| 标题 | 论高校档案管理信息化建设 |
| 范文 | 赵志宏 摘 要：档案管理作为现代高校教育管理系统的一个重要组成部分，要逐步跟上现代化的脚步，一改往日的旧制度，尽早实现信息化管理。 关键词：高校 档案工作 信息化 人员业务素质 档案管理作为现代化高校教育管理系统的一个重要组成部分，不仅仅是对教育信息的收集，整理，更应发掘出其更多的价值，为高校发展打下更好的基础。然而，在应用技术现代化的驱使之下，信息技术的发展为档案管理提供了前所未有的优越条件，其信息化的实现也逐步普遍开来。作为档案工作者，我们更应积极加入到档案信息化建设中来，让档案信息利用率实现最大化，价值实现最高化。 一、当前存在的问题 （一）对档案管理不够重视 一直以来档案管理工作都被视为保管教育资料，抄抄写写的工作，因此无论是高校本身还是档案工作人员，都对档案管理的工作重视不够，这直接导致了工作效率不高，埋没了档案本身为高校带来更大效益的潜力。 （二）档案管理缺乏应有体系 首先，从高校档案人员素质来看，多数都是没有经过太多专业的知识培训，档案工作对高校的意义认识太浅。多是由经验办事儿，很多细节也都没注意到。并且很多档案工作人员都身兼多职，根本无法全身心的投入到档案工作中去。其次，多数高校对档案工作不够重视，设备简陋，办公地点狭小，几乎都是手工调档，直接导致工作效率低。 （三）档案整理不规范 由于高校本身的不重视及档案人员在意识上的偏差，导致档案无法及时收集，整理，加工，以及档案分类不够明确，收集整理程序简化，档案保管期限划分不明确等等问题，因而使后继工作产生了许多不必要的麻烦。 二、档案管理信息化建设的意义 通过网络手段一改往日传统整理档案的方式，实现档案收集，整理的一体化，更有利于实现档案信息对高校的实际意义。档案信息是所有高校的基础性资源，档案信息化建设是当前的必然趋势。从另一方面来看，档案信息化目前也是社会资源共享的最好方式。所以，我们必须从自身，从外部都进行努力，尽快实现信息化。 （一）档案信息化建设促进社会发展 档案信息化就是一种快捷高效简便的新型档案管理系统模式。通过这种模式，来更加方便简易的获取档案信息资源，从而提高了档案工作的效率，增大其效益，并更好地实现资源共享。亦有利于高校档案管理的规范化，标准化，让档案资源能够更好的服务于高校。 （二）档案信息化建设是规范高校档案管理工作的必然选择 随着系统信息化的普及和电子技术的发展，高校档案也开始逐步向信息化系统化靠近。将收集好的档案直接输入预设系统，既方便以后的查阅，又能够在系统中直接读出相关统计数据。即实现了对档案的全程电子化管理，极大的提高了工作效率和工作质量，这是电子技术发展对档案工作的重大意义所在。因此，也是规范高校档案管理工作的必然选择。 （三）档案信息化建设更有利于实现资源共享 通过电子信息技术和专业设备，利用科学的管理方式实现对高校档案信息的对比和剖析，通过对档案信息的深度了解，实现对其的充分利用，让档案信息更好的服务于高校建设。同时，网络化的实现也让高校档案透明度大幅增加，实现对外开放，更好的走向社会。 除此之外，档案工作人员的专业素质提高也是很重要的，工作人员必需用自身的专业素质对整个信息化系统进行操作控制，才能进一步加快档案管理信息化建设的脚步。 三、档案管理信息化建设的策略 （一）必须建立高质量的档案信息网络系统 目前档案现代化管理工作仍不够严谨，比较松散，档案管理应用的软件程序各不相同，标准化，专一化程度低。因此，应尽快规范档案现代化管理系统，使其逐步有序化，集中化，统一化使档案现代化管理工作健康、有序地发展。 档案信息网络系统就如一个集合，将系统化的信息收纳其中，目前各大高校的档案信息管理主要有两个来源，其一：源于现有的档案储存，并利用数字化技术将以不同形式存储的档案数据信息，通过手动记录，电子扫描等形式，转化为数字记录方式储存到各类存储器中，如：光盘，磁盘等，此方式是档案储存信息向数字化的转化；再者，通过收集各类电子文件，并利用数字化管理系统将其存档，整理为数字形式的数字档案，建立相应的数字化档案管理系统。 如今高校档案主要以信息化为主体，通过档案的收集管理来达到便利地获取信息的目的。现在网络遍布各地，档案的管理工作可通过网上发布、电子邮件的传递、公共目录的查询、光盘远程服务，这样用户便可以用网络来获得自己的信息。现代信息技术的利用在一定程度上可以提供高效的服务，便于用户可以定向，定期咨询信息，加强档案管理工作的经济效益和社会效益，实现档案信息化建设的发展，使高校领导和系、处领导在查阅信息时可以快捷、准确的了解各系处工作情况以及各学生的状况，以便提高服务效率和管理效率。 （二）必须加强队伍建设，培养档案管理人才 高校档案工作既有管理的性质，又有业务性。管理人员需要从文件收集，整理，保存，分析，后期利用等方面进行工作。因此，对档案人员的专业要求就有了进一步提高，扎实的业务水平，丰富的档案知识的信息化系统管理技术都是必不可少的，同时也不能忽略了管理能力以及服务意识的加强。高校档案工作具有政治性和服务性，这也决定了从事档案工作的人员必须要提升自身政治素养、培养良好的职业道德以及爱岗敬业的精神。 专业人员也是高校档案信息化建设的一大重点，通过提高从业人员素质，来更好地实现档案管理现代化的建设。其素质的提高，应在全面推进高校党的思想建设、组织建设、作风建设、围绕高校改革发展，教学科研学科建设，培养新人目标的过程中进行。高校管理者的素养是一个以政治素养为核心，由知识素养，能力素养等多种因素构成的整体素养。因此，高校档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，树立社会主义荣辱观，牢固树立全心全意为人民服务的宗旨。在具体的档案管理工作中，首先要更新立卷制度，在工作手段上进行改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。 （三）必须加强基础设施建设 要想使高校档案信息化发展到一个更高层次，必须加强基础设施建设，这就体现在它的硬件设施上，目前高校仍存在资金匮乏的问题，所以硬件比较短缺，但是为了实现档案管理高效性，高校要将档案局域网、校园网、互联网三者共同发展，实现自动化管理、档案资源共享。 当我们无法解决资金匮乏问题时，要想尽一切办法，让高校领导对档案信息化建设的重要性有一个全面的认识，明白档案信息化的建设是时代进步不可或缺的一部分。这样我们就要摒弃以前陈旧的管理模式，仅将档案部门作为安置，分流档案管理人员场所，这些陈旧观念必须抛弃。取而代之的是配备高技能的档案管理人员以及高质量的硬件设施，实现档案管理的信息化，让档案信息化建设纳入学校的发展规划中。 （四）加强标准化，规范化体系建设，建立电子档案的保护措施 档案信息化管理的标准和规范是目前档案管理工作的发展前景，具体分为以下三方面：首先，体现在数字化的发展，在档案收集上，尽量利用数字化整理和分化，对档案进行条形编码，便于查找。在文件归档时，条理明了，高校只需档案工作人员通过网络查询即可，大大缩短了查找和编辑网络的时间。纸质档案再利用起来就比较繁琐，可以将其转换成电子文档进行保存；还有一些图片和视频之类的可以将其刻制成光盘，这样既可减小存储空间而且提高了档案的利用效率。其次，指的是对数字化档案的保管，虽然档案信息改为数字化形式，但在一定程度上还是存在危险性，所以必须采取有效措施和技术手段，一些电子档案要及时进行备份保存，档案文件夹要设置密码，管理人员不得泄露，并采用身份认证技术和防止非法访问手段。从而保证档案信息的安全、真实、和完整性，但是随着社会的发展，网络仍存在一些安全隐患，因此要建立安全保障体系，加强档案信息的保障。再次，是对数字化档案信息的应用，随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。档案的管理不仅是体现在信息的存储和数字计划的发展上，信息的利用也是不可或缺的一部分，如将文件制作好之后，要把它利用起来就得与档案管理相结合，二者采用统一软件系统，这样在查找信息时就可以更系统、更条理。所以，要使数字化的发展、保存和应用全面体现，高校就需建立一套完整体系，即标准化、规范化体系，实现高校档案管理的高效利用率。 （作者单位：山西医科大学汾阳学院学生处） 参考文献： 【1】赵金凤. <浅谈档案管理现代化与档案信息化建设> 【2】徐凯歌. <高校档案信息化建设与管理探索>[j]2010 【3】韩香兰. <高校档案信息化建设诌议>[j]2010 【4】王记坤. <高校档案管理办法>[j].兰台世界，2009 |
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