| 标题 | 办公室档案规范化管理研究 |
| 范文 | 王乐琤 摘 要：随着社会经济的不断发展，信息化技术得到了全面的应用，越来越重视信息化管理，而单位的办公室档案管理也逐渐被相关人士所关注，注重办公室档案管理的建设和发展，逐渐成为单位发展的关键性因素之一。在单位的建设和发展过程中，办公室档案规范化管理不仅是衡量单位发展水平重要因素之一，也是目前单位发展的重要内容之一，实现办公室档案规范化管理，不仅可以实现现代化单位管理还能提高办公室工作效率。本文主要通过分析目前办公室档案规范化管理的必要性，办公室档案管理的特征以及存在的问题，并提出相应的改善措施。 关键词：办公室；档案管理；规范化；问题；改善措施 办公室档案规范化管理对提高单位工作效率具有重要作用，并在单位发展过程中得到了普遍的应用，办公室档案管理是一项比较系统、要求较高的工作，档案管理包括起初的建立、装订、封存、入档，还包括后期的调阅，都需要有专业的技能和认真负责的态度才能实现高效的档案管理，在档案管理的每一个环节都需要有严格的制度要求，实现规范化管理，避免因一点小错误而影响到相关决策，所以办公室档案规范化管理特别重要。 1 办公室档案管理的特征 1.1 工作资料的收集和保存 资料的收集和保存是办公室档案管理的重心，也是主要内容，档案重点对人事物以及过程的详细真实记录，对单位的发展来说具有重要意义，为领导的决策提供了数据依据。那么实现办公室档案规范化管理，必须把管理的重心放在档案的收集和保存上，确保资料足够齐全和详细，特别是单位的业务和生产方面的资料，收集后采用系统的方式进行分类整理保存，并充分发挥信息化技术的优势，实现科学的管理[1]。 1.2 资料种类较为复杂 单位的日常运营包括很多方面，这也就决定了办公室档案资料种类的复杂性，对所有的资料进行有效的整理、分类和保存，是一件工作量较大和相对复杂的工作。办公室档案管理包括所有的合同、协议书、会计资料和行政部门的资料，当然还有音频文件，所以办公室档案管理不仅是内容丰富还是工作量较大，实现办公室档案规范化管理，可以将更多的资料进行及时的分类和整理，提高了办公室档案管理工作的效率。 2 目前办公室档案管理存在的不足之处 目前大多数单位办公室档案管理都存在较多的问题，是当下必须首先要解决的问题。最严重的问题之一就是单位领导不重视办公室档案管理工作，那么就会导致办公室档案管理工作的相应制度不健全，档案管理岗位不被重视[2]；其次就是目前办公室档案管理者来自各个岗位，有的管理人员甚至是通过走后门方式进入档案管理岗位，不具备专业的管理技能，管理水平整体上偏低，另管理者的整体素质较低，在其他人眼里档案管理工作比较轻松，这也就导致了办公室档案很容易出现错误，在很大程度上阻碍了办公室档案管理工作的发展。最后就是由于不重视办公室档案管理，很少投入资金，使档案管理设备不足，不能实现信息化管理，限制了办公室档案规范化的发展。 3 办公室档案规范化管理的必要性 3.1 有利于提高单位管理水平 办公室档案管理主要是对单位的业务、程度和人力资源相关数据记录，为办公室工作人员提供了重要依据，加强对办公室档案规范化管理，方便单位部门之间内部沟通和交流，可以快速找到需要的资料，节约了更多的查阅时间，大大提高了办公室档案管理的工作效率。办公室档案管理规范化不仅可以有效的推动单位工作的发展，还能提高档案管理水平，实现科学化管理。 3.2 有利于丰富管理方式 随着信息化技术的不断发展，信息技术逐渐引入到办公室档案管理工作中，使管理方式更加丰富。利用计算机对办公室档案进行管理，可以有效的提高办公室档案管理工作效率，使办公室档案管理方式更加科学、系统和规范化，对办公室档案规范化管理的实现具有推动型作用[3]。实现信息化办公室档案规范化管理，不仅可以降低管理者的工作压力，还能减少管理人员整理档案时间，大大的提高了办公室档案管理工作效率，还保证了工作质量。 3.3 有利于提高管理人员的综合素质 在办公室档案管理工作中，档案管理工作人员的综合素质对档案管理的质量有着决定性因素，所以对档案管理人员具有较高的要求，包括政治素质、个人能力和管理水平方面都有较高的要求，所以办公室档案管理必须要尽量选择作风端正的人员进行档案管理，促进档案管理工作的健康发展。随着社会经济的不断发展，为了满足发展的需要，必须对档案管理人员进行培训，不断提高档案管理技能，提高管理者的素质，促进管理人员的全面发展。 4 实现办公室档案规范化管理的措施 4.1 加强办公室档案管理规范化建设 在办公室档案管理工作中必须对管理人员提出严格的要求，严格按照要求执行档案管理工作，日常工作中注重对档案资料的维护和更新，必须规范档案管理工作流程[4]，使办公室档案管理程序更加规范化，且需要严格执行和监督管理工作，确保档案资料的准确性和真实性，还需要对档案管理程序不断优化，在保证工作质量和效率的前提下，优化档案管理程序，节约人力和物力。 4.2 实现办公室档案信息化管理 在科学技术发展的今天，信息技术在各行各业得到了广泛引用，办公室档案管理要重视计算机的利用，并对管理人员进行信息化技术知识培训，改变传统的管理模式，提高管理人员的计算机技能，实现办公室档案信息化管理，可以有效的推动办公室档案规范化建设[5]。 4.3 全面提供档案管理人员的综合素质 办公室档案规范化管理必须要提高管理人员的综合素质，这样才能提高档案管理的工作质量，实现档案规范化管理。单位需要定时或者是不定时对管理人员进行专业技能和管理理念方面的教育和培训，注入更多的新管理知识，全面提升管理人员综合素质，加快办公室档案规范化管理的实现。 5 结语 办公室档案规范化管理对单位发展具有重要性作用，必须要重视办公室档案规范化管理的发展和建设，提高办公室档案管理水平，提高档案管理工作效率和质量，建立健全档案管理制度，并严格规范管理工作，使管理工作更加规范化，注重信息化管理，提高管理人员的综合素质，全面推动单位的健康发展。 参考文献 [1]乌云.蒙医医院办公室文书档案规范化管理研究[J].中国民族医药杂志，2017，（7）：73-74. [2]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务，2016，（10）：131-131. [3]张菊花.浅谈中职院校办公室档案管理规范化研究[J].现代职业教育，2016，（17）：174-174. [4]嵇炜.高校办公室档案日常管理与优化研究[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2018，（3）：56. [5]田甜，周成超.淺谈医院风险管理档案的规范化管理及应用[J].办公室业务，2018，（3）：134. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。