| 标题 | 浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊 |
| 范文 | 摘 要：随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求。一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，本文就是在此背景下对电子档案管理与传统档案管理双方利弊进行了浅析。 关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊 李克强总理在2015年的《政府工作报告》中首次提出并通过《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》等政策大力推动“互联网+”行动计划以来，各行各业都迎来了新的一轮变革，甚至产生了全新的业态、诞生了全新的行业，毫无疑问，“互联网+”对于档案工作也有着巨大的创新、推动作用。随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求。一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势。 1 电子档案管理与传统档案管理二者的关系 电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。传统档案是多以纸质形式存在，且具有保存价值的历史记录。二者既相辅相成，又具有明显的差异性。 1.1 相辅相成 1）传统档案管理原理是电子档案管理的基础。电子档案采用信息化技术将传统档案进行了有效的整合与优化，是传统档案管理发展的成果。 2）电子档案与传统档案具有不可分割性。传统档案管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有文件原始记录性和历史再现性。对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实性，因此，传统档案资料就是其真实性的重要保证。 3）电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大。建立在信息技术上的电子档案具有容量大、实时共享的优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行档案利用时具有更好的便利性与快捷性。同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。 1.2 差异性 1）电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。 2）电子档案在保管方式上和传统档案有差异。电子文件存储载体一般为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。电子档案保管要求除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：（1）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。（2）载体应直立存放，做到防尘、防变形。（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 3）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并給出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。 4）电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。 2 电子档案管理的利与弊 2.1 电子档案管理的优势 1）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。电子档案最大的优势就是快捷和方便，档案归档、档案存储、档案查询等工作时间大大缩短，使得档案管理效率大幅度提升，给传统的档案管理方式带来了巨大的飞跃。 2）电子档案管理的出现，减少了纸质文件的使用数量， 实行无纸化办公模式，更加符合现代环保、低碳的理念。 2.2 电子档案管理的弊端 1）电子档案信息管理必须要有相关网络软硬件的配套和支撑。无论是对软件、硬件，以及档案工作人员的相关素质都有着很高的要求。但是，从目前整体条件来看，尤其是各基层单位的档案工作信息化建设的投入还很不足，面临着比较大的困难。 2）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。 3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。 3 传统档案管理的优缺点 3.1 纸质档案管理的优点 1）真实性和安全性。档案的一个重要功能便是凭证功能。因此档案的真实性和安全性便显得尤为重要。纸质档案往往难以做到无痕迹修改，人们往往认为这种“白纸黑字”的纸质凭证具有较高的可信度。 2）凭证效力和法律效力。纸质档案作为现在最广泛的记录载体，其所具有的凭证效力和法律效力是不可置疑的。 3.2 纸质档案管理的缺点 1）纸质档案在存储空间上的弊端十分明显。纸质档案管理需要占用大量的空间，需要耗费档案管理者大量的精力和劳力。而电子档案一般存储在光盘里，这也就免去了占有场地充当档案室、雇佣专门的档案管理人员的麻烦。 2）纸质档案容易受到环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁。例如高温、高湿、有害气体等，都会使纸张变得易碎、寿命变短。 3）由于电子档案的出现，使纸质档案的利用受到了一定程度的冲击。 4 结论 综上所述，传统档案管理与电子档案管理都有其显著的优越性，同时也有不可忽视的缺陷。 电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理。 5 结束语 通过以上分析，给我们今后的档案管理工作带来了一些启示：由于对档案管理的要求越来越高、信息管理量和管理范围越来越大，这就要求我们实现档案管理手段要多元化，在今后很长的一段时间内，我们档案管理人员应该在进行传统档案管理时，更积极的加强档案信息化建设，深化电子档案管理，提高档案管理质量。 参考文献 [1]《企业档案工作规范》实施指南 李和平主编. [2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家档案局DAT28-2002）. [3]《电子文件管理基础》丁海斌 赵淑梅主编. [4]《档案信息化建设实务》杨公之主编. 作者简介 侍莉莉，女，馆员，从事科技档案管理工作。 |
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