| 标题 | 浅谈数字化档案管理存在的问题及对策 |
| 范文 | 摘 要：随着档案信息化建设的不断深入发展，数字化建设也越来越得到广大档案工作者的关注。将传统的纸质档案转换成电子档案，不仅方便了档案利用，更有利于实体档案保护，具有非常重要的意义。本文针对应用过程中数字化档案存在的问题及采取的对策做简单扼要的阐述。 关键词：档案；管理；数字化 1 数字化档案管理存在的问题 1.1 数字化档案的凭证作用受到质疑 首先，数字化档案必须依赖特定的计算机设备加以解读，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑，毕竟数字档案与传统的纸质档案有着质的区别。其次，数字化档案是高新技术的产物，它具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。第三，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如：档案扫描时顺序出错，或存储出错，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。 1.2 表层化的开发信息资源 档案数字化的目的不仅是将传统保管形式转变为数字化保管形式，而且要改變信息利用方式，提高档案利用效率。目前，虽然全厂的平均数字化率很高，但数字化档案没有得到全面的应用，只有部分数字化档案应用到实际工作中，如数字化后前磁曲线底图、完井和射孔数据底表，大部分利用者利用的还是保存在档案库房的纸质档案。存在这种问题的主要原因是《中国石油档案管理信息系统》目录数据不全，只有部分电子文件链接到档案管理系统，大部分电子文件仍然保管在服务器内，没有得到利用。 1.3 档案信息的安全性受到挑战 由于数字化档案具有易删除性、易损坏性的特点，在管理的过程中由于存储设备的损坏、老化或人力无法抗拒的因素而造成数据损坏或数据丢失，并且当前电脑病毒横行，使得档案信息的安全和保密受到威胁。 1.4 档案人员的管理水平受到限制 由于档案管理发展水平的快速增长，使得档案人员仅有的组卷、装订、提供利用的基本管理手段满足不了快速发展的档案工作需求。 2 数字化档案管理的解决办法和对策 2.1 保证信息的真实性 数字化档案的来源包括电子文件的收集和纸质档案的扫描两个方面。针对电子文件的收集，首先是电子文件归档的组织管理要从企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中。从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。其次是电子文件多数是文件材料的打印稿，缺少其作为凭证文件的真实性要素（如签字，盖章等），必须在电子文件生成之际便将电子文件的真实性诸要素保存下来。针对档案数字化形成电子文件这一环节，需要做好二件事。一件事是对扫描人员进行强化对档案工作的认识。由于近几年来，档案室的数字化工作都是由抽调专人进行扫描，面对这些对档案工作不太了解的人，首先要做到的就是强化对档案工作的认识，让她们懂得扫描时尊重原文件的内容，不能因为时代的变迁、内容的陈旧以及纸张的好坏以就对原文件进行删除或更改，只有做到这一点了才能确保扫描文件的原始性和真实性。第二件事就对扫描人员进行业务上的培训。如怎么区分需要扫描的档案和不需要扫描的档案内容；怎样进行存贮、怎样进行案卷命名和文件命名，怎么处理黑边、旋转等各种问题，只有把这些基本操作学习好了，才能使扫描完成的内容保持文件的原样，才能为利用者提供利用，才能保证电子文件内容的完整性、准确性。 2.2 开发和利用档案信息资源 为使扫描完成的数据得到广泛的应用，需要进行深层次加工。其一是建立一个完整的档案信息资源库。这个资源库就是需要把收集上来的电子文件和扫描件按照不同档案类别，通过唯一的档案号全部链接到《中国石油档案信息管理系统》软件之中，为实现网上检索奠定物质基础；其二建立档案用户群。针对不同层次不同需求的用户分配使用权限，让他们及时通过网络进行检索，达到利用档案信息资源的目的。 2.3 加强电子文件的安全管理，确保信息的安全性 一是做好电子文件的备份，要做到至少两种不同存储设备的备份，如档案室目前在用的1台服务器、超大容量的硬盘备份和光盘备份等，都是防止由于存储设备损坏、老化、自然灾害造成的数据损坏或数据丢失；二是完善档案信息安全管理体系。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库信息资源的安全；三是要提高档案工作人员信息安全意识，特别是对部分涉密档案的电子文件要对纸质档案进行前期的密级清理才能为用户提供利用，防止信息的失密、泄密等。 2.4 加强对档案的信息化管理人才的培养 人才是实现档案的信息化管理的重要因素。信息化的管理离不开高素质的人才，所以，需要培养一批既熟悉档案管理工作又具备一定的计算机水平的综合人才。在档案管理方面，要加强档案管理人员对档案信息化建设的认识和重视，学习好的管理方法，定期组织档案业务知识的专业培训，提高档案员的档案管理水平；在计算机方面，加强档案室人员在计算机和网络应用方面的学习和培训，使他们掌握计算机技术和知识结构的更新，在档案管理部门建设一支能够适应信息化管理要求的高素质人才队伍，更好的完成档案管理工作。 参考文献 [1]胡生龙.如何加快企业档案信息化建设进程[J].北京档案，2003（10）. [2]杨庆军.企业档案信息化管理.图书档案，2014年第8期（总第454期）. [3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001. 作者简介 王彩莲（1985-），女，黑龙江省双鸭山市人，2008年毕业于大庆石油学院，现在从事档案管理工作。 |
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