| 标题 | 浅谈如何有效开展乡镇档案工作 |
| 范文 | 张召尊 乡镇所存的档案资料，是乡镇党委、政府在管理公共事务活动、处理社会问题等各项工作中所直接形成的文字、图表、音像等多种形式的历史资料，是一种重要的信息资源，对于乡镇制定发展规划，推进可持续发展提供了宝贵的参考依据。但随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化，乡镇档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展，甚至近年来档案工作出现严重滑坡现象。 一、乡镇档案工作中存在的主要问题 1.人员更换频繁，业务素质不高。由于档案工作繁杂事细，且出成绩难，不少乡镇干部不愿意干。从人员配备上看，乡镇基本无专职档案员，大多数乡镇档案人员为兼职，有的由妇联主席或团支部书记兼任，还有的由党政办主任兼任，还有的由大学生村官临时负责，档案人员变动频繁，有些档案人员参加过一两次培训，业务刚接触就调换岗位，人员不稳定因素严重制约了档案工作顺利开展。 2.档案室建设标准不高，保管条件差。有的乡镇无档案室，多年档案即在党政办公室存放，乡镇党政办公室事杂人多，非常不利于档案的安全保管，而且存放空间有限;有的建立档案室，但室内堆放其它杂物，形同一个杂物储存仓库，甚至多日卫生无人清扫，档案长期无人问津，“八防”设施更无从谈起。 3.缺乏有效的统一管理。一些乡镇收集的仅是些上级下发的红头文件和本乡镇党政办公室日常形成的材料，每年年度接续立卷仅数十件。缺乏本乡镇各部门工作活动形成的业务档案如党委会议记录、组织关系介绍信、党员干部名册、土地档案、林木档案、婚姻档案、司法档案、统计档案、财务档案、乡村建设项目（水利、道路建设）等档案，造成室藏档案贫乏、材料不齐全。而上述提到的档案多由本乡镇各部门自行保管，未集中到档案室，时间一长，多年文件材料混为一堆，一旦查询颇费周折，而且很难查到想要的内容。乡镇档案收集难、利用难等问题十分突出。各部门间档案工作协调性差。乡镇一些部门总认为整理档案是档案部门的事，平时不收集，到时不上交，而乡镇档案员在收集档案时领导不关注，说话没效力，普遍存在着畏难和应付情绪。 4.档案管理创建活动参与面不广，档案开发利用效果差。档案室除上级检查外，平时基本无人问津，利用效果差也是乡镇基层领导不重视的一大原因，档案除了每年接续立卷产生数十件新档案外，多年来没有新的编研成果，而利用者查询档案无从下手。如第二轮土地延包档案中曾规定一式三份，农户、乡（镇）政府、县档案馆各一份，但近年来查询该档案只能到县档案馆查询，乡（镇）政府的土地延包档案已基本失落。 二、规范有序的档案工作对于乡镇基层工作的意义 作为历史记载，档案是乡镇工作经年传承的一笔宝贵的文化财富，规范有序的档案工作对乡镇基层工作的开展有着重要意义。 1.档案具有重要的查考作用和存储历史记忆的功能。如开展全县的县志、年鉴、组织史等编写工作，编写本乡镇相关内容时能够参考到乡土志、大事记、组织沿革、基础数字汇编等资料的就会使该项工作顺利进行，而这也得益于档案员注意平时工作材料的积累和事件的记录、阶段性的编辑。而随着时间的推移，作为历史记载的档案就是乡镇一笔宝贵的文化财富，时间越久，档案价值就会越高，如回头看几十年前能反映乡镇工作、人物活动、社会习俗、地理风貌变迁的文件和照片会感觉弥足珍贵。 2.具有重要的查证作用。开展关乎民生项目、民心工程（如精准扶贫、危房改造、美丽乡村建设）的业务档案的收集整理是一项重要工作，它承载着对上级领导、财政资金、人民群众和集体、个人责任履清说明的一种公开效力。财务建档，确定资金流向，工作建档，确定工作效果。“工作留痕”即指在工作中形成有据可查的档案。 3.具有提高基层工作效率的作用。规范有序的档案工作同规范有序的机关工作相辅相成，机关公文运转从收发文登记开始，机关事务运行终结点即是到形成档案为止，即使机关事务公文处理尚未终结但相关人员阅览流转环节完毕，原件也要及时交回档案室备查，有查询者可提供复印件，这使得文件查询有章可循、有人可问，有地可查。所以运行流畅的机关工作秩序不仅提高機关工作效能，还容易促进形成规范的档案。再如时下运行的机关工作汇报制，即单位负责人听取部门负责人工作汇报中形成的专题汇报材料，这一制度的良好运转，既督促和检验部门各项工作的运行情况，也为形成能够反映某时期乡镇工作的档案资料提供契机。乡镇部门各项工作千头万绪，要让通过档案工作这一条线有机整合起来，让乡镇全体人员形成“工作没问题，请把资料交给档案室，工作有问题请到档案室找资料”的集体档案意识，让档案工作成为乡镇基层机关工作中的重要环节并发挥重要的参谋作用。 三、加强乡镇档案工作建设的几点建议 1.着力建造标准较高的乡镇综合档案室。建立标准较高的乡镇综合档案室应该成为当前着手进行的紧迫任务。乡镇综合档案馆的建设要符合档案工作的“八防”要求，要“筑巢引凤”，建立起面积宽敞不应低于30平方米的档案室，室内整洁，要配备适应现代化发展的软件和硬件设备，给档案员创造一个舒畅的工作环境和得心应手的现代化办公用具。 集中时间和人力把乡镇各部门该移交的档案整理接收进来，今后还要在接收照片档案和特殊载体档案接收上下功夫，拓展接收档案的种类和范围，努力打造一个具有丰富室藏的乡镇档案室。 2.构筑良性运转的档案工作人员运行体系。从乡镇主要领导到乡镇部门工作人员，建立一个有效运转、分工明确、责任到人的档案工作人员构成网络。 首先，乡镇政府主要领导要重视起来，要明方向、定调子，年初召开乡镇党委或政府班子办公会，把年度档案工作列入议程，要确定档案室用房、落实档案工作经费，及时解决其它档案工作中遇到的各种问题，要关心档案工作人员的个人成长和待遇问题。 其次，选拔能够在较长时期内从事档案工作的人员专职人员到岗，务求责任心强，业务技能高，具备较强的灵活性和主动性，熟悉档案保管、移交的业务知识，能够对乡镇各部门和下辖单位的档案整理进行指导。 第三，分管领导切实负起责任，平时多关注档案员工作中的困难并及时与主要领导沟通解决，做到定期（一般每年春季3-4月份）召开乡镇各部门负责人参加的协调会，布置各部门的档案整理和移交任务。 最后，乡镇各部门负责人为本部门移交档案的直接责任人，同时各部门设立1名兼职档案员具体负责档案整理移交事宜。乡镇档案的能否实现综合统一管理，各部门的负责人配合移交意愿和责任感是关键，所以乡镇分管领导在不仅档案工作协调会上布置，还要在会后督促检查落实情况。 要制定档案工作综合管理长效机制，不因人员变换使工作受影响，让档案工作形成一个有章可循的良好工作习惯。 3.档案员抓好自身的综合素养提高，积极适应现代化的文化素质要求。档案员要在稳妥推进传统档案工作的同时，不断创新开拓档案工作新领域新方法。档案员要不断提高自我要求，提升自身技能，加快使档案工作由不规范到合格，由合格到优秀的进程。 我们常说档案员就是史官，做为一名史官即要担付起传统史官的责任，又要具备一名现代史官的素养。 周恩来总理曾说：“档案工作人员要学习司马迁，要当司马迁。”做为一名传统史官的职责是通过档案工作为供职单位留存尽量多的历史记录，这就要求档案员要运用好手中的“一笔一机”：一笔即指平时用笔记录，现在也可以用电脑随时记录，记录下反映乡镇历史发展的乡镇大事、基础数字、人员调整、活动简要等;一机即指相机或手机，有条件的乡镇可以配备先进的数码照相设备，随时捕捉到有意义、有价值的人、事、物拍摄并保存下来，档案员要成为本单位摄影的行家里手，要增强主动性和能动性，做有心人，利用现代化的科技让照片档案的建立归档成为乡镇档案工作中的一大亮点。 而做好一名现代史官，就要求“打铁首先自身硬”，要具备掌握现代科技知识的本领，不仅档案业务素质精，还要现代科技知识通。这就要求档案人发挥干到老、学到老的精神，一是积极参加上级部门的培训，解决档案领域内常见的共性问题，掌握好常规的立卷方法;二是搞好自学，向书本和网络学，如POTOSHOP和CDR等编辑软件应用、绘声绘影等短视频的制作应用，我们可以通过百度搜索这个身边的网络老师以及一些自学网站来学习，只要有目标和信心，经过一段时间的坚持，就会有获得感和增长才干的自豪感，力争通过自身素质的提高熟练地使用现代化设备，熟练地掌握科学技术，成为单位工作骨干，成为单现代科技应用的引路人，每年年终档案员要编辑出图文并茂的《乡镇风采》、《大事记》、《基础数字汇编》等档案成果，让领导刮目相看，档案员和档案工作在领导心目中的地位才会拔高。 4.抓好以点带面的示范作用。县级档案行政部门根据全县乡镇档案工作实际，督导各乡镇做好档案建档工作，抓好业务指导，协助乡镇制定好档案收集范围，并注意工作中选树先进典型，发挥好典型的示范带动作用，以点带面，推广好的经验，全面推动全县档案工作的规范健康发展。 5.要抓住一切有利契机，为档案工作宣扬造势，要加强业务培训和档案学会的建设。档案行政部门或档案馆在鼓励档案员自学的基础上要抓好集体培训，要成为档案员培训的基地，不仅要抓好文书档案业务知识的培训，还要在照片档案、特殊载体档案、乡镇企业建档方面的业务知识培训上下功夫，并适时开展电子文件收集建档、纸质档案数字化技术规范的知识普及，为即将来临大数据时代开展档案工作布局。 同时在业务知识培训外，加强公文写作、成果编辑、各类编辑软件应用、现代化办公室设备使用的培训上下功夫，培训讲求短、快、灵，多开展小规模、小范围的培训，要让培训常态化，要因人而宜，通过培训来提升档案员自身的价值观、成就感、自豪感，打造一支精干的档案员工作队伍。 档案行政部门要抓好“四个一（一个学会、一种期刊、一个QQ群、一个微信群）”的建设应用，成立县级档案学会，通过档案学会吸收县直机关档案员、乡镇档案员、各类企业档案员及一些对档案有兴趣的人员，搭建县域档案人交流的平台;定期印刷县级档案学会期刊，鼓励档案员积极发表建议、见解，积极开展征文和摄影比赛，激发档案员公文写作和摄影的兴趣;通过县域档案工作微信群和QQ群进行县域内档案学术知识交流、探讨、培训教育。 各乡镇协同县级档案馆做好本乡镇特色档案征集，开展好乡镇级历史文化、历史名人、历史事件展览，让档案深入到群眾生活中，提高广大干部群众的档案意识。 县人事部门要落实好乡镇档案员岗位津贴和职称评聘问题，消除档案员职务职位晋升后顾之忧，确保其能长期安心工作。 总之，档案的价值在于它的完整性和时间长久性，做好乡镇档案工作就要看到档案的长效价值，克服短视行为，让乡镇档案工作全员参与、规范整理、适时移交成为长效机制，让档案员通过提高自身技能拓宽档案工作思路，搞活档案工作局面，把档案工作搞得有声有色、多姿多彩，才能提高档案的社会地位和社会价值。 （作者单位：河北省沧县档案馆） |
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