| 标题 | 基于信息一体化的国企档案管理效率提升 |
| 范文 | 田玲 摘 要：国企中档案管理是国企日常管理工作的一部分，对于国企的发展能够起到很大的作用。我国国企传统的档案管理方法主要是依靠文字来进行记载，再进行文档的管理，在搜索文件耗时较长，储存档案也占用较大的空间。随着科技的发展，信息一体化的国企档案管理逐渐兴起，不仅有助于国企档案管理效率的提升，也能够缩减管理档案的成本。本文就信息一体化国企档案管理的概念和重要性进行了说明，并且提出了一些优化国企档案管理信息一体化的意见。 关键词：国企;档案管理;信息一体化 档案信息一体化的管理模式这种新型的档案管理方法，近年来在国企逐渐被接受推行，极大程度的节约了企业的管理成本并提升了工作效率，提升了企业基础管理的质量，减少工作内耗。无论什么体质的企业，经济效益是企业存在和发展的根本。国企的档案管理是一项比较繁重的工作，其重要性常常容易被忽视。然而，国有企业在国民经济中的重要地位决定了其档案内容的重要程度是非同一般的，传统的管理档案的方法需要许多的人力、物力去维护，各种突发的灾害对档案保存的完整性、有效性和系统性提出了巨大的考验。 新兴的信息一体化国企档案管理是通过计算机存储来实现的，不仅不会占用实际的空间，随着网络和电子信息化技术的不断提升和日常应用的普遍性，使得档案管理工作在文件收集、数据的转化存储和调取都十分便捷，因此本文会从信息一体化的国企档案管理的概念入手，让读者对于信息一体化的国企档案管理有一个比较深入的理解，进而论述其重要性，最后会对提高信息一体化水平的措施和方法进行论述。 1 信息一体化国企档案管理的内涵 如果把信息一体化的国企档案管理拆分成两个概念来理解，也就是信息一体化和国企档案管理。国企档案管理就是指对于国企生产过程产生的记录，留作日后使用的档案数据，包括合同、文书以及生产计划等等。信息一体化则是指在现代信技术、互联网及移动互联网技术构成的综合通信平台基础上，通过个人终端，移动APP以及计算机PC端的结合，来实现管理、业务、推广营销等全方位的活動。而信息一体化的国企档案管理就是指运用信息技术来进行国企的档案管理，当然，它指的并不仅仅是把档案进行数据化处理，更包含着其他工作的变革，即国企内部的生产和工作全面借助计算机和数据库来完成，因为如果没有其他技术的配合，档案的信息一体化就不可能完成。 2 信息一体化国企档案管理的重要性 2.1 提高档案管理的效率 国企中的档案管理内容比较复杂，前文就说过包括合同、生产计划、会议记录等等，传统的档案管理方式即耗时又耗力。例如，某国企需要与一家外企进行合作，鉴于从前多次有过与外企合作的经验，需要调用之前的合同和合作方式资料来进行研究，传统的档案管理方式，调取所有文件后，查看和研究也是非常繁琐的。如果采用信息一体化的档案管理模式，在电脑的档案管理库搜索关键字，所有的信息将一目了然，而且还会设置比较和分类的功能，根据当前工作进程的不同阶段可以挑选要比较的资料和数据，这样就能大大的提升工作效率。 2.2 节约能源，保证信息的留存性 传统的国企档案管理储存占用空间大，需要大量的纸张进行信息档案的归纳和整理，而信息一体化档案管理需要各个部门进行数据的录入，在工作的时会在数据库中输入工作内容和数据来统一进行的管理，这样减少了纸张能源的浪费。更重要的是，节省了空间。信息一体化的档案管理方法，保证了信息的留存，还可以通过异地备份等模式提升档案保管的安全性。例如，A省的某个国企，在2012年发生大火，档案室被烧毁，2012年以前的所有档案随着这场大火付之一炬，这对于之后该国企的资料数据读档简直是毁灭性的打击。但是信息一体化的档案管理则可杜绝这些问题的发生，即便发生大火等灾难，只要连接网线，登录数据库，这些数据依然保存完好。 3 提升国有企业信息一体化档案管理水平的对策 信息一体化档案管理的优势当然不止于上文所论述的，还能降低企业的运营成本，减少企业的人力成本支出，提高企业的科技生产能力等等，因此提升国企档案管理的信息一体化水平就很关键，接下来我们对此进行论述。 3.1 提高企业的科技水平 要想实现信息一体化档案管理，一个强大的管理系统是先决条件，而后通过搭建网络管理平台，实现统一管理和存储，前期需要大量资金投入。虽然对于技术的投入永远都是回报高于投入的，但这需要企业对档案工作的高度认同，在技术和经济方面给予支持。通过先进的设备和技术为档案管理提供技术动力，建立完善的档案管理系统，并且日不断的完善该系统，为信息一体化档案管理提供硬件支持。 3.2 提高工作人员的档案意识 信息一体化档案管理的实现是一个非常复杂的过程，除了需要技术人员开发外，还需要国企工作人员的配合。现代国企的工作人员工作内容多且繁杂，又普遍认为档案工作与自己无关是档案管理人员的事情，工作处于惯性思维，对于新系统的使用存在排斥，这会阻碍档案管理人员的信息管理工作，因此企业要积极的鼓励大家去熟悉、学习新技术和档案管理系统，认同掌握信息一体化档案管理的方式方法。 3.3 警惕信息一体化问题 档案管理实现信息化之后带来了管理便捷的同时也增加档案泄露的风险，带来安全隐患。目前网络上会有网络黑客，盗取各类信息，或者攻击企业的网站，这就需要在实现信息一体化档案管理的过程中不断升级网络安全防控，对于出现的问题及时的解决，时刻保有警惕性和忧患意识。 4 结语 信息一体化档案管理对于国企的发展很有利，因此它的发展也必将是档案管理方式发展的一个趋势。在目前的科技发展水平之下，国有企业当然不可能完全实现信息一体化的档案管理，但是为了长远的发展，国有企业应该对信息一体化的档案管理抱有充分的认识和积极的态度，不断的推进企业进行信息一体化改革，推进信息一体化档案管理的进程。 参考文献 [1]刘娜.信息一体化提升大型国企档案管理效率[J].企业科技与发展，2019，449（03）：269-270. [2]田倩玉.新时代国企档案工作建设研究[J].办公室业务，2019，312（07）：93+95. |
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