不可能相等，因此没有顶点无标号的点。而且图中的顶点总数为偶数，且分为两部分v（0）和v（1），即v（0）与v（1）的个数都同时为偶数或同时为奇数，因此其差必为偶数。 引理1：在C x P 中，若 ，即 ，则max =n 。 证明：在图C x P 中，共有3n条边，即有 = ，因 1，故有t = 6k。为方便起见，我们仅给出C x P 中标号为0的边的构造方法，其余边标号为1。其构造步骤如下： 记外圈C 的4k个顶点依次为 ；内圈C 的4k个顶点依次为 。 除顶点 与 相邻，其它顶点 与 相邻 。 顶点 与 相邻 ，与顶点 相邻的顶点是 。 令与 邻接的3条边标号为0。与内圈Cn的4k个顶点相邻接的边的标号方法和外圈Cn的顶点对应相同。又令边 为0-边。 即： 3条0-边 3条0-边 1条0-边 1条0-边 则有V（0）= ，共2k个； V（1）= ，共6k个， 在此构造图中，标号为0 的顶点与之相邻的3条边均为0-边；标号为1 的顶点仅有一条0-边与其相邻。且在图C x P 中与每个顶点相邻的边只有3条，所以若把上述构造的图形中任意一条0-边与一条1-边互换，则与之相邻的顶点的标号也将变化，即顶点V（0）的个数或不变或增加，顶点V（1）的个数减少，那么V（0） 与V（1）的差值必将减少。 故，此时V（0） 与V（1）的差值最大，即当 ，即 时， max = =4k=n。□ 引理2：在C x P 中，若 ，即 ，则 EBI（C x P ）。 证明：在引理1中，当 ，即 时，得到max =n。 根据引理1中构造图max 的方法，把图中的0-边和1-边做部分变换。 由此可证明 EBI（C x P ）. □ 由引理1和引理2得到如下定理： 定理2：在C x P 中，若 ，即 ，则 EBI（C x P ）= 。 引理3：在C x P 中，若 ，即 ，则 max =n+1。 证明：在图C x P 中，共有3n条边，即有 = ，因 1，故有t = 6k+1。为方便起见，我们仅给出C x P 中标号为0的边的构造方法，其余边标号为1。其构造步骤如下： 记外圈C 的4k个顶点依次为 ；内圈C 的4k个顶点依次为 。 除顶点 与 相邻，其它顶点 与 相邻 。顶点 与 相邻 ，与顶点 相邻的顶点是 。 令与 邻接的3条边标号为0。与内圈Cn的4k个顶点相邻接的边的标号方法和外圈Cn的顶点对应相同。又令边 为0-边。 类似引理1中的构造方法，得到V（0）= ，共2k个； V（1）= ，共有6k+2个， 同理引理1可证，当 ，即 时， max = =4k+2=n+1。□ 引理4：在C x P 中，若 ，即 ，则 EBI（C x P ）。 证明：在引理3中，当若 ，即 ，得到max =n+1。 根据引理3中构造图max 的方法，把图中的0-边和1-边做部分变换。 由此可证明 EBI（C x P ）。 由引理3和引理4得到如下定理： 定理3：在C x P 中，若 ，即 ，则 EBI（C x P ）= 。 参考文献 [1]M.C.Hong and Sin-Min Lee， On the edge-balanced graphs， In Proceeding of the 7 th Quadrennial International Conference on the Theory anf Applications of Graphs， vol.2， p.711-722. [2]Zheng Yuge， Lu Juan， Lee Sin-Ming and Wang Ying， On the perfect index sets of the chain-sum graphs of the first kind of K4-e， 2009 2nd International Conference on Intelligent Computing Technology and Autination， icicta 2009， v4， 586-589， 2009. [3]Yu Guangming， Zeng Qun， Yang Shan， Hu Limei， Li Xiaowei， Che Yi and Zheng Yuge， On the intensity and type transition of land use at the basin scale using RS/GIS： A case study of the Hanjiang River Basin， Environmental Monitoring and Assessment， v 160， n 1-4， p 169-179， January 2010. [4]Suh-Ryung Kim， Sin-Min Lee and Ho Kuen Ng， On Balancedness of Some Graph Constructions， Journal of Combinatorial Mathematics and Combinatorial Computing.， 66 （2008） 3-16. 作者簡介 王瑛，女，硕士，助教，研究方向是组合数学与图论，四川建筑职业技术学院信息工程系专职教师。 |
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