| 标题 | 电子信息化在办公室档案管理中的作用 |
| 范文 | 摘 要：办公室档案管理工作对完善企事业单位其它工作有着积极的辅助作用，在新的发展形势下，电子信息化技术在办公室档案管理中有所体现，提升了工作的效率与质量，使办公室档案管理工作的进行更加顺利，而这也促进了档案管理工作的变革。为此，应认清电子信息化在办公室档案管理中的作用，做好充足的准备，制定合理的档案管理措施。 关键词：电子信息化；办公档案管理；作用 现阶段，电子信息化技术在各个行业、各个领域中的渗透提升了社会的信息化发展水平，而各企事业单位也利用电子信息化技术突破了传统档案管理模式的限制，实现了办公室档案管理的变革，利用计算机以及现代化办公软件实现网络阅读、网络信息传递等，提升了整体的工作效率。文章通过分析电子信息化在办公室档案管理中的作用，使企事业单位能够正确认识电子信息化在档案管理中的应用，并深入开发其功能，实现信息化办公室档案管理。 1 电子信息化在办公室档案管理中的具体作用分析 电子信息化办公室档案管理模式逐渐取代了传统管理模式，这种模式将传统档案管理中记录在纸张上的文字、数据，汇成的报表、文件加载到现代化办公软件上，通过网络对文字进行记录、对文件进行传送，实现了文件的实时传送，打破了时间以及空间的限制，使办公室档案管理工作更加便捷；而且现代化办公软件具有可共享性、可修改性、快速存储性等优势，提升了办公档案管理工作的智能化、信息化、自动化以及现代化水平[1]。其具体作用有以下几方面的体现： 首先，提升了办公室档案管理的效率与效果，电子信息化管理方式可以自动化按照管理流程进行档案内容管理与处理，省去了繁琐的人工操作环节，有效的提升了管理工作效率；并且降低了人工造成的档案内容误差，也有效的提升了管理工作的效果。 其次，方便信息共享与资源传递。利用电子信息化技术支持的现代化办公软件，可以直接构建符合单位档案管理工作内容的管理系统，在系统内部可以实现从档案内容搜集、整合、处理、分类、归档到查询的一体化操作，使档案管理与查阅可以同步进行，这样工作人员在整理与应用办公档案时更加便利，为企业提供了更为完善的档案服务[2]。 再次，办公档案管理工作内容具有系统性与复杂性的特征，其内容涉及到单位运营、技术、科技、物资等多个方面，档案管理需要对信息资料进行精准归档，传统的管理模式由于完全依靠人工操作，档案查阅与检索时间较长。而电子信息化管理可以直接通过文件名、日期、关键词等进行档案查阅与检索，大大的提升了档案管理的效率与精准性。尤其是在事业单位中，类别多样的档案在查询过程中需要耗费大量的人力与实践，这种精准的信息化管理模式，使办公档案管理工作的操作更加便捷与高效。 最后，在电子信息化技术的支持下，办公室档案可以实现永久保存。大多数办公室档案都涉及到单位内部的机要信息，所以档案保存也是档案管理工作的重要内容。但纸质的档案经长时间的保存会出现变质、信息模糊等问题，从而造成档案失真，而且不可避免因存放地点变动出现丢失、缺失等问题。而利用信息化技术进行办公室档案存储，可以永久的将其存储在计算机的硬盘当中，方便随时查阅，而且不会出现变质、丢失等问题，保障了办公室档案的安全[3]。 2 电子信息化在办公室档案管理各阶段的作用分析 通常情况下，单位开展办公室档案管理工作都是依照其流程按阶段进行的，而且很多单位的档案内容涉及到技术、科学技术等多个方面，所以要求必须做好保密以及资料鉴定等工作。为此，应探究在各管理阶段电子信息化的作用，电子信息化在办公室档案管理各阶段的作用如下： 一是，在办公室档案内容搜集阶段，通过网络系统可以自动在网络上进行档案内容搜集，从而集中到电子档案中，形成资源全面并可共享的数据库； 二是，在办公室档案处理上，利用电子信息化技术在计算机上建立电子档案，可以将传递的信息内容直接在电子档案中进行有序化的处理，电子档案会自动生成逻辑目录； 三是，档案管理环节中，首先要做好档案保密工作，为了避免外界不安全因素以及黑客的入侵，防止单位核心机密被盗取，并分级别进行档案保密密码设施，并设置多道安全防护屏障，工作人员必须具备权限，确定权限后才可对档案内容进行访问； 四是，在档案内容检定上，通过电子信息模式具备的生产条件，即可对档案内容进行可取性检定； 五是，在档案利用上，在网路化管理模式下，通过搜索关键词、日期等即可对档案进行检索与查阅，而且阅读方式多样，还可以进行信息格式转化，使档案服务更加完善； 六是，在办公室档案管理系统操作上，其系统以人性化为主，根据档案管理工作内容设置其功能，提高了整体的操作效率，保障工作人员能够精准的获取到查询档案。 3 结束语 综上所述，在新的形式下，办公室档案管理工作有了更高的要求，实现信息化、智能化、自动化办公室档案管理模式是办公室档案管理发展的必然趋势，因此，各单位必须清楚、正确的认识到电子信息化在办公室档案管理工作中应用的作用，合理的进行应用，为单位的发展提供更完善的档案服务。 参考文献 [1]陈忠琴.事业单位办公室檔案管理在助力主营业开展的措施探究[J].魅力中国，2017，23（2）：106-106. [2]金喜来，刘圆圆，陆旭.国家水资源监控能力建设项目办公室档案管理[J].水利信息化，2016，30（2）：7-11. [3]苏兰.高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略[J].中小企业管理与科技，2015，27（8）：70-70. 作者简介 孙彦雷（1981-），男，汉族，山东滕州人，本科，济宁市皮肤病防治院办公室主任；助理馆员，研究方向：办公室档案信息化管理。 |
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