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    如何理解《市、县级国家综合档案馆测评办法》的相关要点(一)

    2013年国家档案局对《市、县级国家综合档案馆测评办法》及其《测评细则》进行了修订。现对修订后的《测评细则》中部分难点和变化点问题进行说明。

    档案馆的面积

    《测评办法》明确提出:档案馆面积未达到《档案馆建设标准》(JB103-2008)要求的,不能评为国家一级档案馆;而测评国家二级档案馆和国家三级档案馆的,可按比例得分。在测评时,一是需出具本档案馆的竣工图纸(如果是正在建设新馆的档案馆,其面积以设计图纸标注的面积为准);二是参评档案馆要根据自身馆藏实际,认真核算馆库面积。

    1.市级档案馆:

    a.馆藏40万卷以上的市级档案馆,面积需达到10800-12800平方米;b.馆藏在30-40万卷之间的市级档案馆,面积需达到8800-10800平方米;c.馆藏30万卷以下的市级档案馆,面积需达到6600-8800平方米。

    2.县级档案馆:

    a.馆藏在20万卷以上的县级档案馆,面积需达到4600-6800平方米;b.馆藏在10-20万卷之间的县级档案馆,面积需达到2600-4600平方米;c.馆藏在10万卷以下的县级档案馆,面积需达到1200-2600平方米。

    档案安全防护设施与设备

    1.对视频监控与门禁设备的要求。“视频监控与门禁设备”指档案馆应在档案库房、阅览室、展览厅、计算机房(包括数字化场所)等重要业务工作区域,馆区电梯、出入口、楼道、馆区周边等部位合理安装监控探头。在档案库房出入口安装指纹或磁卡等门禁系统,门禁系统应当具备目标识别和授权功能,可记录出入人员身份和出入时间。

    2.对档案数字化场所设备安全保障,是指档案在数字化加工过程中的安全保障条件。a.数字化场所中需安装有2个以上监控探头;b.数字化场所的门口需有专门存放水杯、手机及其他电子设备等物品的地方;c.数字化使用的相关计算机不能连接服务器,连接服务器的计算机应没有USB接口和光驱等设备;d.扫描的纸质档案,应有专门的存放地点。

    《测评细则》第二部分是对档案馆基础业务的考察。

    档案资源建设方面

    1.在制定档案馆接收范围环节,国家档案局在新修订的《测评细则》中要求,档案馆要贯彻执行国家档案局9号令的规定,一定要编制好本馆的“收集档案范围细则和工作方案”,并且要经过上级档案行政管理部门对本细则和工作方案的批复,方可执行。

    2.在档案接收环节中,要求接收了《接收名册》中所有应接收的档案。因此,在测评准备工作中,请大家整理好本馆的《全宗名册》、《接收名册》。《接收名册》是指现行的需接收单位的名单。在测评中要查看:接收文据、接收登记簿和应接收档案调查表(接收单位、应接收与未接收年限统计表);《全宗名册》中的全宗单要包含全宗情况介绍表和档案数量统计表等。

    3.民生档案方面。按照国家档案局公布的《国家基本专业档案目录》涉及民生档案共计14种,包含:城乡居民最低生活保障档案、伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案、婚姻登记档案、社会保险业务档案、城乡居民健康档案、病历档案、移民档案、农村五保供养档案、城镇廉租住房档案、拆迁档案、就业失业登记档案、工作鉴定档案及公积金档案。值得指出的是,涉及民生档案的隶属部门其文书档案不属于民生档案。

    4.《测评细则》中还增加了接收原生电子档案的工作要求。这里我们明确一下,原生电子档案的定义(暂),是指文件定稿的电子版为原生档案。接收原生档案需出示相关接收文据。由于此项可按比例得分,得分计算公式为:

    得分=已经接收单位的数量÷接收名册中所列单位的数量×2。

    档案资料的保管与保护工作

    1.馆藏重要档案的异地备份,目前要求是纸质档案数字化后的光盘进行了异地备份;

    2.对馆藏档案要建立全宗卷,在建立全宗卷时,要求要符合《全宗卷规范》(DA/T12-2012)要求。

    检索工具的编制

    1.要求规范编制《档案馆指南》和《全宗指南》,这两个指南的编制均须符合《档案馆指南编制规范》(DA/T3-1992)和《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)的要求。

    2.关于检索目录的编制,要求四种检索目录规范、齐全和完整。馆藏全部档案均应有文件级的检索工具(手检和机检);按照案卷进行收集和整理的档案应有案卷级的检索工具(手检和机检)。

    这项的得分计算公式为:

    得分=目录数量÷档案数量×相应分数

    (未完待续)

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更新时间:2025/3/21 14:17:41