| 标题 | 档案信息化管理探索 |
| 范文 | 闫秀敏 摘 要：档案在企业发展中占据非常重要的地位，作为一种重要的信息资源与事实依据，能够为企业发展提供充足的信息支持，促进企业决策的科学化，从而为企业创造出新的利润增长空间，提升企业竞争实力。企业档案凝聚着企业全体员工的智慧，是企业发展中非常重要的一笔财富，不仅具有巨大的经济价值，而且社会价值也非常突出。为了更加充分、科学的利用这些重要的信息资源，加强企业档案管理的信息化建设，提升档案管理质量，实现档案信息资源的高效利用，具有非常积极的意义，现已成为提升企业竞争实力的必然选择。下文笔者结合工作实践，对企业档案信息化管理谈一些粗浅认识，以供参考。 关键词：档案；信息化；管理；策略；企业 档案管理作为企业日常管理的重要组成部分，对企业的持续发展有着非常重要的影响。作为一种重要的信息资源，它真实地记录着企业发展历程中的各种信息数据，能够为企业决策提供重要的信息支持，提升决策的科学化水平，而且对提升企业核心竞争力也有非常重要的作用。随着科学技术的不断发展，信息化建设成为了时代发展的主题，而档案作为一种重要的信息资源，其信息化建设也成为了当今社会发展的必然趋势。通过优化企业档案信息化建设，提升档案管理信息化水平，对促进档案资源的合理利用，更好的为企业发展服务，具有非常重要的意义。 1 企业档案信息化建设的内涵及作用 当前计算机技术、互联网技术及通信技术等取得了较快的发展，这也使档案管理工作中开始引入信息化技术，利用计算机来对档案信息进行存储和管理，实现对档案信息的快速检索和准确调用。在档案信息化建设过程中，以档案信息的数字化为基础，构建动态化的档案信息数据库。同时借助于网络，数字化档案信息资源可以进行借阅和交互，有效的提高了档案工作的服务水平。而且档案信息资源实现了自动化检索，提高了档案信息的查阅效率，对档案信息的开发利用奠定了良好的基础。 2 企业档案信息化建设的意义 2.1 资源共享、提高效率 在当前互联网环境下，档案信息资源共享成为可能。在当前企业档案管理工作中，通过网络来进行信息收集、统计、汇总、分析和储存，通过构建档案管理信息系统，实现企业内部档案信息资源的共享，不仅提高了档案的高效利用，而且档案管理人员工作效率也大幅度提升。 2.2 快速查询、高效利用 在企业运营过程中，档案管理部门需要提供信息查询和搜集服务。通过优化档案信息化建设，在为档案使用者提供服务时，只需要在档案管理系统中输入关键字就能够查询到所需要的资料。实现了即时搜索和即时利用，档案整个服务环节的效率大幅度提升。而且档案信息管理系统与企业信息系统实现有效衔接，档案利用者可以进入信息系统自主搜索所需要的档案信息，使档案管控工作更具灵活性和高效性，全面提升了档案查询和利用的效率。 2.3 快速备份、高效管理 在进行信息化管理之前，档案管理工作受客观因素影响较大，一般性自然灾害和由人为因素导致的灾害都有可能让档案受到损害。而且，国有企业大多数是规模较大且结构完善的企业，其中各部门的档案资料数量庞大，且名目众多，所以，管理部门必须要准备大面积的档案室来存储这些档案，也相应增加了企业的房屋、土地和物业等成本。实施信息化后，档案管理工作不仅轻便，而且能够将这些档案快速复制到其他存储设备中，减少了档案存储空间，又方便了档案信息的存储和查阅。 3 企业档案信息化建设优化策略 3.1 重视档案管理信息系统整体水平的提升 当前，大部分企业都已经认识到了实现数字化对企业发展空间的有效作用。然而，在信息化管理工作逐步开展当中，由于侧重点不同，其信息化整体水平还有待提高。为加强对档案管理机构的数字化管理，必须要对企业信息化系统进行整体监测，补足信息系统中的薄弱环节，特别是要加强档案管理部门与其他部门的连接，为推动档案内容信息共享扫除障碍，以此提升档案管理部门的效率。 3.2 建立完善的档案信息化标准规范和制度 企业档案信息化建设过程中，需要建立健全档案信息化标准，并进一步对档案管理制度进行完善，明确档案管理部门在档案信息化建房过程中的职责和任务，建立电子档案管理技术标准、归档规范、安全规程等，进一步对网上档案上传及检索流程进行规范，针对具体的管理级别来划定具体的权限，以此对档案信息的使用人员进行限定，确保档案信息的安全性。 3.3 抓好数据库建设 数据库建设是所有大型企业进行信息化建设所关注的重要内容。企业自建数据库，一方面可以自己掌握企业的重要信息数据，确保数据库的整体安全性；另一方面，也可以有效提高数据库的运转速度，促进企业内部资源共享的便利。在企業发展过程中，档案信息资源的数量越来越庞大，针对于不断增加的档案数量，档案管理部门通过构建档案信息数据库，可以实现对档案信息的高效管理，而且能够随时调用所需要的档案信息资源，为档案信息的开发利用打下了坚实的 基础。 3.4 积极应对数字化档案的安全问题 档案信息建设过程中，纸质档案转化为数字档案后，虽然为档案管理和利用提供了更多的便利性，但档案信息在保存、传输和共享过程中存在较多的安全问题。因此要求档案管理人员要具有较强的安全意识，在具体操作过程中严格按照标准化程序，避免档案数据被篡改和复制的问题发生。基于当前档案管理的实际情况，企业档案在较长一段时间内还会保持双套保管制度，即电子档案与纸质档案共存。这对档案信息的安全管理工作也十分有利。另外，为了进一步强化对数字档案的安全管理，还要推动数字档案异地存储方式，通过建立异地备份库，针对于一些重要档案进行异地备份，确保档案信息的安 全性。 3.5 重视档案信息化人才管理 人才培养是企业任何时候都不应忽视的一项重要内容。在当前企业档案信息化建设过程中，对于档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员具备专业的档案知识，同时还要掌握信息化技术，在实际工作中能够灵活运用现代化技术来完成档案管理工作。因此，企业要重视现有档案管理人员的培训工作，定期组织档案管理人员进行针对性的培训，全面提高档案管理人员的计算机技术和网络技术水平，使其在实际工作中对档案信息的处理能力得以增强。另外，企业还应当招聘部分计算机方面的专业技术人员，专门负责档案管理系统维护和计算机网络信息内容的维护工作，提高企业档案信息资源的安全，更好地发挥出档案信息化建设的作用，使档案信息能够更好地服务于企业的各项工作。 4 结语 企业档案信息化建设作为企业信息化建设的重要内容，是当前企业结构优化升级的关键。因此，需要进一步优化企业档案信息化建设，全面提升企业档案信息化水平，构建档案数据库，建立健全档案信息化建设标准，全面提高档案管理人员的信息化技能，这样才能加快推动企业档案信息化进程，实现档案信息的高效检索和利用，为企业的发展提供重要的档案信息支持。 参考文献 [1]胡晓红.基于企业中网络档案管理系统建设问题的分析与研究[J].卷宗，2015，（7）：99-100. [2]张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方事业单位文化，2015，（15）：56. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。