网站首页  词典首页

请输入您要查询的论文:

 

标题 浅谈加强企业档案安全工作的办法和途径
范文 摘 要:在企业发展的进程中,档案完整地记录了生产、经营、管理、文化等方面的成果,是技术和知识储备的重要形式,是构成公司核心竞争力的重点要素之一。如何对档案载体进行保管,使其内容在安全环境中保持完整、齐全、连续、有效的利用并发挥档案的作用就显得尤为重要。
关键词:企业档案;安全工作;途径
1 企业档案的地位和作用
1.1 档案是企业历史进化和知识的积累
企业档案的显著特征:一是历史价值;二是凭证价值;三是利用价值。档案的现实作用,清晰的反映了企业各项工作社会实践活动,也是企业生产经营管理过程中形成的知识。例如一个油气田的勘探和开发,从地震资料的处理解释到圈闭的识别发现,从油藏的精细描述、模拟到开发方案的编制,都离不开档案原生信息的相互支撑和应用。
1.2 档案是企业的核心信息资源
档案是不可再生的资源,是企业的重要知识资产,真实系统准确有效,丰富的馆藏质量体现了档案信息资源中的潜在价值。包括企业改革发展的整个历史进程,前进过程中遇到的问题、面临的困难、以及存在的矛盾、应对的策略、解决的办法、积累的经验等,为企业的创新创业,转变思维,科学发展提供了有力的信息支持和使用价值。生产技术人员从馆藏的科技档案中,提取井口坐标和测斜数据,为井控防碰提供了有力的数据支撑。
1.3 新理念下档案工作的目标定位与功能定位
档案工作的目标定位:珍存企业记忆,提升企业价值,构建知识平台,实现信息共享。档案工作的功能定位:是企业文化的积淀,記忆中心;也是企业创新的源泉,知识的中心。
2 企业档案安全体系潜在的威胁
2.1 缺乏突发事件的应变能力
档案馆是永久保管档案实体的基地,险情隐患随时存在,档案人员日常应急演练和针对性的训练工作不足,防范手段不完善,安全管理意识不强等。突发事件发生时,快速有效救援难以真正发挥作用,抢险救灾的决策与协调缺少应对措施。
2.2 缺乏档案安全保护意识和措施
目前档案工作中管理不够规范,规章制度不健全,同时缺乏对新调入人员系统性教育培训,老档案人员没有起到以老带新的骨干作用;档案人员思想麻痹大意,安全意识不强;相关措施不得力。因此,安全保护工作是档案最重要的基础工作之一,需要从制度体系、管理方式等方面入手。
2.3 缺乏档案信息安全的思维
档案人员工作责任感强弱不同,网络安全意识淡化,以致档案信息安全存在潜在风险。强化档案信息管理人员的职业道德,增强防范安全风险意识,进一步加大对档案管理人员定期进行计算机、信息安全等技能培训力度,普及信息安全相关法律及技术知识,提高档案人员综合素养,保障档案信息的安全,成为目前需要解决的问题。
3 加强企业档案安全工作的途径
3.1 着力提升档案工作者的安全意识
强化档案人员安全意识教育,克服麻痹思想,增强忧患意识。重点提升档案工作者的风险识别意识、风险防范意识和主体责任意识,构筑坚固的思想防线。不断提高档案人员的业务能力,确保应归档文件资料的齐全完整准确,做到确认依据齐全充分,各类档案“应归尽归”。应用电子档案管理系统开展各类档案的归档工作,进一步深化档案著录。
3.2为科学决策和提高企业竞争力服务
1)加强档案研究,助力企业科学决策。决策是以预测为前提的,准确预测的根据是过去和现在的各种信息,档案是决策者获取信息的重要来源,能够帮助管理层提升正确决策能力。加强研究企业档案信息资源,分析判断市场变化状况和发展趋势,从而来确定决策的目标,及时地做出准确判断和正确决策。2015年公司档案管理职能部门,组织大量人力物力,把馆藏历史档案进行了著录和扫描,实施纸质档案数字化工作,很好地促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展,极大地方便了查阅和相关资料研究,为公司科学决策提供了依据。2)加强档案研究,不断增强竞争力。企业档案是支撑企业前行的重要“杠杆,是企业发展的有力支撑。企业档案综合高效开发利用是档案工作为企业服务,提高企业综合竞争能力的直接手段。规范企业档案工作,须加强自身基础建设。突出档案管理人员观念转变与思维创新,推动档案管理社会化与市场化,加强档案信息化建设与网络服务水平。大力开发利用企业档案信息资源,可以使企业及时、准确地收集、掌握信息,为企业在激烈的市场竞争中找准自己的发展方向,抢先开拓市场、占有市场。3)加强档案研究,为人力资源开发服务。习近平总书记“用人得当,就要科学合理使用干部,也就是说要用当其时、用其所长;用什么人、用在什么岗位,一定要从工作需要出发,以事择人,不能简单把职位作为奖励干部的手段”的重要论述,为用好干部指明了方向。公司人事档案数量大、材料全、内容多,是评价和使用员工的基本凭证和重要依据。充分发挥人事档案作用,对领导及员工的特长、业绩、素质、能力等进行综合分析,按照“以岗选人、以事择人”原则,选人、用人、育人、留人,调动了领导及员工的积极性,发挥他们了特长,提高了管理效率,增强了管理活力,从而为企业创造更大的效益。
3.3 加大软硬件投入,确保档案载体安全
坚持贯彻“预防为主,防治结合”原则,加强对档案实体及库房安全的管理,确保档案安全。加大对档案安全工作的硬件投入,从源头上保证档案安全。配备消防器材,配备档案专用防虫防霉药,定期检查电源电器,确保用电安全;库房配备防盗门、视频监控系统、温湿度记录仪、空调等,完善安全设施;配备档案铁皮柜、档案保密柜、防磁柜、智能光盘柜等专用于保管纸质档案及特殊载体档案,做到档案保管设备齐全。
3.4 加强日常管理,认真贯彻落实各项规章制度
进行出、入库登记,档案借阅利用须履行相应审批手续。建立库房情况登记簿,档案管理人员每日检查库房安全情况,记录库房温度、湿度,定期清扫库房,确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。妥善保管和利用档案资料,并按照审批、登记、发出的程序向单位内外提供档案借阅利用服务。每年定期组织安全大检查,对档案库房、用电线路等进行重点检查,排除隐患。要求做到责任到人,措施到位,防止各种危害档案安全的事件及其他重特大事故的发生。
3.5 加快推进档案馆(室)建设,改善档案保管基本条件
目前,档案库房面积不足,容量较大,采用空调对温湿度控制不太稳定,影响档案安全工作。努力达到“九防”要求,特别是防火,这是难点,也是重中之重,必须防患于未然;在软件建设方面,配齐人员,健全制度,严格管理,重安全、严保密。
3.6 强化档案信息的安全管理,改善数据备份和迁移策略
与相关单位对接,对馆(室)藏重要档案和数字档案要异地异质备份保管,并及时进行检查、迁移;密切跟踪新技术、新知识、新要求,做好数字档案室建设和地质资料信息共享平台建设的前期准备工作,使宝贵的档案资料可以得到更长久的保存和更充分的利用。
4 结论
在今后的工作中,我们将以党的十九大精神为统领,以“追赶超越”目标为指引,按照档案工作的各项要求,牢固树立安全意识,坚持执行安全制度,强化安全责任,不断完善档案安全保障,服务单位经济工作的大局,改革创新,积极进取,有力发挥档案资源对各项工作的信息支撑和决策作用。
参考文献
[1]卜鉴民,刘迁,朱亚鹏.改制企业档案管理政策制度及处置原则探讨[J].中国档案研究,2017(02):165-174.
[2]于新龙.新时期企业档案管理模式分析[J].商场现代化,2017(24):80-81.
[3]张宁,宫晓东.企业档案数据资产概念的辨析与确立[J].档案学研究,2017(06):57-60.
[4]王燕.浅谈如何做好煤炭企业档案管理工作[J].神华科技,2017,15(12):17-19.
作者简介
彭敏(1990-),女,汉族,广东揭阳人,研究方向:档案管理。
随便看

 

科学优质学术资源、百科知识分享平台,免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。

 

Copyright © 2004-2023 puapp.net All Rights Reserved
更新时间:2024/12/23 13:17:27