| 标题 | 重点工程项目档案管理策略探究 |
| 范文 | 刘阳阳 摘 要：档案是重点项目办公室宝贵的信息资源，在知识经济时代，重点项目办公室档案管理不仅需要加强建设，更需要重视和管理。只有对档案进行科学化的保护与充分利用，才能将档案的潜在价值发挥出来。新时期重点项目办公室档案管理工作需要不断创新，不断完善，摒弃过去的传统档案管理方式，只有这样，才能实现档案的科学管理和利用。 关键词：重点项目;档案管理;工程建设 项目档案是基本建设项目档案或重大（重点）建设项目档案的简称，它是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事项目规划、设计、施工、监理、改建、维修及建设、管理过程中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的项目文件材料总称，它是档案大家族当中的一大门类，是国家档案资源建设中的重要组成部分。 1 重點项目档案管理的重要性 近年来，我国社会信息化发展速度越来越快，为了在时代的发展浪潮中站稳脚步，档案管理部门需要不断优化档案管理模式，对传统管理思想进行积极革新。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 2 重点项目档案管理中存在的问题 2.1 建档意识薄弱 当前，一些工程建设单位在项目建设过程中缺乏建立必要工程档案的意识，忽视档案管理工作，究其原因在于，档案管理工作的开展将增加工程项目的管理成本，且档案管理工作讲究严谨与完整，耗时耗力，而建设单位大多追逐利润最大化反而会疏忽对工程档案的建立与管理，部分单位强调新闻媒体对工程项目的宣传力度，缺乏留存项目档案的意识。同时，部分建设单位只重视对文字档案的保存管理，忽略了影像档案资料的收集，使得档案资料零散缺失。 2.2 人才队伍的阻碍 无论多么优良的档案管理模式，多么高效的信息技术，归根到底都需要依赖档案管理人员进行档案管理。现阶段，由于培训机制的不健全，许多单位缺乏一支永立兰台的人才队伍，档案管理人员创新意识、利用意识和服务意识不高，导致办公档案管理创新工作难以开展。除此之外，许多管理人员虽然有心进行档案服务模式创新，但是受限于自身知识水平以及技术运用水平，难以找出一条合适的路径来创新档案管理模式。总而言之，如果没有一支综合素质过硬、档案管理素养过强的人才队伍，是难以进行档案管理创新的。 2.3 档案管理条件和设施落后 施工单位条件简陋，忽视了档案硬件的配置，保管条件差，导致档案受损。工程的临时性决定了它的住房和办公环境的临时性和简陋性。人们想方设法地降低非生产性投入，尤其是施工单位，一般情况下都住在简易的工棚里，在床头或膝盖上办公，档案也就被人们与简陋的环境一起进行了“简陋”处理。施工单位想方设法降低非生产性支出是对的。但档案不是非生产性支出，对档案的支出即对生产的投入。工棚可以简陋，可以投最少的钱，但档案却不是“临时工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但档案却不可以“拆除”。它要与工程同在，它甚至永久存在。因此，尽管工地条件简陋，档案却不可以因此而简陋。我们可以用一间茅草棚设置档案专用库房，配上铁皮档案柜、灭火器。我们可以再配上1个档案的整理室。在竣工验收时，档案管理人员移交的不仅仅是一套规范的档案资料，而是一个完整的档案管理体系。 3 创新档案管理理念实现管理信息化的途径 3.1 档案工作者要建立多样性的档案服务模式 信息环境下，档案工作者要转变档案管理理念，对信息技术的应用予以高度重视，以摒弃传统的被动式的档案管理为主动式的档案管理，使档案管理工作落实到服务层面，将档案服务落实到实际工作中，并采取多样化的服务形式，以使得档案服务落实到位。档案管理的服务化，就使得原有封闭式的档案管理在信息技术的支持下开放化，以满足工程项目对档案资源的需求。重点工程项目档案管理的目的并不是将档案资料封闭起来，而是要为工程项目提供服务。所以，档案管理服务化就是将档案工作要对工程建设负责和延伸，使得档案信息得以合理利用。 3.2 增强档案工作的主动性和服务性 档案管理人员应做到提前谋划，手勤腿勤，爱岗敬业，主动服务。要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕项目建设这一中心工作，积极做好服务工作。要加强与各项目建设部门的沟通协调，并经常主动深入项目建设现场，全面掌握项目建设在施工中的变更情况，及时将项目建设变更通知单、变更施工图纸等有关材料归档，避免遗漏归档。同时，档案管理工作应主动宣传档案管理工作，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强项目建设单位全员的档案管理意识，使其自觉的配合做好文件资料的收集和归档工作，为项目建设档案工作顺利开展营造良好的外部环境。 3.3 强化对重点档案的收集 项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。 4 结语 综上所述，重点工程建设项目档案真实反映整个工程项目从筹备、建设、竣工以及投入使用的全过程，其管理工作是工程项目管理不可或缺的一部分，是对重点工程的开展负责，为其实际实施服务，并重点工程的未来完备设想。因此，重点工程项目建设单位应联合有关机关部门，有效开展工程项目档案管理工作，配备专业的档案管理人员，配置安全完备的档案管理设施，提高档案管理意识，对档案文件有效开发利用，从而提升工程项目档案管理水平，更好地实现重点工程的项目价值，以推动工程建设行业进一步发展。 参考文献 [1]杨薇.如何创新档案管理实现档案管理信息化[J].科技传播，2017，9（16）：55-56+92. [2]崔红.档案工作科学化管理创新实践[J].中国档案，2018（09）：62-63. [3]李美艳.浅析机关事业单位档案管理工作的问题与对策[J].黑龙江教育学院学报，2018，37（9）：154-156. |
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