| 标题 | 新时期机关档案室建设思路及要点 |
| 范文 | 王荣芬 摘 要：信息的应用随着社会快速的发展逐渐深入到各个行业，机关档案室管理社会信息的重要部门，在信息化和科学技术飞速发展的时代背景下，机关档案室的建设时必须紧跟时代发展，利用信息化的优势进行创新和转型，借助先进的计算机网络技建立信息化的档案室和数字化的管理模式是未来发展的主要方向。文章将对新时期之下如何创新建设机关档案室进行分析，对机关档案室建设的新的思路和关键点进行论述，能更符合新时期社会的发展。 关键词：新时期；机关档案室；建设；思路 新时期机关档案室的是推动档案工作进行转型和创新的一项复杂且系统的工程，建立机关档案室有利于提升机关档案的服务能力，是提升机关档案服务质量的有效途径。国家对新时期下档案室的改进发布了相关指导意见，机关档案室建设时要进行创新，更好地符合社会发展趋势目前机关档案工作中研究的重要部分。 1 建立数字档案是推进机关档案室建设的有效方法 让机关档案室建立向信息化方向发展，符合我国社会发展的时代潮流，国家档案局在2013年编制了《数字档案室建设指南》，文件中指出了数字档案建设的具体概念。在新时期之下机关档案建立数字档案室，为机关档案工作提出的新标准。这些是推动我国机关档案工作有效的转型和升级的重要方法。新时期建立机关档案室，强化电子文件管理、推进档案室基础设施建设、对档案数字化加工严格控制、对档案安全隐患提前预防等多角度开展，更好地促进机关数字档案室的建立。 1.1 机关单位强化电子文件管理 在机关档案室实现电子文件管理是推动档案室建设的关键所在，电子档案最重要的是完整归档。在新时期，信息化的大背景下，各机关单位开始实现无纸化的办公模式，使用电子文件进行工作，在机关单位逐渐实现电子文件工作的同时，对其进行有效的管理是现在机关单位的难点和重点工作，这些会对机关单位建设数字化档案室的质量有一定影响。 归档操作必须规范。首先，必须要求答案管理人员要参加电子文件管理系统的研发和改造过程，建立出放的电子文件整理系统与技术环境，能更好的保证电子文件归档的整体质量。其次，让全体电子文件工作人员具备归档意识，机关档案管理人员要在工作过程中着中宣传电子文件归档的重要所在，一定要求资质文件和电子文件要同步归档，让机关档案室形成的电子文件更真实、完整、有效。最后，对电子文件的收集范围进行明确，对档案归口建立管理机制，让归档的电子文件或者数字化电子档案，让整体结构设置符合管理需要，让档案室的档案数据更加安全、规范、完整和统一，让数据库有持续扩充和更新的功能。 1.2 对资源进行整合 机关数字档案室要和办公自动化系统和其他业务系统相互连接，行政和业务数据自动归档到系统里，更利于实现文档一体化；要对散落在各部门的档案资料进行有效的整合，有利于实现行政业务实务等各类档案的整合和资源共享。对异构档案数据信息做好管理，数字档案室采用标准接口的方法能整理各类非结构化档案信息与来源于不同业务信息系统异构数据系统的异构数据库资料，然后进行统一化的管理，能对各单位部门和属于其管理的各类电子文件在生成、归档、整理、录入、利用、鉴定、销毁等整套实现完善的管理。 2 促进基础设施建设 机关数字档案室建立的重要基础是完善管理制度，机关档案建设水平和质量保障的重点是管理专业人才的培养和档案信息化建设，这两者非常关键。 1）制度改革加大力度。数字档案管理技术要适应信息时代发展的要求，要求管理上更加科学和周密，机关单位要在档案业务技术等各方面都建立制定规范的制制度，涉及的内容有归档制度，档案数字化流程制度和档案安全保密制度等，所有的工作都按照制度进行标准化的操作与管理。 2）着重引进人才。机关数字档案建设的关键部分就是人才。在信息化的工作环境中要求档案管理人员必须具有很高的专业水平和专业技术才能完成工作，工作人员必须有创新的工作理念、掌握更多的新专业知识和新技术，让机关数字档案建设更顺利。所以机关数字档案室建设过程中要侧重档案室工作人员的稳定和专业技术，丰富工作人员知识量，掌握更多的专业技术，在这基础上提高工作人员的综合素质，进而形成不同层次结构合理，内外配合的人才队伍。 3 对档案数字化加工进行严格控制 数字化加工是建立数字档案室的关键所在。机关档案室的数字化加工的主要形式由自行扫描和加工外包，机关档案管理部门对数字化加工的全过程要做好监控工作。 1）在进行自行扫描档案的工作时，在建立数字化档案室，必须保存原件完整和正确的排序，折损比较严重的影响扫描质量时，对原件进行修整；还要注重检查数字化的数据质量，图像质量，尽量做到扫描之后的文件图像和原来档案原貌一致，使扫描的字迹清楚不失真，摆放正确位置不颠倒，亮度也要调到适当范围避免，出现错扫和漏扫的情况；扫描文件数据和目录数据进行仔细的核对，挂机的过程中要保证目录和扫描的文件对应一直，还要校对著录的文件目录，错误要及时的改正。对资质档案数字化扫描的过程中，还要注意数字化处理库存到其他载体的档案。 2）对外包的档案数字化，管理人员要对数字化服务单位的各种资质，业绩和人员信息进行仔细的审核，还有与其签订保密协议和外包合同。对外包单位避免出现信息漏填或者信息外泄的问题，在机关档案数字化过程中要确保纸质档案和数字档案的安全。在档案外包之前，要对当爱信息做好登记和清点工作，外包工作结束之后要对档案的数量仔细核对，对档案后期的还原工作认真做好，保证机关档案的完整性。 4 对档案安全隐患进行预防 机关档案室在建立的过程中要在人防、物防和技防等多方面建立完善的安全防范系统，采取有效的策略，保证电子文件、电子档案可以长期的保存和使用。在建立档案信息管理系系统安全保密防护体系时，所以工作都要按照国家对相关规定展开工作，这样对机关档案信息系统安全等级保护和下属分级系统的保护工作有促进作用；这些工作必须严格按照保密管理制度执行，严格审查上网的文件和档案；为完善档案安全建立应急管理制度，提前制定好应急的方案，重点保护机关档案室，为档案出现安全问题时能有合理的处理措施，把档案的损失降到最小的范围。 5 提高档案文件信息分析和挖掘能力 提高机关档案文件分析和挖掘能力，这些内在的因素可以促进机关档案室的建设。随着信息化程度逐渐提高、计算机网络技术的不断发展，对机关档案信息的利用有了更高的要求，在情況下必须提高档案室的工作效率。新时期下机关档案信息有着很大的价值，需要充分的挖掘，对档案编研信息加大研发力度，提取档案信息时更加方便和快捷。要求档案管理人员必须转变管理理念，工作上能适应对档案文件信息的分析和挖掘需求，工作中准确把握信息维度，好的体现文件信息分析和挖掘的价值。根据内外信息进行综合，使文件信息分析挖掘质量得到提升。 6 结束语 文章详细地论述了机关单位档案室建设创新的各种思路，必须对理念理念进行革新，机关单位工作人员的业务能，和档案信息过程中有效地实现资源共享，体现档案资源管理的高效率，促进我国机关档案工作稳定快速的发展，符合新时期社会发展的需求。 参考文献 [1]张红文.新时期档案管理工作浅谈[J].长江师范学院学报，2016，32（02）：131-134. [2]李晓涛，程妍.新时期对医院综合档案室建设的思考[J].内蒙古科技与经济，2015（24）：140+144. [3]迟晶莹.新时期做好机关档案工作的思考[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2010，16（06）：160. [4]黄健.对机关档案室功能建设的一点见解[J].才智，2010（29）：203. |
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