| 标题 | 深化档案工作改革、促进企业发展 |
| 范文 | 陈丽萍 曹婷婷 前言 对于企业来说，档案工作是一项重要的基础性工作，它是企业各项业务活动的有机组成部分，它不仅记录了企业发展的历史，也为企业积累了大量的信息资源，它是企业各项工作开展的纽带。企业档案管理的规范程度体现了企业的整体管理水平。做好档案管理工作一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略和制定经营决策提供准确依据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。 一、档案管理中心简介 石家庄供水有限责任公司档案管理中心的前身是石家庄市供水总公司综合档案室，成立于1989年1月，原为总公司机关处室，2002年根据改制需要，变更为总公司机关直属单位，并与同年被国家档案局评为“企业档案工作目标管理国家一级”资质。目前，档案管理中心为石家庄供水有限责任公司下属正处级基层单位，主要职责范围是负责公司下属各单位、机关各部室档案的管理和利用服务工作，其职能包括：档案法及各类档案规章的贯彻、执行；档案人员的培训、指导与考核；工程项目的验收及各类档案和科技图书资料的收集、整理、归档、保管、提供利用、编研工作等。 档案管理中心总占地面积1050平方米，建筑面积近800平方米，其中档案库区450平方米，功能及办公用房230平方米，目前在用档案库房14间，功能用房3间，办公室9间。中心现有在岗职工17人，下设三个职能科室：综合科、业务指导科、声像科。 档案管理中心负责原供水集团各部门形成的档案资料的保管工作，主要档案类别包括：文书档案、科技档案（水厂档案、土建档案、管线档案、用户档案、设备档案、底图档案）、会计档案、实物档案、科技图书、去年又新增了声像档案。目前，档案管理中心纸质库藏档案总量5万余（卷/册/件）；声像实物档案总量7448（件/张/盘）、科技图书6212（本）。 二、跟随企业发展、创新管理模式 在社会飞速发展的今天，企业的管理体制、运行机制为了适应社会发展需求不断发生着变化。企业经历了改制集团化的转变，企业的管理模式也从传统到现代进行过渡。企业档案工作作为支撑企业发展的基础，随着企业的不断变革与发展，如此大型的企业如何在一次次变革中使档案做到不流失，光靠几个人是不能完成的。 企业的档案工作是应该是一个全员参与的综合性管理工作，所有档案制度制定之后需要各部门分别贯彻实施。在此过程中，我们需要发挥每个部门、每个人的力量，才能将档案制度及工作方法深入到每个日常工作中去，细化到文件形成及利用的每一个环节，这样才能把档案工作从基础做实、做好。 （一）领导体系建设 为了规范公司档案管理，我们专门建立了自己的档案管理工作体系。首先是领导体系，我们建立了档案工作三层次的领导：一是公司级设立分管领导。二是档案部门负责人。三是各部门和基层单位分管领导。领导对档案工作的重视与决策，对档案工作的开展起着决定性的作用，因此领导体系的建设为企业档案工作的开展提供了有力保障。 （二）档案机构设置 其次是专门档案管理机构的设置。我们公司专门成立档案管理中心作为档案管理体系的核心部门，负责指导各部门档案文件的归档，并对企业档案工作的开展起到服务、监督作用。无论企业怎样变革，档案部门始终作为一个正处级独立下属单位得以保留，这充分体现了公司领导对档案工作的重视，也为我们日常档案工作的开展提供了很多便利。 （三）档案人员配备 由于企业档案工作涉及到日常工作的方方面面，因此档案工作的开展还需要各部门及基层单位兼职档案人员的配合。为此我们建立了兼职档案人员体系。目前我公司共有兼职档案人员80人，每个单位根据工作内容设立文书、科技、会计三名兼职档案人员，负责日常本单位或部门档案的收集、整理、移交工作。兼职档案人员体系的建立为保证了文件的形成至档案管理各环节工作落实到位，为企业档案工作的开展提供了人员保障。 （四）工作体系建设 有了完善的组织体系，还需要有系统严密的工作体系，企业的档案工作是一项系统工程，目前我公司实行的是统一领导分级管理的档案管理模式。档案管理中心负责公司主要核心档案的保管与利用工作，对于基层单位我们实行二级管理。档案管理中心作为业务管理部门，定期对基层单位档案管理工作进行指导与考核。 二、完善管理制度、规范工作流程 （一）制度完善的重要性 制度是企业管理的有效手段，规范合理的制度建设对企业维持正常工作秩序，提高办事效率有着很大的推动作用。档案制度的完善是实现企业有效管理的必要保障，它是档案人员的工作指南，随着企业的改革与发展，档案制度也应随之进行相应的调整，以适应现代企业的经营管理模式。 （二）深入调研、科学制定 档案管理中心一直把制度建设作为一项重要的基础工作，我们以企业改制为契机，依据《档案法》及《企业档案工作规范》实施指南，由组织体系建设入手，梳理业务管理流程及标准，细化日常管理制度，通过梳理完善，将中心制度划分为三大部分：中心体系及组织建设如：中心简介、机构设置、岗位职责等，共5部分18项职责；基础业务管理制度及工作标准如：档案收集整理等制度、档案利用制度、及相应的工作标准及操作流程，共15项制度，9项标准。 新制度的建设完全符合国家档案法律法规的要求，更与企业发展需要相适应。为了确保制度制定的合法合理化，我们前期开展了大量的学习与调研工作，并与省市档案主管部门进行学习与交流。此外，我们还对档案业务人员进行意见征询，最大限度与我们公司的档案工作实际情况相符合，制度执行起来也就更加高效。 （三）多种举措并用、确保执行力度 为了保证制度的执行力度，公司领导给予了我们很大的支持，在制度下达之后，并同意将制度执行情况列入每季度绩效考核工作中来，为制度的有力执行提供了必要保障。为了达到预期效果，中心在第一时间对基层单位兼职档案人员进行了培训，将新制度内容及执行方法进行了细致的讲解，在实际工作中，档案工作人员还通过多种方式对基层单位进行指导，以确保制度在执行过程中的顺畅。通过修订完善相关制度确保档案工作更加规范，各项工作的展开都做到有制度为依据，统一标准，使企业管理工作向规范化迈进。 三、提升档案服务，助力社会与企业发展 档案工作者不仅在为企业内部提供档案服务，在城市建设中我们也贡献出自己的一份力量。 在服务方式上，随着科技的发展，我们在原有利用方式的基础上利用现代技术使利用服务途径更加多样化、更加便捷。我们利用电话、传真、拍照、邮件网络等多种手段提供服务。无论服务手段怎么多样化，我们都是以档案保密与安全为前提。因此，完善的利用制度与流程就为此项工作的顺利开展提供了保障。 供水档案除了在公司内部日常工作中发挥作用，它的重要性还体现在社会建设的方方面面，中心不断拓宽自己的服务范围及服务领域，使档案在城市建设中发挥它应有的价值。 （一）管线档案资料在地铁项目建设过程中发挥作用 石家庄地铁建设项目是省市人民热切期盼的民心工程，根据规划，省会未来计划修建6条地铁线路，线网总长244.7km。目前地铁项目建设正在如火如荼的进行中。此项工程的工期之长，任务之重，投资之大是我省建设项目前所未有的。市政府将自来水地下管改迁项目交予我公司。集团领导为此专门召集有关部门召开调度会，要求各部门之间要做好调度方案与协调工作，在思想上要高度统一、高度重视，对任务要层层分解，确保沟通，按时保质地完成各项工作计划。档案部门按照领导要求全力配合，主动与设计部门取得联系，与设计部门一同深入现场勘查，详细记录，认真查找相关管线档案，为了得到详实准确的数据，档案人员多次反复的与设计人员沟通，在近万卷档案中仔细查找数据及资料，仅此一项就为公司节约40余万元。在施工过程中，中心也多次为地铁建设单位提供管线，确保施工过程中供水管线的安全，保证市民正常用水不受影响。地铁建设项目投资巨大，它的建成使省会基础设施建设又上了一个台阶，在此档案也发挥了不可替代的作用。 （二）做好档案工作，保障南水北调配套工程水厂建设工作顺利进行 南水北调工程是改变中国南涝北旱和北方地区水资源严重短缺局面的重大战略性工程，总投资额5000亿元人民币。按照市南水北调配套工程建设实施方案，集团承建7个地表水厂和相关配套管网的建设项目，概算总投资近50亿元，新增供水能力160万立方米/日。水厂竣工、运行后，可以为市区居民的生产生活提供优质饮用水，且水量、水压、水质均有保证，将有力的保障市区的建设，促进市区的经济发展，为居民用水健康和社会安定提供有力保障。 档案管理中心保存着我公司所有水厂建设的档案资料，在新水厂建设过程中，这些珍贵的档案起到了关键的作用。为了配合完成此项工作，档案管理中心积极与各相关部门进行沟通协调，将所需资料进行记录、整理，提供给各部门进行参考。内容包括地表水厂工程初步可行性研究报告、用地，取水，建筑许可证、地基助理监测报告、环境影响报告书、项目建议书、道路及水厂工程决算书等，为水厂建设的前期准备和设计工作提供了详实、准确的数据、图纸，保证了工作的顺利进行。 除了提供所需的档案资料，为了保证水厂建设过程中文件材料收集齐全、整理规范，档案管理部门前期介入。专门针对水厂建设工程制定相应的档案工作方案，并与筹建部门召开档案工作协调会，就业务指导人员安排、档案收集范围、整理方法等问题进行了沟通。并在实际工作中定期给予指导，确保了工程建设文件收集工作的顺利进行。 （三）利用档案、推动企业改革发展 2014年元月，我公司所属水务集团与北京建信股权投资基金合作签署融资框架协议。此协议的签订为加快我们企业现代化步伐，深化改革，提升效益，尽早实现上市融资，壮大企业实力，奠定了坚实的基础。目前，公司上市工作正处于资料准备阶段，此项工作关系到企业未来的发展，中心全体员工都非常重视。由于时间紧任务重，档案人员经常加班加点，通过各种方法查阅、复印了大量档案资料。在此过程中，档案中心提供了大量证明企业资产的档案资料近6000余卷，为企业融资上市提供了重要的依据。目前此项工作还在进行中，中心将本着服务全局，助力企业发展的目标，继续做好档案服务工作。 四、建立健全档案安全体系 （一）安全工作的重要性 档案安全是开展一切档案工作的前提，档案管理部门作为档案安全的直接责任人任务重大。档案安全不仅关系着企业历史与文化的传承能否继续，作为供水这一特殊行业，档案的安全与保密更加关系到市民的健康与社会安定。因此我们作为档案工作者更是将档案安全工作放在重中之重。 （二）树立安全意识、完善安全措施 档案安全无小事，档案安全事关重大，树立档案安全观是确保档案安全体系建设的关键，作为档案工作者更是基本职责和天大责任，对此，档案管理中心始终坚持“以防为主，防治结合”的基本原则，建立安全责任体系，完善安全制、加强安全培训，提高每个人的档案安全意识和技能，牢固树立“安全问题人人有责”的思想。因为档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。我们每周召开例会都将安全问题作为一项重要议题进行安排部署。完善安全管理制度，建立《安全日查表》，每天下班前由各科科长对所辖区域进行安全检查，并签字。每逢节假日，中心领导带领安全人员对库房及办公区域进行安全检查，并安排专人24小时值班、领导带班，真正将安全工作做到实处，杜绝一切安全隐患的发生。 （三）做好库房“八防”工作、延长档案寿命 档案“八防”工作是延长档案寿命的一项基础性工作，作为档案工作人员，这是一项长期性的工作，由于“八防”工作的效果不是一天两天就能显现出来，因此也可以说这是一项档案人员凭良心在干的工作。我们一直在寻找各种科学的方法保证库房在不同的气候和环境条件下符合“八防”的要求。并建立了温湿度登记表，对各种加湿、祛湿效果进行登记并分析、调节，使档案管理环境达到最佳状态。 （四）档案保密工作 档案作为我们供水企业的重要资料，它与企业的生产与发展息息相关。由于城市管线涉及到民生，因此如何做好档案保密工作就显得尤为重要。中心所有档案工作人员上岗前都经过了严格的保密制度培训，在日常档案提供利用过程中，中心建立了严格的借阅制度及审批流程，并对每次档案借阅及复印工作进行详细登记，防止档案资料及信息外泄或在利用目的之外的范围使用，在确保档案信息安全的同时，最大限度的提供好档案服务工作。 结语 作为企业的档案管理机构，我们各项工作的开展都需要与企业改革发展的实践的需要相符合。企业的不断改革与管理上的创新是我们不断提升的动力所在。随着社会技术的不断发展，作为档案工作者，我们更加需要解放思想，让档案工作适应企业发展转型的需要，围绕企业发展的新趋势，完善管理模式，优化资源配置，严格管理制度，为企业发展实现全面升级贡献出自己的一份力量。 （工作单位：石家庄供水有限责任公司档案管理中心） 注释： 1、《企业档案工作规范》 中国档案出版社 李和平 2、《档案人员上岗必读》 中国档案出版社 姜之茂 |
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