| 标题 | 新时代大数据背景下高校档案管理信息化建设研究 |
| 范文 | 摘 要：档案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的发展来说，档案管理所发挥的作用极为显著，因此我国高校给予了档案管理工作更多的重视，进而在工作中开始广泛运用信息化技术，运用电子介质管理档案，以将档案管理方式的自动化顺利实现。从我国现阶段档案管理工作的现状来看，大部分高校引进了较为先进的技术设备，这对创新档案管理方式极为有利。鉴于此，本文对新时代大数据背景下高校档案管理信息化建设进行分析，以供参考。 关键词：高校档案;信息化建设;现状;对策 大数据已经站在时代的高度给高校教育管理提出新的理念和要求，即是机遇，又是挑战。尽管大数据在高校教育管理中已经不可或缺，但实践经验尚且不足，需要一个长期的过程和足够的耐心。因此，在实践中积极探索，制定切实有效的制度和办法，是推动和完善高校教育管理信息化建设路径的重要举措。 1 高校档案信息化管理的优势 1）提高办公效率。对于高校传统的档案管理，基本上都是以人工和纸质档案管理为主，这样的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是档案的保存限制性因素较多，另一方面就是管理程序较为繁琐，操作难度较大，比较耗时耗力，这就使得档案在使用的过程中存在很严重的安全隐患性。在信息化时代档案馆与信息化的融合既可以简化管理程序，还可以节省很多的人力物力财力，在查阅时也便于寻找。 2）保存的稳定性。在很多的情况下，传统的档案管理方式，往往都会受到很多因素的影响，如：环境湿度、保存条件等，一旦条件不适合很容易使得纸质档案受到不同程度的损害、损耗，档案管理的整体就会出现一定的不确定性。但是信息化的应用，在很大程度上对于传统方式給与最好的弥补，所有的档案信息基本上都是以电子数据的形式进行保存，不会受到环境因素的影响，在保存时间上也可以长时间的永久性保存，且使用起来也具有很好的便利性，完全提升了档案保存的稳定性。 2 新时代大数据背景下高校档案管理信息化现状 1）管理模式有待提高。实行信息化高校档案管理是为了更好地进行信息的互动交流，虽然当前高校对于管理人员都有相关的培训教学，但是信息化档案管理的状态还是比较分散的，并未真正形成有效的统一机体。高校档案的工作量很大，既有教学类的档案也有资源和财务档案等。目前针对多种类型档案管理都是呈现单一系统管理，还未有形成整体的管控格局。档案管理在各自版块管理的独立情况下，难以确保档案信息的有效共享，对于高校档案管理的整体提升都有一定的阻碍作用，这也是高校档案管理创新值得考虑的方向。 2）建设投入力度不足。高校档案管理工作受到多种因素影响，在人员配备、基础设施建设等方面存在着一定的不足，甚至在一些学校中并没有创建档案馆，只是单纯进行了档案管理，并配备了几名工作人员，不仅影响到了档案馆的工作，同时也影响到了学校档案馆的发展。其次，受到经费限制的影响，使得档案信息化基础设施建设不足，工作人员工作效率受到直接影响。在高校档案信息化建设发展中就要从增加服务器与计算机等方面入手，保证硬件与软件上的合理性。各个环节对资金有一定的要求，而高校出于节约资金等思想，并没有投入一定资金进行基础设施建设，最终也就降低了信息化程度。 3 高校档案管理信息化建设的策略 1）摆正观念，从思想根源上给予充分的正确认知。时代的发展催生了大数据的产生，促进了高等教育系统的优化和科学性。要明确大数据的作用、内容、优势，将大数据作为收集和分析高校教育管理的资源来源。将大数据管理运用到高校管理中，形成氛围，创新改革，保障优化，科学分布，数据互融，实现客观化、智能化、精细化、高效化的管理信息系统的建设。在大数据应用中，合理科学的对数据进行处理，减少和避免信息泄漏，促进数据资源管理平台的稳定。 2）构建完善的管理机制。在信息化时代背景下，要想增强档案管理工作的有效性，必须积极改革其管理过程，运用全面管理的模式。首先，将完善的管理机制构建起来。其主要目的是为高校档案管理工作奠定坚实的基础，先将标准制定好，和标准相结合展开管理，有效落实管理工作。同时，在管理机制的影响下，档案的管理工作逐渐朝着规范化和系统化的方向发展，在这一过程中需要将监督工作做好，保留资料收集、归档和保管等，均要严格遵循相关要求进行管理。其次，对高质量的档案管理人才进行培养。目前，大部分高校档案是由兼职或非专业人员进行管理，效率较低。所以，在信息化发展速度日益加快的时代，要想加强高校档案管理必须对业务水平较强的专门人才进行培养，促进其责任感的增强，使其管理档案的综合水平显著提升，可以借助加大培训力度等方式对其综合管理能力进行培养，包括重视档案的保密工作、增强其信息风险意识、提高其安全意识等，以不断优化档案管理人员的内部结构，在将工作人员业务能力提高的基础上，对档案管理工作进行有效优化。 3）加快档案管理信息化步伐。在信息技术进步的社会环境下，档案管理工作的信息化步伐不断迈进，突破传统的纸质档案以文字和录像为主的实质性档案模式，以计算机网络为基础，将档案信息进行数字化开发，并且随着云存储的进一步发展，电子信息管理逐渐规范化，促进了高校档案管理的进一步发展。因此引进信息化设备，使用新型档案管理软件，做好数据安全管理和备份工作，加快档案信息化步伐是重中之重。 4）积极开展人才培养工作。为实现高校档案信息化建设的发展目标，需要从及时更新管理方法和设备入手，做好各个环节的优化管理，确保及时性和档案管理先进性，完善管理步骤和环节。通过信息化建设，我们可以更好地管理档案信息，还可以提高管理能力，保证员工掌握专业技术和要求。只有发挥档案信息化建设的效益，才能发挥档案管理的作用，促进高校的健康发展。在高校中，要从管理者的角度出发，确保他们及时掌握先进的管理理念，全面落实职责和要求，学习先进技术，积极参与管理。学校还应组织现有员工培训，帮助员工掌握信息管理的重点和重点，通过不断培训和学习成为会展行业管理人员。最后，要加大管理者的工作力度，把精力放在工作人员身上，注重档案管理，解决工作中的问题。 5）档案信息共享。通过不同的业务系统，从不同的业务单位档案收集信息，实现档案信息的交互。在实现路径中，经常使用接口方法。例如，通过在Office自动化系统中开发电子存档接口来实现文档的在线存档，并根据规则生成档案的实体分类号及档案号，档案管理系统在线接收至相应的业务表中，并按要求自动生成档案目录和挂接全文。归档到档案管理系统的档案主要包括办公自动化系统中的发文管理、收文管理、校内请示三个模块的文本数据。其中，不仅包含正文，而且包含附件、关键字、版本修订号等信息。 4 结束语 高校档案管理为教学、科研等工作提供了重要的依据，对学校的发展起着至关重要的作用。目前，较多高校的档案管理仍以手工方式为主，但这些纸质档案资料极易丢失或损坏，不利于档案资料的完整保存，因此无法为学校教学、科研等工作提供强有力的支撑。信息化时代的到来，高校越来越重视借助信息技术手段实现对档案资料的管理，目前各高校也在逐步实施纸质档案的电子化工作。通过数字化技术的应用，将纸质资料转化为数字化的数据信息，是档案管理信息化工作的重要前提。 参考文献 [1]杨琪.提高高校人事档案管理信息化路径选择[J].业务，2018（24）：95-97. [2]肖永红.高校档案信息化建设现状分析[J].科技创业月刊，2018，31（12）：87-88. 作者简介 杨艳婷（1989-），女，江苏省徐州市，硕士研究生，中国矿业大学，研究实习员，盐城工业职业技术学院。 |
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